知っておきたい！従業員が長時間労働する10の原因と対策を解説

厚生労働省は、時間外労働（いわゆる残業）が45時間を超えると脳・心臓疾患のリスクが高まる医学的知見をもとに、週の労働時間が60時間（毎日1時間の残業）以上の労働者を5%以下にしようと働きかけています。

たとえ過労死・労災事案が発生しなくとも、長時間労働が続けば人件費の圧迫や生産性の低下といった企業リスクが発生します。そこで「自社でも従業員の長時間労働を減らしたい」と対策を考えている人事の方も多いでしょう。

長時間労働の実態は企業ごとの事業内容や勤務形態によって様々です。効果的な対策をしたいなら、長時間労働が発生している原因を把握することが重要です。

そこで本記事では、従業員が長時間労働してしまう10の原因と、長時間労働が常態化した場合のリスクについて解説します。

従業員が長時間労働してしまう10の原因とは？ 

なぜ残業が減らないのか・・・

単純に人員を補強するだけで長時間労働の問題は解決しません。企業の現場をよく見てみると、事業内容の違いにはじまり業種・年齢構成の違いなど、各企業によって長時間労働が発生してしまう原因は様々です。

ここでは健康管理システムCarelyを導入した企業へのインタビューを通して分かった、長時間労働の原因を10個ほど挙げてみました。

特に原因4の「人事と外部機関のチェック体制が整っていない」では、多忙な人事が簡単に従業員の健康状態を把握する方法もお伝えします。それでは順番に見ていきましょう。

【原因1】中間管理職に仕事が偏る

中間管理職、つまり課長・係長・主任レベルの社員は、長時間労働になりやすい働き方です。なぜなら、日本における中間管理職の約9割はプレイングマネージャーとして、自分自身の成績を追いながらも部下のマネジメントを行う立場にあるからです。

なぜ、日本では他の先進国に比べてプレイングマネージャーが多いのでしょうか？

バブル経済の崩壊時期に、人件費削減の動きが広がりました。人員を整理する中で、管理職であってもプレイヤー業務 = つまり売上に貢献する業務に従事する働き方に変化していったのです。長時間労働が社会問題となった時期も同時期であり、プレイングマネージャーである中間管理職に仕事が偏ることで健康障害が発生してしまう労災事案が20年以上増え続けているのです。

長時間労働になりがちな中間管理職への健康管理については、以下の記事で現状分析と対策を解説しています。特にメンタル面での対策が不可欠ですのでご一読ください。

【原因2】テレワークで隠れ残業が増えている

2020年の感染症流行により強制的にテレワークという働き方が広がりました。

当初はネットワークや仕事環境といったハード面や労務管理や就業規則といったソフト面の両方での整備に追われていましたが、2021年現在では企業も従業員もテレワークに慣れてきましたね。

しかし、感染症対策としては効果を発揮していたとしても、テレワーク（在宅勤務）による新たな健康被害が増えていることに目を背けてはいけません。特に長時間労働の観点では、勤怠システムでは把握しきれない隠れ残業が発生しているケースが目立ちます。

• 通勤時間の分だけ、朝早く夜遅くまでデスクに向かっている
• WEB会議の頻度が増えてしまい、自分の作業は後回しになる
• メールやチャットで即レスが求められている
• 輪番制で出社したタイミングで、仕事を詰め込みすぎてしまう

特に育児中の従業員の場合、家族との食事や団らんのために一旦は定時で仕事を切り上げます。しかし、寝静まった夜中などに仕事を再開してしまい、勤怠も正しくつけないままであることから人事として隠れ残業を発見することが困難になります。

テレワークによって引き起こされる健康障害とその対策については以下の記事で解説しています。

【原因3】業務のデジタル化が遅れておりムダが多い

感染症流行により強制的に進んだことはテレワークだけではありませ。業務のデジタル化もいくつもの場面で見られます。

• 外部との打ち合わせや商談は、WEB会議システムを利用する
• 社内コミュニケーションのために、チャットツールを導入する
• 感染症対策のため固定電話を廃止して、IP電話に切り替える
• 印刷物を極力廃止し、事前資料や議事録は社内フォルダで共有する

こうしたデジタル化が進みやすい業務がある一方で、人事担当者の業務のデジタル化は遅れています。特に長時間労働を含む従業員の健康管理においては、まだまだ紙や電話を使ったアナログ業務にあふれています。

• 勤怠は所定労働時間とは別に、健康管理のための時間外労働を計算している
• 過重労働者への産業医面談を準備するために、出社しなければならない
• 健康診断を医療機関に予約するには、電話・FAXが必要になる
• 健康診断の結果は、紙で回収して紙で保管している
• 労基署への報告書提出のため、ハンコ出社している

