健康管理の最新常識
2021年11月26日 更新 / 2021年11月26日 公開

ビジネススキルが不安な看護職へ!
今すぐ使えるメール術

産業看護職に携わる中で「ビジネスメールの書き方に自信がない…」と感じたことはありませんか?臨床から産業にキャリアが変わって新たにビジネススキルを勉強し直している方も多いしょう。
本記事では、業務を円滑に進めるために効果的なビジネスメールの書き方、円滑にコミュニケーションするためのポイントをご紹介します。

ビジネスメールの基本構造

ビジネスメールの基本構造は以下の通りです。

【基本構造について】

「1.宛名」+「2.名乗り」+「3.メールした目的/理由」+「4.相手にして欲しいこと」+「5.締めの言葉」

これで基本構造は完成です。

さらに効果的な6つのポイント

続けてさらに良くするための6つのポイントを紹介していきます。

①話し言葉ではなく書き言葉を使う

対面で話すような話し言葉をそのまま文章にすると伝わりにくいです。
ビジネスメールは書き言葉になおして書いていきましょう。

【例】
〜になります→です
〜的には→〜としては
◯◯じゃない→◯◯ではない

②結論を先に言う

メールの冒頭に結論を書くこと。ビジネスパーソンは一日に何百通もメールを受け取っていますので最後まで読まれない可能性もあります。単刀直入に簡潔に書いていきましょう。

③1文につき20~30文字におさめる

短い文章の方が読み手にも頭に入りやすいです。
読点「、」を多く使うのではなく、句点「。」で区切ることを意識しましょう。

④過剰な敬語は使わない

丁寧さを意識して敬語を使いすぎると二重敬語になり、文章の冗長化の原因になります。メール作成後に、必ず読み直しましょう。

例:
ご連絡させて頂きました→ご連絡いたしました
おっしゃられる通り→おっしゃる通り
うかがわせていただきます→うかがいます

⑤太字や箇条書きの使用をする

メールは基本的に1通のメールにつき、1つの案件です。
2つ以上、伝えたいことがある場合は箇条書きや太字をうまく使用すると、
相手に伝わりやすくなります。伝わりやすいメールになるよう、効果的に工夫していきましょう。

⑥誰にでもわかる単語を使用する

専門用語は使わず、誰にでもわかる単語を使用しましょう。
専門用語が多すぎると後回しにされてしまいやいすくなります。
また、専門家以外には内容が伝わらなくなる可能性もあります。

誤送信予防を始めとした、送信時の注意点

メールで一番恐ろしいことは誤送信による情報流出です。
個人情報の管理に厳しい現代、情報流出を避けられるポイントを紹介します。

①メールアドレスは直接入力しない

メールアドレスは誤送信の原因になりやすいので直接入力することは避けてください。
一度、使用したメールアドレスは検索すると出てくるのでそちらを使用しましょう。
もしくはメール本文に記載されたメールアドレスをコピー&ペーストしてください。

②件名に要件を記載する

先述の通りビジネスパーソンは一日に何百通もメールを受け取っています。
そんな時件名に「【重要/保健師の林】休職者対応についての相談」とひと目で重要とわかるようなキーワードが入っているだけで伝わりやすくなります。

③CCとBCCの活用

複数の人にメールを一斉送信するときに、2つの送信方法があります。

1.CC(カーボンコピー)
CCを使うと、誰に送信されているかが全員把握することができます。
他の人にも送信しておくことで見逃しを防止できます。関係者にもやりとりを認識して欲しい時に使えます。

○○様と宛名を書く際に(CC:●●様、△△様)と併記するとより丁寧です。

2.BCC(ブラインドカーボンコピー)

BCCは誰に送信されているのかが非表示となります。
トラブルが発生しそうなとき、BCCに自分の関係者をいれておいて、
メールのやり取りを見守ってもらいたい時に使用できます。

④返信元のメールは残す

直近のやり取りを把握しやすいよう、返信元のメールは残しましょう。

メールを更に活用する

OutlookやGmail等メールソフトには便利な機能がたくさんあります。

①送信予約機能

例えば「月曜日の朝」、「業務時間中にメールしたい」等、送る時刻が決まっている時には送信予約機能を使いましょう。

②ピン留め機能

忘れてはいけないメールや、確認が必要なメールはピン留め機能を使うことで見落とし防止に繋がります。

③ルールの作成

「○○な場合のメールは、●●のフォルダにいれる」等、ルールを自分で作るとメールを整理することができます。

④辞書機能

よく使用する会社名や定型文は辞書機能に登録しておきましょう。時間短縮につながります。

まとめ

メールを作成する時間も読んで返信する時間も、相手の貴重な時間です。
コミュニケーションと捉え円滑にメールのキャッチボールをしやすいように、
次のメールから今回のポイントを活用してみてください。

執筆・監修

  • さんぽむら
    この記事を書いた人
    さんぽむら
    さんぽむらは、「産業看護職の価値を高める」コミュニティ。
    スキルアップやキャリアにまつわるお役立ち情報を発信しています。

