健康管理の最新常識
2022年5月11日 更新 / 2021年11月26日 公開

覚えるだけで業務短縮!使ってみよう!ショートカットキー

覚えるだけで業務短縮! 使ってみよう!ショートカットキー

産業看護職にとって必須といえるPC作業。
しかしながら不慣れな作業で「多くの時間がとられてしまう…」とお悩みの方も多いのではないでしょうか?今回はPC作業を効率的に進めるために、様々な場面で使える「ショートカットキー」と「条件付き書式」を紹介していきます。

エクセルでショートカットキーを使ってみよう

エクセルでショートカットキーを使うとどのくらい作業が早くなるのか、以下の8工程を実際に行って、検証しました。

  1. エクスプローラーからエクセルを開く
  2. 新しいエクセルを開く
  3. 画面を二分割にする
  4. データをすべて別のシートにコピペする
  5. 「戻る」「やり直し」
  6. セルに色を付ける
  7. 名前を付けて保存する
  8. 印刷

その結果は・・・
ショートカットキーを使う → 1分37秒
ショートカットキーを使わない → 2分49秒

この検証により、ショートカットキーを使用したほうが、1分以上の業務短縮につながることがわかりました。

それでは実際に使用したショートカットキーを、工程別に見ていきましょう。

エクセルでショートカットキー

今回の検証8工程の中には、上記10個のショートカットキーが登場しました。覚えることで確実に作業が早くなります。

さらに業務で役立つショートカットキー

次にエクセル以外の業務で役立つショートカットキーを紹介します。
フォルダ操作でもショートカットキーを使用することで、時間短縮につながります。

エクセルでショートカットキー

まとめ

今回はショートカットキーをテーマに活用方法を紹介しました。まずは1つからでいいので、少しずつ使う習慣を身につけていきましょう。よく使うものはふせんなどにメモを残して、適宜見ながら使っていくのもおすすめです。

おまけ(エクセルの条件付き書式)

最後におまけとして、エクセルの条件付書式の使い方を紹介します。
例えば、下記のような健康診断結果表で総合判定毎にセルの色を自動で付けたいときなどに便利なのがエクセルの条件付書式です。

まず、上記表を例にして、総合判定がDであれば黄色、Eであれば赤色になるように条件を設定してみます。

  1. 適用範囲を選択する(ex. 総合判定が入るセル全体を選択)
  2. エクセルの上中央辺りにある「条件付き書式」を選択
  3. 「セルの強調表示ルール」を選択
  4. 「規定の値に等しい」を選択
    ※ ここまでの流れでセルの内容が◯だったら✕にする、と設定できます。
  5. 出てきた画面の左側にセルの内容を入力(ex. D)
  6. 右側で何を(セル色、文字色等) 何色にするか選択(ex. 塗りつぶし、黄色を選択)
    ※「ユーザー書式の設定」にすると自分で色を選べます。

これで今回の設定は完了です。

次は、下記のような表を使用し、✔の欄に“✔”を入力すると行全体がグレーに変わるような条件書式を設定してみます。

  1. 先ほどと同様に、適用する範囲を選択します。(ex.目次の行以外全体を選択)
  2. 「条件付き書式」を選択
  3. 「新しいルール」を選択
  4. 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択
    ※ ここで自分の好きなルールで設定ができる。
  5. 数式を入力(ex.=$C8=“✔”)  
    ※数式に使用している“$”は“固定する”という意味。この場合、Cは固定される設定になります。これを絶対参照と言います。
  6. 次に下の書式の欄から書式を設定(ex. グレーを選択)

これで設定は完了です。

表の内容が拡大していくような場合には、あらかじめ最初の範囲設定を大きめにしておくと、追加した部分にも同様に適用できます。

◎すでに条件付き書式が適用されているエクセルの条件を確認したい場合

  1. 「条件付き書式」を選択
  2. 一番下にある「ルールの管理」を選択

これで現在の条件を確認することができます。

以上、条件付き書式の主な設定の仕方を紹介しました。
健康診断の受診状況や結果など、多くのデータを用いて管理している現場も多いと思います。条件付き書式を使うことで、手動で行っていたことが自動でできるようになるため、対応漏れ・入力ミスなどの事故防止にもつながります。PC作業は、便利機能を活用することで格段に早くなります。少しずつ覚えて業務効率化を目指しましょう。

執筆・監修

  • さんぽむら
    この記事を書いた人
    さんぽむら
    さんぽむらは、「産業看護職の価値を高める」コミュニティ。
    スキルアップやキャリアにまつわるお役立ち情報を発信しています。

