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  • 人事向け健康管理の基本
健康管理システムを賢く選ぶ
2021年8月25日 更新 / 2021年7月29日 公開

健康管理システムを社内提案するための6つの手順とは?成功率を上げる3つのポイントも解説!

健康管理業務を効率化するために、システム導入を検討している企業は増えてきています。

経済産業省がまとめた「健康経営銘柄2020選定企業紹介レポート」によると、健康経営に取り組む企業の約75%が、健康管理システムの導入・刷新に前向きであることがわかっています。

経済産業省の「健康経営銘柄2020選定企業紹介レポート

しかし、健康管理の担当者は新たなサービス導入や社内提案の経験が浅いために、いざ健康管理システムの導入を進めようとしても、社内提案を行う方法が分からない方が多いのではないでしょうか。

そこで今回は、健康管理システムを社内提案する方法について、6ステップに分けてご紹介します。社内提案の成功率を

あげる3つのポイントも後半でご紹介しているので、ぜひご一読ください。

■社内提案で使える資料のご案内
弊社(iCARE)では、健康管理システムの社内提案に活用できる資料をご用意しております。社内提案用の資料を準備したい方は、以下からお問い合わせください!

\システムの社内提案に活用できる資料あり!/

【前提】健康管理システムの社内提案には、上層部を説得できる資料が必要

一般的に企業で新たなサービスやシステムを導入する場合には、「稟議」を通す必要があります。

■稟議とは?
稟議とは、会社で導入したいサービス・システムなどがあるときに、説明資料を社内の上層部に渡して承認を得ること。

稟議を通すためには、

  • 具体的な業務課題
  • システム導入後に解決できること
  • 具体的な削減効果のイメージ
  • 導入予定のシステムを選んだ理由

などを専門用語や実務が分からない人に向けてまとめる必要があるため、事前準備に時間がかかります。

一度も稟議書を作成したことがない場合は、何から手を付けて良いのかわからない方が大半でしょう。そこで、社内提案資料を作成する手順をご紹介します。

健康管理システム導入を社内提案(稟議)する具体的な6つのステップ

健康管理システムを社内提案する方法は、次の6ステップ。

  1. 産業医と協力し、業務課題を明確化する
  2. 業務課題の具体的な原因が分かるように、情報を整理する
  3. システムの導入で、課題が解決できる点を整理する
  4. 導入予定のシステムを選定した理由を明確化する
  5. 投資対効果を数字でわかるように整理する
  6. ステップ1~ステップ5をまとめた資料を作成する

特にステップ1の産業医と協力する点は、ステップ2以降のステップを進めやすくするのはもちろん、上層部に納得感を植え付けるうえでとても重要です。

詳しく見ていきましょう。

【ステップ1】産業医と協力し、業務課題を明確化する

社内にシステム提案を行う際、「良いシステムがあるから」「業務効率化できそうだから」といったあいまいな理由だけでは稟議が通りません。

具体的な業務上の課題を明確化し、システム導入することで解決できる理由を示す必要があります。このとき重要なのが、専門家である産業医との協力です。

■産業医との協力が必要な2つの理由

  1. システム導入を進めるにあたって、業務課題を明確化しやすくなる
  2. システム導入の稟議を通すとき、「産業医も導入が必要だと思っている理由」を伝えて納得感を植え付ける

企業側にとって、報酬の高い産業医には無駄な業務を効率化することは、経費削減に大きく貢献します。

また産業医側にとっても、産業医でなくてもできる業務で手間を取られることは、たとえ報酬があったとしても避けたいことのひとつです。

たとえば健康管理システムを導入していない企業では、ハイリスク者への産業医面談に多くの時間がかかっています。

  • 過去2〜3年分の健康診断、ストレスチェックの結果
  • 直近の労働時間(残業時間)
  • 過去の面談記録
  • 所属部署や業務などの人事情報

もしこれらの情報が紙やエクセルでバラバラに保管されていた場合、10分の産業医面談のために10分以上かけて書類を集めたりプリントアウトする時間をとることになります。

また最近ではテレワークの普及に伴い、オンラインでの産業医面談を実施する場面も増えてきました。いつまでも紙のままでのアナログ業務を放置するのではなく、デジタル化・ペーパレス化しなければならないのが課題です。