お役立ち資料

  1. Carelyの活用で健康経営優良法人を攻略する
    認定企業数が増え続けている健康経営優良法人。 変化の激しい現代では、コロナウイルスへの対応項目やSDGsへの取り組み項目など、新しい項目が続々と追加されています。 そんな中、毎年取得し続けなければいけない健康経営優良法人にプレッシャーを感じていませんか? 今回は、健康管理システム「Carely」を使って、健康経営優良法人を効率的に取得する方法をお伝えします。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  2. 第8回健康経営サミット – 録画配信 –
    本セミナーでは実際の健康経営度調査をもとに、 項目変更の背景理由、中長期視点で抑えるべきポイントについて解説します。
    資料をダウンロードする
  3. 第7回健康経営サミット – 録画配信 –
    今回の健康経営サミットでは、人事通算歴13年、現在は人事コンサルタントとして活躍する金丸 美紀子氏をゲストにお迎えし、
    組織がいま取り組むべき健康経営について学びます。
    資料をダウンロードする
  4. Carelyサービス資料
    健康管理システムCarelyの大企業向けサービス資料です。 Carelyは産業保健スタッフや人事労務の実務担当者の方が抱える、健康診断、ストレスチェック、過重労働等の健康データを一元管理し、効率的に実施する仕組みづくりをサポートします。
    健康管理システム
    資料をダウンロードする
  5. 第6回 健康経営サミット – 録画配信
    本セミナーは、株式会社サイボウズ、株式会社iCAREの共催で行います。
    資料をダウンロードする
  6. 定期健康診断の事後措置ガイドブック 冊子版(PDF)
    健康診断の義務は、実施よりも"事後措置"の方が重要です。業務効率化を図りながら、ミス・モレのない実務ノウハウを解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  7. 健康経営2021 ステップアップ講座
    2020年は健康経営推進担当者にとって波乱の年になりました。今年そして来年以降の健康経営計画の見直しをふまえた、最短で認定取得を目指すステップアップ講座です。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  8. 特殊健診は怖くない!有機溶剤編
    初めて特殊健診を管理する保健師・衛生管理者向けに、「有機溶剤予防規則に基づく健康診断」について解説しました。(監修:産業医・労働衛生コンサルタント 山田洋太)
    健康診断
    資料をダウンロードする
  9. ー改訂版ー
    オフィスの感染予防 対策ガイドラインの解説
    経団連が発表した感染症対策ガイドラインをさらに深堀って解説します。抽象的な指針だけでは分からない、実務レベルの対策を解説しています。
    テレワーク / コロナ
    資料をダウンロードする
  10. 健康診断をペーパレス化。メリットと外部業者の選び方
    まだ紙で管理しますか?延べ200社の健康診断の管理をペーパレス化してきたから分かった、人事労務・保健師の業務を効率化するコツと運用法を解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  11. 「健康投資管理会計ガイドライン」を会計士が人事総務向けに解説
    公式では分かりづらい管理会計のガイドラインを、労働安全衛生法に精通した会計士が分かりやすく解説します。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  12. 人事が主導する、健康経営スタートガイド
    社員食堂の整備やウォーキングの目標設定よりも、前に実践すべきことがあります。人事の仕事がラクになる健康経営のコツを紹介します。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  13. 健康管理費のコストカット表
    会社から経費削減を命じられているものの「健康管理費はどこまで削減していいものか」分からない方へ。従業員の健康を守りながらコストを削減する事例を紹介します。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  14. 働き方改革の新しい義務『健康情報管理規程』の策定マニュアル
    厚労省から公表されているサンプルでは分かりづらい、という人事の方へ。ハンザツな規程作成が5ステップで完了します。
    法律 / ガイドライン
    資料をダウンロードする
  15. 集団分析の社内報告マニュアル
    ストレスチェック担当者が、上司・経営者から評価を得るために。厚労省の判定図の正しい読み方から社内報告の方法を産業医視点で解説します。
    メンタル / 過重労働
    資料をダウンロードする
  16. 急増するテレワーク中のメンタルヘルス対策と、失敗する予防策
    テレワークとオフィス勤務が混在する働き方の企業向けに メンタル不調者への法的に正しい実務対応を30分で解説します。
    テレワーク / コロナ
    資料をダウンロードする
  17. 健康管理検定 中小企業の法令遵守編
    本セミナーは従業員数50人〜200名程度の企業が対象です。 あなたの会社では健康管理の法的義務に正しく対応できていますか?
    健康経営
    資料をダウンロードする
  18. ベテラン人事こそ失敗する、休復職者対応5つの落とし穴
    「スムーズに復職は、休職前の準備は大事」 人事の工数を最小限におさえる休復職対応を、保健師が解説します。
    産業医
    資料をダウンロードする
  19. 2021年度、コロナ禍での健康診断を再計画
    コロナ禍で重要度があがった従業員の健康管理。 2021の健康診断では、ルールの正確が必要です。最近情報は30分で紹介。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  20. 先回りメンタルヘルス対策
    -IT企業編-
    クリエイティブ職が多いIT企業だからこそ注意が必要なメンタルヘルスの予防と対策。心の問題以外にも焦点をあてて解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする