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  • 人事向け健康管理の基本
健康診断の効率化
2021年9月8日 更新 / 2021年5月24日 公開

健診クリニックによって、予約業務の負荷が変わる。正しい選び方とは?

通常、従業員の定期健康診断は「前年度に受診した健診クリニックを利用する」ことが基本です。しかし、感染対策の影響で例年通りとはいかず、新たに選定が必要になることも。

  • 感染防止対策によって従来の健診クリニックでの受診時期がずれてしまう
  • テレワークの影響で、従業員の自宅に近い健診クリニックを選ぶ必要が出てくる
  • 会社の規模が拡大したことで、本社・支社で管理しやすい健診クリニックの選定が必要になる

そこで当記事では、健診クリニックを選定する4つのコツを解説します。自社に合う健診クリニックを効率良く探し、スムーズに予約業務ができるように準備を進めていきたい方は、ご一読ください。

自社に最適な健診機関・クリニックを選定する4つのコツ

健診クリニックを選定するにあたり、重視しておきたいポイントは以下の4つです。

  • 健康保険組合が指定している健診クリニックか
  • 健診クリニックの予約方法はやりとりしやすいか
  • 健診クリニックからのレスポンスは早いか
  • 健診結果は紙またはデータのどちらで送ってもらえるか

特に、予約方法やレスポンスの早さは、予約にかかる時間に直結します。それぞれ詳しく見てみましょう。

【コツ1】健康保険組合が指定している健診クリニックか

健診クリニックによっては、健康保険組合から補助金が出ます。企業の負担を減らすには、補助金の対象になっている健診クリニックを選ぶことが重要です。

とはいえ、補助の対象になる健診クリニックの中でも、健康保険組合が指定しているところと、指定していないところで対応が異なります。違いを見てみましょう。

  • 健康保険組合が指定している健診クリニック
    • 補助金の対象になる
    • 補助申請も、健診クリニックと健康保険組合が進めてくれるケースが多い
  • 健康保険組合が指定していない健診クリニック
    • 補助金の対象にはなる
    • しかし、従業員の数分の補助申請(FAXなど)を行う必要がある

健康保険組合が指定している健診クリニックを選択すると、健康診断受診後の申請業務が楽になることも。必要な結果や情報だけは教えてもらいつつ、手間のかかりがちな補助金申請の負担を減らすことが可能です。

一方、健康保険組合が指定していない健診クリニックでも、別途申請すれば補助を受けられます。

■補足:健康保険組合の指定外の健診クリニックを選ぶケースはあるの?
健診クリニックの数が多くて管理が複雑化している場合は、指定外の健診クリニックをあえて利用することも。

別途申請が必要になるとはいえ、健診クリニックの数が多すぎて状況整理に時間がかかりすぎては意味がありません。

「自社にとって、どの健診クリニックを選ぶと効率化できるのか」といった点を踏まえて、健診クリニックを選ぶことが重要です。補助金や健康保険組合の指定の有無を見ながら、最適なところを選定していきましょう。

続いて、健診クリニックを選ぶ際に知っておきたい、おすすめの予約方法を紹介します。

【コツ2】健診クリニックの予約方法はやりとりしやすいか

  1. 健診クリニックに受診時期やコースを伝えて、予約が可能か確認
  2. 従業員に、受診日やコースなどの希望調査をする
  3. 調査結果を元に、健診クリニックに予約を入れる

など、健康診断の予約はやりとりがとても多いです。なかでも健診クリニックとのやり取りは、業務負荷に直結します。

では、どういった連絡手段を使えばスムーズに予約が取れるのでしょうか。連絡手段別に、特徴を挙げてみました。

  • メール
    • Excelファイルを添付し、一度に複数の従業員情報を送信できる
    • 他のやり取りと比べて返信が早いことが多く、やりとりしやすい
    • ただし、健診クリニックによっては、時間がかかることも
  • 電話
    • 予約の空き状況がすぐにわかる
    • 電話で予約まで行う場合は、予約する人数分の情報を伝える必要がある
  • FAX
    • 従業員・健診クリニックの数分、FAXで予約情報を送る必要がある
    • FAX送信後、到着確認で電話が必要となり負荷が高い
  • Webフォーム
    • 従業員に予約をお願いする場合は、スムーズに予約しやすい
    • 会社で取りまとめる場合は、従業員数分予約が必要となり負荷が高い
    • 予約フォーム送信後、返信が返ってくるまでに時間がかかることも

