テレワークにおける新入社員、健康管理の課題と6つの解決策

2021年3月30日 更新 / 2021年3月30日 公開
健康経営の実務

今年(2021年)もまた、テレワークで新入社員を迎えますね。この1年、テレワークを一部でも導入してきた会社では、予想だにしなかった課題がいくつもあがってきており、その対処に追われているかと思います。

特に新入社員については、対応を誤ってしまうと離職・定着率が悪化するリスクをはらんでいます。例年であっても健康管理に課題がある新入社員ですが、テレワークを導入している会社ではさらに人事・総務の負担が増えます。

そこで具体的な健康管理の実務を保健師から解説してもらいました。本記事の内容はセミナー動画でもご覧いただけます。動画は社内共有としてもお使いいただけますので、以下のリンクからお申し込みください。

解説者

杉本歩 / 保健師・看護師・衛生管理者1級

300社超の企業にて産業保健(従業員の安全と健康を守る労務管理)体制構築に携わる。毎月開催しているセミナーでは、延べ2,000社の人事が参加。産業保健・健康管理に関する難解なテーマを、実務で使えるノウハウに噛み砕いて解説する話法が評判を集めている。

テレワークに対する新入社員の本音

まずはテレワークの実施状況についておさらいしておきましょう。2020年春の緊急事態宣言・2021年年始の緊急事態宣言を通じて、企業のテレワーク実施状況はどのように変化しているでしょうか。

第4回「働く人の意識調査」(日本生産性本部)より

これは日本生産性本部によるアンケート調査です。赤枠で囲っている1月調査は2021年の1月時点であり、7割の出社制限がかかげられていた緊急事態宣言中の結果となります。

まったく出社していない人は21.5%にとどまっており、昨年5月(緊急事態宣言中)の32.1%に比べて低い数値となっております。

また、注目すべきは週1〜4日出社しているオフィスワークとテレワークのハイブリッド型が58.3%と過半数を占める点です。

人事労務・総務としては、感染症対策を実施したオフィス勤務のルールと、テレワーク勤務のルールの両方に実務を対応していかないといけないため、業務の難易度があがる結果となっています。

そんな中で、健康管理においてはどのような課題が浮かび上がっているのでしょうか。

労務管理上の課題と新しい健康リスク

労務管理(勤怠・人事評価など)においては、テレワーク導入当初(2020年7月)と導入から半年後(2021年1月)では課題感が変わってきています。

いくつかピックアップしてみましょう。

  • 仕事の成果・仕事振りが適切に評価されるか不安
  • 上司・先輩から指導を受けられない
  • 孤独感や疎外感
  • 勤務時間管理が働き方にそぐわない
第4回「働く人の意識調査」(日本生産性本部)より

このデータとあわせて、健康管理システムCarelyに寄せられる健康相談でも急増している健康に関する課題をご紹介しておきます。

もともとテレワークは感染症対策のため、つまり健康リスクを低減する目的で導入されました。しかし一方で長引くテレワークにより新たなた健康リスクが発生していることも事実です。

パソコン作業による腰痛・腱鞘炎・眼精疲労etc…

そもそも家庭での仕事をする環境(作業環境)はオフィスのように整っていないことがほとんどです。チェアがなく地べたに座っている、照明が十分でない、キーボードやマウスが揃っていない。

たとえ在宅勤務であれオフィスと同等の作業環境を整備することは、企業の義務として事業所衛生基準規則・労働安全衛生規則によって定められています。具体的にどのような作業環境を整備するかについては以下の図が参考になります。

中間管理職の隠れ長時間労働・疲労の蓄積

勤怠管理についても注意が必要です。通勤がなくなったことから、業務に従事する時間が自然と伸びてしまったり、チャットやメールへの対応を早朝深夜にも対応してしまうケースが見られます。

特に日本では中間管理職・プレイングマネージャーと呼ばれる職位の方は、テレワークで業務過多になりがちです。勤怠システム上は正しい就業時間であったとしても、隠れて残業が発生していたり、これまでと同じ残業時間でも過重労働となってしまう恐れがあります。

中間管理職の健康管理・メンタルヘルスについては以下の記事で詳しく解説していますので参考に読んでみてください。

孤独感によるメンタル不調

多くの場合、オフィスワークとテレワークの生産性を比較すると、テレワークの生産性は8割ほどに低下します。その原因のうちもっとも大きなものが「孤独感」です。

Carelyに寄せられる健康相談の内容も変化しており、これまでメンタルヘルスに関する原因としては人間関係(仕事・プレイベートに関わらず)によるストレスが多くありましたが、テレワークを続けている企業では「誰とも話さない、テキストだけですんでしまう」「コミュニケーションのすれ違いが発生している」ことがストレス要因になっていることが見受けられます。

このような不調者が現れることはテレワークの性質上、仕方ないと言える一方でもっとも大きな問題は、

人事が不調者を発見できない

という点です。例えば、メンタルヘルス不調者について。

これまでは自然と顔が見れていたことからちょっとした声かけができていました。あるいは、以前よりもちょっとした遅刻が増えたり、就業開始・終了が乱れてしまっているということもテレワークでは見えづらくなっています。

このような状態を放置したままでは、社員の離職率があがったり、働いていたとしても生産性が落ちることで会社の業績不振につながる可能性もあります。

ここまではすでに働いている社員についての健康リスクでした。では、これから入社する(入社直後の)新入社員の場合はどうでしょうか。2020年の新入社員への調査結果を見てみましょう。