こうしたデジタル化の遅れが、人事担当者の長時間労働の要因になっているとも言えます。健康管理システムCarelyを導入した企業では、健康管理のデジタル化をひとつのシステムで実現できていますので、ご興味があればぜひ参考にしてみてください。

【原因4】人事と専門家によるチェック体制が整っていない

従業員が過重労働になっているかどうかをいち早く気付けるのは、所属する部署の管理職です。しかし原因1で解説したとおり、管理職のほとんどがプレイングマネージャーという日本では、チームメンバーひとりひとりの働きすぎの状況を責任もって把握することは困難です。

一方で、勤怠管理を担っている人事・労務担当はすべての部署の勤怠状況を把握することが可能です。また産業医・保健師といった社外の専門家の協力を得ることで、労働時間だけでなく健康診断やストレスチェックの結果を複合的に判断して、過重労働者を未然に防ぐ対策をとりやすくなります。

また2019年の働き敵改革関連法の改正により、企業は産業医に対してすべての従業員の労働時間について共有しなければならない新しい義務も発生しています。

とはいえ、勤怠状況を共有するだけならまだしも、他の健康データも含めて産業医・保健師に共有すること自体がハンザツな業務になってしまいます。そこで従業員ごとの健康データをひとつのシステムに集約することで、健康リスクの高い従業員を自動で判別し産業医面談につなげることがCarelyでは可能です。

詳細については、以下からお問い合わせください。

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【原因5】産業医面談の申請がしづらい

5つめの原因は、長時間労働が発生する原因というよりは、長時間労働が原因のメンタルヘルス不調者や休職者が増加してしまう原因についてです。

従業員が労働時間の長さに悩んだり心身の不調を感じたりしたとき、選任している産業医と面談をすることで不調の原因を探ったり、場合によっては産業医経由で長時間労働の是正が進むことがあります。産業医面談にはいくつか種類があるのですが、従業員からの希望があった場合、会社としては産業医面談を実施する必要があります。

「産業医面談ってどんなことを話す場なんだろう？」とイメージがつかない人事の方も多いと思います。長時間労働がきっかけで産業面談を実施した場合の会話の流れを、以下の記事で紹介していますので覗いてみてください。

ただし、多くの企業では産業医が稼働できる時間は限られています。

例えば従業員300人規模の企業の場合、健康リスクの高まる長時間労働（時間外労働45時間超）の従業員は10名ほど発生します。しかし産業医の稼働時間は月2時間程度ですので、すべての対象者に産業医面談を実施することができません。

そこで外部の健康相談窓口として、健康管理システムCarelyのリモート保健師を活用することをおすすめします。

Carelyのリモート保健師は、保健師や臨床心理士などの専門家が産業医面談の代わりを事前面談を実施したり、医学的知見が必要な健康相談にお答えします。人事と産業医だけではカバーできない範囲を補完できるCarelyのリモート保健師については、ぜひ以下からお問い合わせください！

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【原因6】休職者の増加によって業務のしわよせが起きている

どんなに働きやすい企業であっても、一定の割合で不調になり休職してしまう従業員は発生してしまいます。目安として約1％、従業員が100人いれば1人はメンタルヘルスや長時間労働が原因の休職者が発生します。

業界によっても休職者の発生割合は異なってくるのですが、あまりにも休職者が多く発生してしまう職場では、長時間労働が常態化してしまう原因になります。

休職者の分まで穴埋めしようと周囲の従業員に追加の残業が発生したり、追加人員を採用したとしても戦力化するまでの教育にも時間がかかります。またこうした業務のしわ寄せも中間管理職が背負ってしまうことが多く、休職だけでなく離職の原因にもなっています。

また、人事担当としては「休職中の社員へ継続的に連絡をとり復職へ向かわせる」という新しい業務が発生することになります。休職者への対応とは具体的にどんな業務が発生するのか？について、Carelyのリモート保健師にインタビューしてみました。

【原因7】管理職がマネジメントする時間を用意できない

原因7についても、原因1で紹介した中間管理職の問題に関連しています。つまり、プレイヤーとして業務をしなければならない時間が長いために、チームメンバーの労働時間の把握が疎かになってしまっている、という原因です。

そもそも従業員の健康管理に対して上司・管理職はどれくらい責任をもっているのでしょうか。健康管理の中でもメンタルヘルスに関しては、「ラインケア」と呼ばれる上司・管理職がいちはやく異常に気付けるかどうかが重要だとされています。しかし、多くの管理職がチームメンバーの残業時間や休日出勤の有無などを把握し、適切に対策することをマネジメントとして学んでいないために、長時間労働が見逃されてしまうことが起きています。

