産業医選任届(報告書)を5分で書くために、必要な書類や提出期限について

2020年7月6日 更新 / 2020年7月6日 公開
産業医とスムーズな連絡・共有

産業医の選任届は労基署に提出しましたか?

法律の規定にのっとって14日以内に選任をしたもの、報告書の提出がついつい遅れてしまったということがないように、届け出の書き方や必要な書類、提出期限について解説します。

ちなみに、はじめて産業医を選任する事業場では同時に衛生管理者も選任します。産業医と衛生管理者の選任報告書は同じ様式を使いますので、どちらもモレのないように準備しておきましょう。

産業医を選任したら産業医選任報告が必要

産業医の選任後は、「産業医選任報告」という手続きが必要です。まずは産業医の選任手続きについて、全体の流れを見ていきましょう。

1.書類の準備

産業医選任の報告を行うため、「総括安全衛生管理者・安全管理者・衛生管理者・産業医選任報告」という書類を手に入れる必要があります。厚生労働省のWEBサイトから報告書をダウンロード可能です。

2.書類の記載

上記の書類を手に入れたら、必要事項を黒いボールペンで記入していきましょう。パソコンとプリンターを使用できるなら、厚生労働省の入力支援サービスを利用すると、入力を簡単に行えます。サービスの利用にあたって、利用前の申請や登録は必要ありません。

3.書類の提出

書類に記載した内容に不備がないことを確認したら、所轄の労働基準監督署へ書類を提出します。産業医選任届とあわせて、「医師免許のコピー」と「産業医の資格を証する書類」を用意しておきましょう。労働基準監督署に郵送するか、直接窓口に提出してください。

以上の流れで、産業医選任の届出は完了です。なお、50人以上を常時使用する事業場の場合、産業医だけでなく衛生管理者の設置も必要となります。その際にも、上記と同様の手続きを行ってください。

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ステップ1:書類の準備

続いては、前述した産業医選任報告の各ステップについて、詳細な内容を解説します。

産業医選任届(報告書)の入手方法は、以下の3種類です。

  1. 労働基準監督署に出向き、直接取り寄せる
  2. 厚生労働省のWEBサイトから様式をダウンロードして印刷する
  3. 「労働安全衛生法関係の届出・申請等帳票印刷に係る入力支援サービス」を利用する

印刷できる環境が整っていない場合、労働基準監督署が近くにある場合は、直接出向いて書類を取りに行くのも一つの方法です。印刷可能であるなら、2. か3. の方法を選択できます。

一番のおすすめは3. の方法です。2.の場合は、報告書をダウンロードできるものの、記入は手書きで行う形となります。3.の入力支援サービスであれば、インターネット上のプログラムで入力を行えるため、必要事項を記載した状態で印刷可能です。

パソコンで簡単に入力できるだけでなく、記入漏れや記載ミスに対してエラーメッセージが表示されるのもメリットといえます。過去のデータを保存できるため、2回目以降の入力もスムーズに行えます。(インターネット上ではなく、パソコン内にデータを保存する形となります)

ただし、選任届の作成は行えるものの、申請や届出のオンライン化には対応していません。必要事項の入力が終わったら、用紙に印刷して所轄の労働基準監督署へ提出してください。

提出後に、選任届の内容は機械で読み取られます。読み込みエラーとならないよう、白色度80%以上の用紙を使いましょう。印刷した選任届のコピーを提出するのではなく、ダウンロードしたものをそのまま使う必要があります。

選任届のダウンロードは以下のリンクから行えます。
総括安全衛生管理者・安全管理者・衛生管理者・産業医選任報告様式

印刷可能な環境であれば、以下の入力支援サービスを使用するのがおすすめです。
労働安全衛生法関係の届出・申請等帳票印刷に係る入力支援サービス

ステップ2:書類の記載

選任届の書き方については、以下のリンクで説明されています。こちらの記入例を参考に、作成を進めてみてください。
安全管理者・衛⽣管理者・産業医等の選任報告とは︖

選任届に記入する際には、必ず黒のボールペンを使用するようにします。枠からはみ出さない程度に、大き目の文字を記入してください。記入の必要がない部分は空欄にしておきます。濁点や半濁点が付く場合も文字を分割せず、一つの記入枠にまとめて記入しましょう。

記入枠の文字は機械で読み取りを行います。読み取り時のエラーを防ぐため、用紙を汚したり、折り曲げたり、穴をあけたりすることのないよう気を付けましょう。

産業医選任届で記入すべき項目は、以下の通りです。

1.労働保険番号

事業場の労働保険番号を記入します。

2.ページ数

2人以上の選任報告が必要な場合、「総ページ」には選任届の合計枚数、「ページ」にはその用紙が何枚目であるかを記入します。たとえば、1人の産業医選任届のみ提出する場合、ページ数には「1/1」と右詰めで記入します。