お役立ち資料

  1. 人事・労務向け メンタルヘルス対策ガイド
    企業や従業員のメンタルヘルスに課題を持つ人事・労務担当者向けの資料になります。
    メンタル / 過重労働
    資料をダウンロードする
  2. 健康経営優良法人2023 完全ガイドブック
    「健康経営優良法人2023 完全ガイドブック」の冊子をダウンロードいただけます。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  3. 従業員の離職予防のカギは健康データにあり!データを活用した組織改善のノウハウを解説
    本資料では、離職予防につながる健康データの活用方法と担当者が抱える悩みに対する解決方法を知ることが出来ます。
    メンタル / 過重労働
    資料をダウンロードする
  4. IT企業に適した健康管理体制基本ガイド
    IT企業が健康管理体制を構築する上でおさえておきたい、基本となるポイントをお伝えします。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  5. ストレスチェックを効果的に行うための集団分析の基本を解説
    さまざまなストレス要因が増加する中、担当者にとって組織のメンタルヘルス不調対策は欠かせないものとなりました。 実際にストレスチェックを効果的に活用し、不調を予防する方法を紹介しています。
    メンタル / 過重労働
    資料をダウンロードする
  6. 健康経営優良法人の攻略ガイド〜調査票の健康管理編〜
    健康経営優良法人取得に向けて、調査票作成という観点で押さえておくことが望ましいポイントをお伝えします。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  7. Carelyの活用で健康経営優良法人を攻略する
    認定企業数が増え続けている健康経営優良法人。 変化の激しい現代では、コロナウイルスへの対応項目やSDGsへの取り組み項目など、新しい項目が続々と追加されています。 そんな中、毎年取得し続けなければいけない健康経営優良法人にプレッシャーを感じていませんか? 今回は、健康管理システム「Carely」を使って、健康経営優良法人を効率的に取得する方法をお伝えします。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  8. Carelyサービス資料
    健康管理システムCarelyの大企業向けサービス資料です。 Carelyは産業保健スタッフや人事労務の実務担当者の方が抱える、健康診断、ストレスチェック、過重労働等の健康データを一元管理し、効率的に実施する仕組みづくりをサポートします。
    健康管理システム
    資料をダウンロードする
  9. 定期健康診断の事後措置ガイドブック 冊子版(PDF)
    健康診断の義務は、実施よりも"事後措置"の方が重要です。業務効率化を図りながら、ミス・モレのない実務ノウハウを解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  10. 製造業人事担当者向け/お役立ち資料一括ダウンロード
    製造業の人事労務担当者向けに、調査データや健康管理の基本が詰まったお役立ち資料がまとめてダウンロードできます。
    健康管理システム
    資料をダウンロードする
  11. 外資系企業人事担当者向け/お役立ち資料一括ダウンロード
    外資系企業の人事労務担当者向けに、調査データや健康管理の基本が詰まったお役立ち資料がまとめてダウンロードできます。
    健康管理システム
    資料をダウンロードする
  12. 特殊健診は怖くない!有機溶剤編
    初めて特殊健診を管理する保健師・衛生管理者向けに、「有機溶剤予防規則に基づく健康診断」について解説しました。(監修:産業医・労働衛生コンサルタント 山田洋太)
    健康診断
    資料をダウンロードする
  13. 健康診断をペーパレス化。メリットと外部業者の選び方
    まだ紙で管理しますか?延べ200社の健康診断の管理をペーパレス化してきたから分かった、人事労務・保健師の業務を効率化するコツと運用法を解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  14. 働き方改革の新しい義務『健康情報管理規程』の策定マニュアル
    厚労省から公表されているサンプルでは分かりづらい、という人事の方へ。ハンザツな規程作成が5ステップで完了します。
    法律 / ガイドライン
    資料をダウンロードする
  15. 集団分析の社内報告マニュアル
    ストレスチェック担当者が、上司・経営者から評価を得るために。厚労省の判定図の正しい読み方から社内報告の方法を産業医視点で解説します。
    メンタル / 過重労働
    資料をダウンロードする
  16. ベテラン人事こそ失敗する、休復職者対応5つの落とし穴
    「スムーズに復職は、休職前の準備は大事」 人事の工数を最小限におさえる休復職対応を、保健師が解説します。
    産業医
    資料をダウンロードする
  17. 先回りメンタルヘルス対策
    -IT企業編-
    クリエイティブ職が多いIT企業だからこそ注意が必要なメンタルヘルスの予防と対策。心の問題以外にも焦点をあてて解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  18. 見逃し配信 / プレ健康経営サミット
    「従業員の健康を第一にする」というのは、実は健康経営ではありません。企業の事業戦略に基づいた、「本質的な健康経営」を紐解きます。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  19. 健康管理のデジタル化に、失敗する理由と成功した事例
    2020年春、新型コロナウイルスの流行によりテレワークが余儀なくされました。これまでのアナログな健康管理では、従業員の健康を守ることが難しくなりました。健康労務をペーパレス化して法令遵守を徹底するための企業事例を解説しました。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  20. 従業員50人からはじめる健康管理の法令遵守
    どこまで健康管理業務を徹底すれば、法令遵守になるんでしょうか?労務管理の義務が増える従業員50人を超える”前”から読んでおきたい入門ガイドを産業医が書き下ろしました。
    法律 / ガイドライン
    資料をダウンロードする