健康管理の最新常識
2022年7月7日 更新 / 2021年11月26日 公開

ビジネススキルが不安な看護職へ!今すぐ使えるメール術

今すぐ使えるメール術

産業看護職に携わる中で「ビジネスメールの書き方に自信がない…」と感じたことはありませんか?臨床から産業にキャリアが変わって新たにビジネススキルを勉強し直している方も多いしょう。
本記事では、業務を円滑に進めるために効果的なビジネスメールの書き方、円滑にコミュニケーションするためのポイントをご紹介します。

ビジネスメールの基本構造

ビジネスメールの基本構造は以下の通りです。

ビジネスメールの基本構造

  1. 宛名
  2. 名乗り
  3. メールした目的/理由
  4. 相手にして欲しいこと
  5. 締めの言葉

これで基本構造は完成です。

さらに効果的な6つのポイント

続けてさらに良くするための6つのポイントを紹介していきます。

【1】話し言葉ではなく書き言葉を使う

対面で話すような話し言葉をそのまま文章にすると伝わりにくいです。
ビジネスメールは書き言葉になおして書いていきましょう。

(例)
〜になります
→ です

〜的には
→ 〜としては

◯◯じゃない
→ ◯◯ではない

【2】結論を先に言う

メールの冒頭に結論を書くこと。ビジネスパーソンは一日に何百通もメールを受け取っていますので最後まで読まれない可能性もあります。単刀直入に簡潔に書いていきましょう。

【3】1文につき20~30文字におさめる

短い文章の方が読み手にも頭に入りやすいです。
読点「、」を多く使うのではなく、句点「。」で区切ることを意識しましょう。

【4】過剰な敬語は使わない

丁寧さを意識して敬語を使いすぎると二重敬語になり、文章の冗長化の原因になります。メール作成後に、必ず読み直しましょう。

(例)
ご連絡させて頂きました
→ ご連絡いたしました

おっしゃられる通り
→ おっしゃる通り

うかがわせていただきます
→ うかがいます

【5】太字や箇条書きの使用をする

メールは基本的に1通のメールにつき、1つの案件です。
2つ以上、伝えたいことがある場合は箇条書きや太字をうまく使用すると、
相手に伝わりやすくなります。伝わりやすいメールになるよう、効果的に工夫していきましょう。

【6】誰にでもわかる単語を使用する

専門用語は使わず、誰にでもわかる単語を使用しましょう。
専門用語が多すぎると後回しにされてしまいやいすくなります。
また、専門家以外には内容が伝わらなくなる可能性もあります。

誤送信予防を始めとした、送信時の注意点

メールで一番恐ろしいことは誤送信による情報流出です。
個人情報の管理に厳しい現代、情報流出を避けられるポイントを紹介します。

【1】メールアドレスは直接入力しない

メールアドレスは誤送信の原因になりやすいので直接入力することは避けてください。
一度、使用したメールアドレスは検索すると出てくるのでそちらを使用しましょう。
もしくはメール本文に記載されたメールアドレスをコピー&ペーストしてください。

【2】件名に要件を記載する

先述の通りビジネスパーソンは一日に何百通もメールを受け取っています。
そんな時件名に「【重要/保健師の林】休職者対応についての相談」とひと目で重要とわかるようなキーワードが入っているだけで伝わりやすくなります。

【3】CCとBCCの活用

複数の人にメールを一斉送信するときに、2つの送信方法があります。

  1. CC(カーボンコピー)
    CCを使うと、誰に送信されているかが全員把握することができます。
    他の人にも送信しておくことで見逃しを防止できます。関係者にもやりとりを認識して欲しい時に使えます。

    ○○様と宛名を書く際に(CC:●●様、△△様)と併記するとより丁寧です。

  2. BCC(ブラインドカーボンコピー)
    BCCは誰に送信されているのかが非表示となります。
    トラブルが発生しそうなとき、BCCに自分の関係者をいれておいて、メールのやり取りを見守ってもらいたい時に使用できます。

【4】返信元のメールは残す

直近のやり取りを把握しやすいよう、返信元のメールは残しましょう。

メールを更に活用する

OutlookやGmail等メールソフトには便利な機能がたくさんあります。

【1】送信予約機能

例えば「月曜日の朝」、「業務時間中にメールしたい」等、送る時刻が決まっている時には送信予約機能を使いましょう。

【2】ピン留め機能

忘れてはいけないメールや、確認が必要なメールはピン留め機能を使うことで見落とし防止に繋がります。

【3】ルールの作成

「○○な場合のメールは、●●のフォルダにいれる」等、ルールを自分で作るとメールを整理することができます。

【4】辞書機能

よく使用する会社名や定型文は辞書機能に登録しておきましょう。時間短縮につながります。

まとめ

メールを作成する時間も読んで返信する時間も、相手の貴重な時間です。
コミュニケーションと捉え円滑にメールのキャッチボールをしやすいように、次のメールから今回のポイントを活用してみてください。

執筆・監修

  • さんぽむら
    この記事を書いた人
    さんぽむら
    さんぽむらは、「産業看護職の価値を高める」コミュニティ。
    スキルアップやキャリアにまつわるお役立ち情報を発信しています。

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