具体的にラインケアではどのような管理が求められているのかについては、以下の記事で解説していますのでチームを率いている管理職の方にぜひご共有ください。

また従業員の長時間労働に気づいていながらも、適切な対策をしない企業も多いです。

【原因8】閑散期に合わせた人員になっている

バブル経済崩壊後、長引く不況の中で日本の企業は人件費の削減に取り組み続けていました。また、いわゆる正社員（無期雇用社員）の解雇が困難であることから、採用の枠を減らしており、企業の閑散期に合わせた人員構成になっている点が長時間労働の原因のひとつに挙げられます。

閑散期を基準にした従業員しかいない企業では、繁忙期を長時間労働によって乗り切ろうとします。

また、繁忙期のみの短期雇用を検討した場合でも、業務がアナログ作業のままで属人化されていると、教育として人件費をかけることになります。同じ人件費としてかかるなら、今いる従業員の残業代にあてようと考える経営者も少なくありません。

【原因9】長時間労働する人が評価される風潮がある

日本の多くの企業では、「長時間労働する人＝仕事ができる人」と認識される風潮がいまだに残っています。この風潮も、長時間労働の原因のひとつです。

昇進や昇給のためには上司からの評価が重要なため、残業する姿が将来へのアピール要素になります。また効率的に仕事を終わらせても周りの人が残業していると、帰りづらく感じてなんとなく残業する人も。

さらに、「ノー残業デー」などの施策に取り組む企業でも注意は必要です。強制的にオフィスでの残業を禁止したとしても、家庭に持ち帰って仕事をしてしまう隠れ残業が発生している事例があります。

オフィスでの残業であればまだ残業時間としてカウントされ、長時間労働による不調者を発見することも可能です。しかし、隠れ残業は勤怠管理だけでは把握できずに、不調者の発見を遅らせてしまう原因にもなるのです。

【原因10】不必要な会議や打ち合わせが多い

日本における会議や打ち合わせには、2つの目的があります。ひとつは意思決定者によって判断が必要な会議。もうひとつが情報共有のための会議です。いわゆる不必要な会議や打ち合わせとは、後者の情報共有を目的とした会議があてはまります。

顧客との商談や取引先との交渉といった何かを判断しなければならない打ち合わせを含めない、社内会議の時間は従業員の役職によっても負担が変わります。

パーソル総合研究所の調べによると、長時間労働になりがちな中間管理職はメンバーレベルの従業員に比べて2〜3倍の時間を社内会議に費やしています

「ムダな会議」による企業の損失は年間15億円 – パーソル総合研究所

また実際の会議時間以外にも、事前の資料作成や関係者の日程調整といった時間をふまえると長時間労働の大きな原因であるといえます。

ここまで、従業員の長時間労働が発生する10の原因をお伝えしました。

あなたの会社にはいくつ当てはまったでしょうか？

ご覧いただいたように、長時間労働対策とは単に勤怠上の残業時間を減らすことではなく、働きすぎてしまう原因を根本的に解消する必要があることが分かったかと思います。

「根本的な対策なんて経営者にしか取り組めないことばかりだ」と思われる人事の方もいらっしゃるでしょう。しかし、対策の方法によっては人事部門が主導して進めることができる方法もあります。

以下の記事で、長時間労働による不調者をいち早く見付ける対策を解説しておりますので次のステップとして参考にしてみてください。

長時間労働が常態化して起きる、経営上の3つのリスクとは？

「長時間労働の原因が見えてきた。でも対策しようにもどうやって経営者を説得すればいいのだろう？」と社内説得に頭を悩ませていますか？長時間労働が常態化すると、過労死・労災の発生以外にも経営上3つのリスクが高まります。

特に2つ目の「休職に採用費・人件費の増大」は、コスト面での企業のデメリットが大きくなります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

【リスク1】労働基準監督署の監督指導による企業ブランドの毀損

違法な長時間労働の是正のために労働基準監督署は、大企業だけでなく中小企業を含めて臨検を実施しており、監督指導を受けた企業が増えています。

国もあらゆる手段を使って違法な長時間労働をする企業を探し、改善に向けた指導を行っていることがわかります。従来はこのような是正・改善指導は社会的影響力の大きい大企業が中心でしたが、長時間労働に対しては10名程度の事業場であっても対象になっています。

厚生労働省では、違法な長時間労働が疑われる事業所に対して監督指導を強化するキャンペーンを毎年実施しており、以下のように多くの企業が指導を受けています。

現在、指導を受けただけでの社名公表は行われていません。しかし、ハローワークでの求人募集・行政での入札案件の応募・健康経営優良法人など各種認定を受けるなどの企業活動は制限されます。また、現在働いている従業員への悪影響（スピルオーバー効果）も計り知れません。