「メール > 電話 > FAX ≒ Webフォーム」の順で楽になりやすいので、メールで予約ができる健診クリニックが近くにないか、確認してみると良いでしょう。

また、「健診クリニックのレスポンスの早さ」にも注目しておくと、効率良く予約業務ができるようになります。詳しく見ていきましょう。

【コツ3】健診クリニックからのレスポンスは早いか

  • 健康診断を予約するとき
  • 健康診断の予約人数の枠を確保するとき
  • 従業員の希望と合わずに再度予約を調整するとき

など、健診クリニックとやり取りが発生するタイミングはとても多いです。

また、

  • 従業員ごとに健康診断の予約が必要
  • 健康診断を受診する期日が法律で定められている

といった点を考慮すると、なるべくレスポンスが早い健診クリニックを選んでおきたいところです。

健診クリニックのレスポンスの早さは、実際に問い合わせをしてみるとわかります。受診時期や人数を伝えて、どれくらいで返信が来るか確認してみると良いでしょう。

また、健康診断のみを実施している「健診センター」は、連絡が早い傾向にあります。日程調整などのやりとりのスムーズさを重視したい場合は、最寄りの健診センターを選んでみてはいかがでしょうか。

【コツ4】健診結果は紙またはデータのどちらで送ってもらえるか

健康診断の結果は、

  • 紙のみ送付されるケース
  • データも送付してもらえるケース

に分かれるので、事前にデータで健診結果を送ってもらえるか確認しておくのがおすすめです。

なお紙の健康診断結果についても、

  • 会社に送付してもらえる場合
  • 従業員に送付してもらえる場合

に分かれるので、「従業員から健康診断の結果を受け取る手間を減らしたい」といった場合は、事前にどちらに送付されるのか確認しておきましょう。

なお、健診結果の入ったデータ(ExcelやCSV形式など)は、CD-ROMなどで会社に送付されます。担当者や産業医のみが確認できるよう、個人情報の取り扱いには注意しつつ、専用のフォルダに保存しておくなどの対応が必要です。

とはいえ、健診クリニックごとに届くデータを毎回フォルダに格納するのも、手間や時間がかかりますよね。健康診断のデータの共有は受け取りや共有の手間を省くには、クラウド型健康管理システム『Carely』がおすすめです。

Carelyには以下の機能が搭載されています。

  • 従業員ごとに健診結果の閲覧が可能
    ⇒CD-ROMからデータを取り込んで、共有する手間が削減
  • 結果の元データもセキュリティの高い共有フォルダで確認できる
    ⇒産業医や人事担当者など、必要な人に閲覧権限を付与できて安心
  • 関連資料もアップロードして一元管理
    ⇒各種規定などをまとめて保存と管理ができる

Carelyを使うと、健診結果の受け取りやデータの共有に負担がかからなくなり、業務の効率化が可能です。健康診断に関わる業務をスムーズにしていきたい方は以下をご覧ください。

\健診結果の共有も簡単/

ここまで健診クリニックを選定するときの4つのコツを解説しました。お伝えしたことを踏まえて、自社に合う健診クリニックの選定をしてみてください。

しかし、うまく健診クリニックを選定できたとしても、コースの選択や予約の効率化で悩むことも。続いて健康診断の効率化につながるポイントを質問形式で見てみましょう。

健診機関・クリニック選定後に考えたい、効率化につながる3つのこととは?

健診クリニックの選定後に「もっと業務の負担を軽くできないの?」と思うこともあるでしょう。そこで、健康診断業務でよくある質問を3つピックアップしました。

  • 健康診断のコースは、どうやって選定すればいいの?
  • 健康診断の従業員予約を上手く進めるコツはない?
  • 健康診断の予約を代行してくれるサービスはある?

健康診断業務を効率化させたい方は、読み進めてみてください。

1.健康診断のコースは、どうやって選定すればいいの?

健康診断のコースは、大きく4つに分けられます。

  • 法定項目(全部入り)
  • 法定項目(一部省略)
  • 法定項目 + オプション検査
  • 人間ドック

どれを選ぶにせよ、労働安全衛生法第66条で定められている「法定項目を網羅したコース」を選ぶ必要があります。そのほか、選定する基準となるのが従業員の年齢や性別、働き方などです。

しかし、これまでもいろいろと検討した上でコースを選んでいたとしても、見直してみると不要なオプション検査まで実施していたといったケースも。

適正なコースを見極めて健康診断を実施していきたい方は、以下の記事をご一読ください。

2.健康診断の従業員予約を上手く進めるコツはない?