こういった「産業医の業務負荷」についてヒアリングし、システム導入を後押ししてもらえるようにしておけば導入がしやすくなります。

加えて産業医を味方につけておけば、産業医がシステム導入を後押ししてくれる可能性も。いち担当者が提案するよりも、説得力を持たせやすくなるでしょう。

【ステップ2】業務課題の具体的な原因が分かるように、情報を整理する

産業医を味方につけて業務課題が整理出来たら、具体的な原因を整理しておくことが重要です。なぜなら具体的な原因がわからないと、システム導入で解決できることを整理できないからです。

業務課題ごとに、具体的な原因をExcelなどで整理しておきましょう。

▲Excelで作った業務課題・原因の例

このとき、具体的な原因がわからない場合は、健康管理システムの専門家に相談するのも1つの手です。Carelyでは、自社の業務課題に合わせた解決方法の提案を行うことも可能なので、以下からお問い合わせください。

\健康管理の業務課題の相談に乗ることも可能!/ 

【ステップ3】システムの導入で、課題が解決できる点を整理する

業務課題の根本的な原因が整理出来たら、健康管理システムを導入して解決できることを整理しましょう。具体的な原因のとなりに、以下のように健康管理システム導入で解決できることをまとめていくイメージです。


▲Excelで作った業務課題の原因・システムで解決できることをまとめた例

健康管理システムで解決できることは、健康管理システムの運営会社にお問い合わせするのが確実です。問い合わせすることで、営業資料などを確認して整理しやすくなります。

また、可能であれば実際に打ち合わせなどを行い、システムの詳しい機能などを確認すると良いでしょう。

ちなみに上記のExcelの例は、Carelyで全て解決できます。詳細については、以下からお問い合わせください。

\健康管理の業務課題の相談に乗ることも可能!/ 

【ステップ4】導入予定のシステムを選定した理由を明確化する

ステップ1~3までまとめた情報を元に、システムを選定した理由を明確化していきましょう。このとき、「複数の健康管理システムを検討した上で、1つのシステムを選定したこと」がわかるようにまとめておくことが重要です。

健康管理システムの選定理由や選定方法は、決裁者に厳しくチェックされます。また、比較資料をしっかり準備することで、健康管理システム導入への本気度が伝わりやすくなるメリットも。

以下のような表を作り、調査した健康管理システムを比較できるようにしておきましょう。

【ステップ5】投資対効果を数字でわかるように整理する

社内の上層部は、具体的な業務内容や専門知識をもちあわせていません。それでは導入するかどうかの判断を何を見ているかというと、「投資対効果」です。どんなに高機能で使いやすいシステムであっても、導入して効果が上がらなければ導入しませんし、一方で効果が明らかに高ければ導入しやすくなります。

コロナ禍にあって多くの企業では管理システムに使える予算は縮小されています。そこで以下の流れで、システム導入により削減できる時間や費用を明確化しましょう。

■投資対効果を明確化する手順の例

  1. 健康管理システムの導入で削減できる業務時間を明確化する
  2. 業務時間に時給をかけて、コスト削減できる人件費を明確化する

とはいえ具体的にイメージしづらい方も多いと思うので、例をご紹介します。

▲削減できる工数を明確化した資料の例

上記のように削減できる時間などを明確化したうえで、

  • 健康管理システムの導入にかかる費用
  • 毎月かかる月額費用

などを考慮し、導入から何年で投資したコストが回収できるかまとめることができれば完璧です。

【ステップ6】ステップ1~ステップ5をまとめた資料を作成する

ステップ1~5まで、社内提案資料を作成するための準備を行ってきました。最後に、これまでまとめた情報を元に社内提案用の資料をまとめていきましょう。

とはいえ、具体的にどんな提案資料をまとめればよいものか、実際に作ると悩むもの。そこで、社内提案に使えるテンプレートをご用意しています。

▲資料の例1:現状の業務課題とシステム導入後に解決できること
▲資料の例2:業務工数の例

健康管理システムの社内提案に使えるテンプレートが必要な方は、以下からお問い合わせください。

\システム導入の社内提案のサポートも可能!/

 

システム導入の成功率をあげる3つのポイント

最後に、社内でシステム導入を提案するときに成功率をあげる3つのポイントをご紹介します。

  1. 健康管理システムの選び方を押さえる
  2. システム導入後の費用対効果を整理する
  3. システム導入で成功した事例から逆算する

知っておくと資料が作りやすくなるので、1つずつ取り組んでみてください。

【ポイント1】健康管理システムの選び方を押さえる

健康管理システムと一口に言っても、機能面・サポート面・費用面などで様々な違いがあります。せっかく導入するなら自社にマッチした効果が高いシステムを選びたいものです。