3.事業場の情報

産業医を設置する事業場の名称、所在地、電話番号、労働者数を記入します。電話番号については、「‐(ハイフン)」で区切って記入してください。

4.事業の種類

事業場の分類が分からない場合は、以下のページを参照してみましょう。
総務省「日本標準産業分類」
「中分類」の項目を確認し、どの分類に当てはまるかをチェックしてみてください。

5.産業医情報

選任した産業医の情報(氏名・生年月日)を記入します。

6.産業医選任年月日

選任した産業医の選任時期を記入します。

7.選任種別

産業医の場合は「5」と記入します。

8.産業医の医籍・産業医登録番号

選任した産業医の医師免許証にある登録番号を記入します。産業医の種別に関しては、証明書が「産業医認定証」の場合は「1」を、労働衛生コンサルタント登録証」の場合は「3」を記入してください。

9.参考事項

産業医の選任が初めての場合は「新規選任」、開業医の場合は「開業医」と記入します。あわせて、産業医の専門科名についても記入してください。

10.届出日、届出先名、事業者職氏名、捺印

届出日と届出先(所轄の労働基準監督署)、会社の代表者の名前を記入し捺印します。捺印の代わりに署名を記しても問題ありません。

産業医選任の手続きについては、以上となります。

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ステップ3:書類の提出

産業医選任届を作成できたら、所轄の労働基準監督署に郵送するか、直接出向いて窓口に提出します。その際には、医師免許証のコピー、産業医の資格を証する書類(産業医認定証、労働衛生コンサルタント登録書)のコピーが必要です。選任する産業医と連絡を取り、必要な証明書を用意しておきましょう。

上記の届出の提出期限は、産業医を選任したときから遅滞なく管轄の労働基準監督署に提出する(労働安全衛生規則第二条二項)ことになっています。法律上の罰則規定は14日以内に選任するかどうかにかかっており、届け出をすること自体に具体的な期限が定められてはいません。

とはいえ、何か届出ができない特別な事情がないにも関わらず報告書を提出しないと、14日以内に選任していないとみなされる場合もありえます。スムーズな書類提出のためにも、事前に必要書類の準備や不明点を調べておくことは重要です。

産業医を変える場合も選任届が必要?

せっかく産業医を雇用したとしても、本来の役割を果たすことができない産業医も存在します。人事担当者が産業医を変更するのは、以下のような理由があるためです。

  • 業務へのやる気が感じられない
  • メンタルヘルスケアに関わるのを嫌がる
  • 面接指導を行わない
  • アドバイスが的外れである
  • 従業員からの評判が悪い
  • ストレスチェックの実施者になってもらえない
  • 衛生委員会にほとんど出席しない

産業医が職務を果たしていない、もしくは自社に適した産業医ではないと判断したときには、産業医を変更します。その際には、以前の産業医の辞任と新しい産業医の選任届を提出する必要があります。産業医の空白期間がなるべく発生しないように、14日以内に選任手続きを済ませなければなりません。

しかし、いくら今の産業医に不満を抱えていたとしても、すぐに契約を解除できないケースもあります。なぜなら、産業医が不在の期間があった場合に従業員の健康管理が十分に実施できないためです。実際には次の産業医が見つからない限り、今の産業医を解任するのは難しいでしょう。

昔からの付き合いやしがらみがある場合、産業医を変更したくても解任が難しいこともあります。その場合、産業医を1名増やし、2名体制とする事業場も存在します。産業医と付き合いやしがらみがある場合は、産業医を変更すべきか、現状を維持するか、2名選任を選ぶのか、慎重に判断をしなくてはなりません。

新たに産業医を見つけるまで、それなりの時間がかかるものです。自社が産業医に求めるものは何か、報酬条件をどうするのか、面接では何を基準に判断すればよいのか、様々な点を考慮する必要があります。

もし「産業医を変えたい」と考えているなら、産業医探しにある程度時間がかかることをふまえ、早い時期から産業医を探し始めましょう。

まとめ

「選任届を書くのは何だか難しそう」と感じるかもしれませんが、入力支援サービスを利用すれば簡単に作成できます。「産業医選任届」は、厚生労働省のWEBサイトからいつでも入手可能です。そのため、労働基準監督署にわざわざ書類を取りに行く必要はありません。

公的な書類の電子申請が徐々に整備されていますが、安全衛生関連の書類提出はまだまだなログです。少しでもラクに、ミスなく、作業がすすめるために本記事を参考にしてください。

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