従業員数が多くなるほど、予約にかかる業務負荷は上がります。健康診断の予約時期になると、ほかにやるべき業務まで手が回らない方もいるのではないでしょうか。

健康診断の予約をスムーズに進めるコツは、以下の6つ。

  1. マニュアルを用意して、従業員予約の作業確認にかかる時間を減らす
  2. Googleフォームなど、従業員の希望を整理しやすいツールを使う
  3. 従業員の健康診断の予約状況を管理できる資料を用意する
  4. 事前に健診クリニックで予約の枠を取り、従業員との調整にかかる時間を抑える
  5. 健康診断の管理者と従業員が直接連絡を取り、希望確認までの時間を削減する
  6. 日程調整がなるべく発生しづらいように、受診日をリマインド通知する

以下で詳しくまとめているので、健康診断の予約業務を改善していきたい方はご一読ください。

3.健康診断の予約を代行してくれるサービスはある?

健康診断の予約は、外部に委託することも可能です。たとえば、健康管理システム『Carely』の健康診断代行サービスなら、以下の予約業務を代行できます。

  • クリニック選定
  • 受診日程の予約枠確保
  • 従業員の希望日程と健診クリニックとの調整
  • 希望するオプションの収集
  • 日程の再調整
  • メールで受信勧奨を一括送信

Carelyの健康診断代行サービスについては、以下にて詳しく紹介しています。健康診断の業務負荷を軽減したい方は、ぜひご一読ください。

\健康診断の業務は、まるっとお任せ/

また、健康診断の予約代行サービスの違いや選び方のコツについては、以下の記事にて詳しく解説しています。健康診断の予約を外部委託しようとお考えの方は、あわせてご一読ください。

健康診断業務の業務効率化をはかるなら、ペーパレス化もおすすめ!

健康診断の予約業務を一つ例に挙げても、健診クリニック専用の申し込み用紙が必要だったり、FAXでやりとりを行ったりと、なにかと紙が使われています。

さらに、受診後の健康保険組合への補助申請や産業医による就業判定など、またまだ紙を使った業務は多く存在するのが実情です。

しかし、従来通り紙で管理をする方法を続けていては、業務効率化を大きく進めることは難しいでしょう。そこでおすすめしたいのが、健康診断業務のペーパレス化です。

ペーパレス化で効率化できる業務内容と、実際に効果があった事例については『3分で分かる!ペーパレス健康診断』にて解説しています。

Web記事・ダウンロード資料それぞれ用意しておりますので、以下をご確認ください。

(ダウンロード資料は、社内の共有用としてご活用ください)

まとめ:スムーズに健診クリニックを選定して業務を効率良く進めよう

従業員の健康診断を実施する健診クリニックを選ぶコツを紹介しました。お伝えした4つのコツをもう一度おさらいしておきましょう。

  • 健康保険組合が指定している健診クリニックの方が申請にかかる時間を抑えやすい
  • 健診クリニックとのやりとりを減らすなら、メールでの予約が効率的
  • 事前に、健診クリニックのレスポンスの早さも確認しておく
  • 健診結果は、紙とデータのどちらで送ってもらえるか確認しておく

上記を考慮しつつ健診クリニックを選定すれば、業務負荷を抑えやすくなるのでおすすめです。しかしコツを意識しても、やはり健診担当者がしなければならない業務は残ります。

そこで、おすすめしたいのがクラウド型健康管理システム『Carely』です。Carelyを利用すると、これまで時間をかけてやっていた課題が解消され、業務の削減が期待できます。

  • どの健診クリニックを選んだら良いかわからない
    ⇒自社に合った健診クリニックの選定が可能
  • 従業員の希望を聞いて予約をするのに、手間と時間がかかる
    ⇒希望日程の調整から予約まで一括でできる
  • 受診後の結果管理や対応に追われている
    ⇒健診結果データの閲覧や産業医の就業判定も簡単に

健診クリニックの選定だけではなく、予約に関わる業務や受診後の対応もすべて対応可能です。「健康診断業務にかかっている負担を減らし、効率化をはかりたい」とお考えの方は、以下からお問い合わせください。

\健康診断業務を完全サポート/

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  • 人事向け健康管理の基本

執筆・監修

  • Carely編集部
    この記事を書いた人
    Carely編集部
    「働くひとの健康を世界中に創る」を存在意義(パーパス)に掲げ、日々企業の現場で従業員の健康を守る担当者向けに、実務ノウハウを伝える。Carely編集部の中の人はマーケティング部所属。