【リスク2】休職による採用費・人件費の増大

長時間労働はメンタルヘルス不調のもっとも大きな要因とされており、時間外労働が45時間を超えてくると脳・心臓疾患や精神疾患の発症リスクが高まります。

長時間労働の常態化により休職者が多く発生してしまう職場では、マンパワーの穴を埋めるために新たな採用費がかかってきたり、周囲の従業員に追加の残業が発生することで人件費が増大してしまうリスクが発生します。

企業が仕事と生活の調和に取り組むメリット | 内閣府

内閣府の調査によると、働き盛りの従業員（年収600万円）が休職した場合には、休職前から復職後にかけて約422万円の追加コストがかかってくると試算されています。

また長時間労働が原因で精神疾患（うつ病等）と診断されている従業員の場合には、復職がかなったとしても同じ部署で同じ業務内容に復帰できないケースもあります。配置転換を検討することになると、結局は新たな人材の採用が必要になってきますので、休職者の発生は見た目の損失以上のコストがかかってきます。

【リスク3】疲労の蓄積による生産性の低下

長時間労働による疲労の蓄積は、症状として心身にあらわれる前の時点で、仕事のパフォーマンス低下という形で表れます。これがプレゼンティーズムです。

プレゼンティーズムとは、健康上の問題を抱えながらも出勤して業務に取り組んでいる状態のことを指します。たとえば、腰痛や腱鞘炎に悩まされていたいr、十分な睡眠がとれておらず集中力がかけている状態をイメージしてもらえると分かりやすいでしょう。

病欠や通院とは異なり、勤怠上は通常通り出勤しているので満額の給与が支払われますが、実際には生産性が低下している中で働いているので、期待した通りの成果が現れない結果となります。

厚生労働省と経済産業省による共同調査では、健康が起因した生産性の損失のうち77.9%がプレゼンティーズムによるものだと示されています。

長時間労働を是正しようとひとりひとりの残業（時間外労働）を削減したとしても、単に働く時間が短くなるだけでは企業としての売上・利益の成長は止まってしまいます。

働く時間を短くすると同時にプレゼンティーズムを改善することが、企業と従業員がお互いに目的達成できる環境を作れることになります。

長時間労働だけをチェックしていても、従業員の不調を見落としてしまう危険性も

ここまで、従業員を長時間労働させた場合のリスクについてお伝えしました。しかし労働時間だけに焦点を当てていると、以下のことに気づきにくくなります。

• 休職明けの人が、普通の人と同じレベルで残業してしまった
• 高齢者が長時間労働をしてしまった
• テレワークで勤怠システム上では問題ないが、企業が把握できない時間で仕事をしている

労働時間はあくまでも健康障害のリスクが高まるひとつの要因にすぎません。従業員ごとに性別・年齢・業務内容・入社歴によっても仕事の負担は変わります。労働時間以外の条件も考慮できないと、従業員の心身の不調を見落とす危険性も高くなります。健康管理の体制そのものを強化することが大切です。

健康管理の体制強化にはいくつか方法はあります。産業医や保健師といった専門家を雇ったり、健康診断やストレスチェックといった健康データをデジタル管理したり、他社での管理ノウハウを知るなど。これらすべての体制強化をひとつのサービスでカバーできるのが、健康管理システム『Carely（ケアリィ）』です。

労働時間は勤怠システム、健康診断の結果は紙、ストレスチェックは専用サービスを使っている・・・など多くの企業では従業員の健康情報がバラバラに管理されています。これらの健康データを一元管理し、不調者の発見とケアで予防できる環境を整えるために、健康管理システム『Carely（ケアリィ）』は470社以上の企業に導入されています（2021年10月時点）。

長時間労働の対策だけならば勤怠システムで実現できると思われるかもしれません。しかし、給与計算などの用途で扱う所定労働時間の計算と、健康管理のための法定労働時間の計算式は異なります。そのため勤怠とは別にエクセルで再集計を行ったり、過重労働者へ産業医面談の予約、従業員の健康データを準備するといったアナログ業務は発生しており、人事担当者が長時間労働になる原因ともいえます。

長時間労働への対策にとどまらず、健康診断やストレスチェックも一元管理して、従業員への健康管理を効率化したい方は以下からお問い合わせください！

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まとめ：長時間労働のリスクは大きい！原因を理解して対策することが大切

この記事では、従業員が長時間労働してしまう10の原因を解説しました。

長時間労働が常態化すると、従業員の不調だけでなく企業のブランド力低下や余分なコストの支出に繋がります。そのためできるだけ早く従業員の健康管理を強化し、対策することが重要です。

人材の採用や中間管理職の働き方改革といった根本的な対策には、経営者の協力と長い時間が必要になります。一方で、人事部門だけでも取り組める短期的な対策もありますので、次は以下の記事をお読みください。