健康管理システムを選ぶポイントは、次の5つ。

  1. 健康管理業務の改善効果(工数削減など)は高そうか
  2. 個人情報の取り扱いやセキュリティ対策は問題ないか
  3. 法改正などが起こっても、即座に対応できるか
  4. 導入に時間がかかりすぎないか
  5. オンプレミス/クラウドなど、システムの形態は用途に合っているか

特に個人情報を扱う健康管理システムだからこそ、セキュリティ対策はしっかり見定めておきたいところです。健康管理システムの選び方の詳細については、以下をご一読ください。

【ポイント2】システム導入後の費用対効果を整理する

ステップ5で「投資対効果を数字でわかるように整理する」とお伝えしましたが、業務課題ごとにまとめるのは慣れてないと時間がかかります。さらに、まとめても提案できるレベルの資料が作れない可能性も。

なぜなら健康管理システム導入で削減できる効果が、具体的にイメージしづらいことも多いからです。

そこで、

  • 健康管理システム導入にかかる4つの費用
  • 健康管理システムで削減できる費用の例

を以下記事でまとめています。特に削減効果の高い業務もまとめているので、社内提案資料の作成にご活用ください。

【ポイント3】システム導入で成功した事例から逆算する

社内提案資料を作るとき、健康管理システムの導入事例(他社の事例)を調べることはとても重要です。なぜならシステム導入事例には、

  1. 健康管理システムを導入した理由(業務上の課題)
  2. 健康管理システムを導入して得られた効果(数字が載っている場合も)

などが詳しくまとまっているケースが多く、自社に置き換えて社内提案資料が作りやすくなるからです。

また、導入事例に同じ業種や同じ規模の企業があれば、上層部への提案が通りやすくなる可能性もあります。健康管理システムを導入した企業の成功事例については、以下記事をご一読ください。

まとめ:上手に予算を獲得して、健康管理システムを導入しよう

今回は、「社内で健康管理システムを社内提案する方法」についてご紹介しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。

  • 健康管理システムを導入する手順は、次の6ステップ
    • 1. 産業医と協力し、業務課題を明確化する
    • 2. 業務課題の具体的な原因が分かるように、情報を整理する
    • 3. システムの導入で、課題が解決できる点を整理する
    • 4. 導入予定のシステムを選定した理由を明確化する
    • 5. 投資対効果を数字でわかるように整理する
    • 6. ステップ1~ステップ5をまとめた資料を作成する
  • 社内提案資料を作るときは、以下のポイントも確認しておくのがおすすめ
    • 1. 健康管理システムの選び方を押さえる
    • 2. システム導入後の費用対効果を整理する
    • 3. システム導入で成功した事例から逆算する

社内提案資料を作り、実際に稟議を通すのは準備に時間もかかりますし、大変な業務です。可能であれば、専門家の力を借りつつ準備を進めていくことをおすすめします。

たとえばCarelyなら、社内提案資料を作るときのテンプレートをご用意しております。また、業務課題に合わせて解決策をご提案するとも可能です。

健康管理システムの導入を考えている方は、以下からお問い合わせください。

\健康管理の業務課題の相談に乗ることも可能!/ 

注目ワード
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  • 人事向け健康管理の基本

執筆・監修

  • Carely編集部
    この記事を書いた人
    Carely編集部
    「働くひとの健康を世界中に創る」を存在意義(パーパス)に掲げ、日々企業の現場で従業員の健康を守る担当者向けに、実務ノウハウを伝える。Carely編集部の中の人はマーケティング部所属。

お役立ち資料

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    健康診断の義務は、実施よりも"事後措置"の方が重要です。業務効率化を図りながら、ミス・モレのない実務ノウハウを解説します。
    健康診断
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  2. 健康経営2021 ステップアップ講座
    2020年は健康経営推進担当者にとって波乱の年になりました。今年そして来年以降の健康経営計画の見直しをふまえた、最短で認定取得を目指すステップアップ講座です。
    健康経営
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  3. 特殊健診は怖くない!有機溶剤編
    初めて特殊健診を管理する保健師・衛生管理者向けに、「有機溶剤予防規則に基づく健康診断」について解説しました。(監修:産業医・労働衛生コンサルタント 山田洋太)
    健康診断
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  4. ー改訂版ー
    オフィスの感染予防 対策ガイドラインの解説
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  20. 脱,やりっぱなしのストレスチェック
    高ストレス者の対応だけで終わらせるのはもったいない 生産性をのばす科学的分析と実務のコツを30分で解説
    調査レポート
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