お役立ち資料

  1. 定期健康診断の事後措置ガイドブック 冊子版(PDF)
    健康診断の義務は、実施よりも"事後措置"の方が重要です。業務効率化を図りながら、ミス・モレのない実務ノウハウを解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  2. 健康経営2021 ステップアップ講座
    2020年は健康経営推進担当者にとって波乱の年になりました。今年そして来年以降の健康経営計画の見直しをふまえた、最短で認定取得を目指すステップアップ講座です。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  3. 特殊健診は怖くない!有機溶剤編
    初めて特殊健診を管理する保健師・衛生管理者向けに、「有機溶剤予防規則に基づく健康診断」について解説しました。(監修:産業医・労働衛生コンサルタント 山田洋太)
    健康診断
    資料をダウンロードする
  4. ー改訂版ー
    オフィスの感染予防 対策ガイドラインの解説
    経団連が発表した感染症対策ガイドラインをさらに深堀って解説します。抽象的な指針だけでは分からない、実務レベルの対策を解説しています。
    テレワーク / コロナ
    資料をダウンロードする
  5. 健康診断をペーパレス化。メリットと外部業者の選び方
    まだ紙で管理しますか?延べ200社の健康診断の管理をペーパレス化してきたから分かった、人事労務・保健師の業務を効率化するコツと運用法を解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  6. 「健康投資管理会計ガイドライン」を会計士が人事総務向けに解説
    公式では分かりづらい管理会計のガイドラインを、労働安全衛生法に精通した会計士が分かりやすく解説します。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  7. 人事が主導する、健康経営スタートガイド
    社員食堂の整備やウォーキングの目標設定よりも、前に実践すべきことがあります。人事の仕事がラクになる健康経営のコツを紹介します。
    健康経営
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  8. 健康管理費のコストカット表
    会社から経費削減を命じられているものの「健康管理費はどこまで削減していいものか」分からない方へ。従業員の健康を守りながらコストを削減する事例を紹介します。
    健康経営
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  9. 働き方改革の新しい義務『健康情報管理規程』の策定マニュアル
    厚労省から公表されているサンプルでは分かりづらい、という人事の方へ。ハンザツな規程作成が5ステップで完了します。
    法律 / ガイドライン
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  10. 集団分析の社内報告マニュアル
    ストレスチェック担当者が、上司・経営者から評価を得るために。厚労省の判定図の正しい読み方から社内報告の方法を産業医視点で解説します。
    メンタル / 過重労働
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  11. 急増するテレワーク中のメンタルヘルス対策と、失敗する予防策
    テレワークとオフィス勤務が混在する働き方の企業向けに メンタル不調者への法的に正しい実務対応を30分で解説します。
    テレワーク / コロナ
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  12. 健康管理検定 中小企業の法令遵守編
    本セミナーは従業員数50人〜200名程度の企業が対象です。 あなたの会社では健康管理の法的義務に正しく対応できていますか?
    健康経営
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  13. ベテラン人事こそ失敗する、休復職者対応5つの落とし穴
    「スムーズに復職は、休職前の準備は大事」 人事の工数を最小限におさえる休復職対応を、保健師が解説します。
    産業医
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  14. 2021年度、コロナ禍での健康診断を再計画
    コロナ禍で重要度があがった従業員の健康管理。 2021の健康診断では、ルールの正確が必要です。最近情報は30分で紹介。
    健康診断
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  15. 先回りメンタルヘルス対策
    -IT企業編-
    クリエイティブ職が多いIT企業だからこそ注意が必要なメンタルヘルスの予防と対策。心の問題以外にも焦点をあてて解説します。
    健康診断
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  16. 上場企業の常識になった、衛生計画の上手な立て方
    人事や専門家(産業医や保健師)がチームとして健康管理に取り込むためのツール「衛生計画」の実務的な作業方法を解説します。
    健康診断
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  17. 健康管理検定〜初心者担当者レベルアップ編
    人気セミナーをシリーズ化。「健康管理はやっぱりなしでも全部はできない」で悩んでいる労務・総務担当へ実務のコツを紹介します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  18. メンタルヘルス対策と健康経営への活用
    これまで注目されてこなかったストレスチェックの集団分析を通して、 見えにくい従業員の健康課題をデータから客観的に表します。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  19. 健康診断・健康情報をペーパレス化した失敗事例と成功のコツ
    バックオフィスのDXが進む中、健康情報の個人情報保護の関係で ペーパレスが遅れています。正しいペーパレス事例を紹介。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  20. 脱,やりっぱなしのストレスチェック
    高ストレス者の対応だけで終わらせるのはもったいない 生産性をのばす科学的分析と実務のコツを30分で解説
    調査レポート
    資料をダウンロードする