コロナ対応が遅いと、離職意向が高くなる

まずは企業の感染症対策に対する新入社員の受け止め方です。マイナビ転職による「2020年新入社員の意識調査」では、会社のコロナ対応への満足度によって離職の意向度が変わることをしめしています。

2020年新入社員の意識調査(マイナビ転職)より

テレワークだけが感染症対策というわけではありませんが、「社員のために会社がどのような対応をとってくれるのか?」が新入社員の定着率を左右することが示されています。

業務の特性上、テレワークを導入できない企業の場合。オフィスや現場で働く上での感染症対策を実施ていることを衛生委員会を通じて周知したり、部長クラスを巻き込んで従業員それぞれの体調を気遣う仕組み作りをしているでしょうか。

すでに全面テレワークを導入している企業の場合。在宅での作業環境を整備する補助をだしたり、一部の人に仕事が偏ってしまう、新入社員のコミュニケーション量の確保ができているでしょうか。

具体的な対策をとることはもちろん重要ですが、同時に「会社として社員の健康と安全のためにどのような対策をとっているか」を情報発信することが従業員の満足度を左右することになります。

テレワーク中に新入社員が抱えるメンタル不調リスク

2020年新入社員の意識調査(マイナビ転職)より

テレワークではメンタルヘルス不調のリスクが高まり、その大きな原因が「孤独感」にあることは先述したとおりです。このメンタル不調リスクは新入社員の方がより顕著です。

マイナビ転職による同調査のなかでは、「テレワーク実施中に会社や上司・先輩にやってもらって良かったこと」の結果があります。

この結果を専門家として紐解いた場合、メンタル面の課題、特に離職や休職につながるリスク要因は2つあることが分かります。

ひとつめは、テキストコミュニケーションで感情が読み取れないこと

テレワークになってチャットやメールによるコミュニケーションの割合が非常に増えたと思います。テレワークを導入してい企業でも、なるべく対面での会話量を減らすためにチャットツールを導入しています。

こうしたテキストコミュニケーションは、顔を合わせて何年も働いていた社員にとってはちょっと意思の疎通がしづらい程度かもしれませんが、新入社員にとっては不安感・孤独感を蓄積する要因になります。

「どのタイミングで上司や先輩に話しかければ大丈夫なのか」「こんな些細なことで質問して怒られないか」といった悩みは、オフィスワークであっても新入社員の悩みです。テレワークだからこそ、頻度高く話しかける機会を保つ必要があるようです。

ふたつめは、横で見ながら指導を受けられないこと

パソコンを使う作業ばかりであれば、WEB会議ツール(ZoomやTeams)を使ってOJTを実施すること自体は可能です。可能ですが、実際には電話をかけたり書類を使う仕事がまだまだ残ったままの仕事が多いでしょう。

テレワークにより業務が変わっていることもあり先輩社員自体も業務に慣れていない場合は、なおさら新入社員にとっては業務スキルを身につけることが難しくなります。

また同期と横のつながりが薄いため「今の自分はちゃんとできているのか?」と成長実感が湧きづらい環境でもあります。この状態が続いてしまっては、半年、一年と経っても成果が出しづらいためにメンタル面でのリスクを上昇させることになります。

このような新入社員が抱える健康面でのリスクに対して、人事労務としてどのように対応すれば良いのか。具体的な業務をもとに6つの解決策をご案内しましょう。

新入社員の健康状態を把握する4つの解決策

まず前提として、新入社員の健康管理にあたっては人事・労務・総務といったバックオフィス部門だけでは対応しきれません。というのも、年齢の若い新入社員は健康診断や生活習慣からひと目で不健康だと分かることは滅多にないからです。

一方で、普段の勤務状況や部署・チーム内でどのような立ち位置であるかといった外部環境の方が健康を大きく左右します。そのため、上司や先輩の協力が必要不可欠になります。

ですのでまずは人事労務の対応として、法令遵守のための業務を解説。つぎに上司・先輩の対応として、普段の業務状況のチェックを解説していきます。

人事労務としての法定義務を上手に使う

企業には、従業員の健康と安全を守るための労務管理としていくつかの業務が法律で定められています。その中でも「雇入れ時健康診断」と「ストレスチェック」が有効に使えます。

ただし、実施するだけやりっぱなしでは適切な健康管理にはつながりません。順番に注意点を見ておきましょう。

解決策1:雇入れ時健康診断で経年変化を追いかける

新卒・中途に限らず、入社する従業員に対しては就業を開始する前に健康診断を受診する必要があります。これは労働安全衛生法 第66条に規定された、企業の義務です。

若い新入社員の場合は、検査項目の数値が基準を超えているかどうか(有所見)では、健康リスクを見逃しがちになってしまいます。学生時代とは生活習慣が変わるため、経年変化を追っていち早く健康リスクに察知できるように整えておく体制をとっておきましょう。

具体的な健康リスクの見付け方については、産業医にアドバイスを求めてください。業務によって中して見るべき項目は異なります。

解決策2:ストレスチェックの実施を+1回

健康診断が身体の健康リスクを判断するための検査であり、ストレスチェックは「こころの健康診断」と呼ばれるように精神の健康リスクを判断する検査です。定期健康診断と同様に年1回の実施が企業に義務付けられています。

一般的には秋から年末にかけて実施されることが多いのですが、新入社員の場合には実施回数をもう1回増やしてみることがおすすめします。

はじめの1回はゴールデンウィーク明け(社員研修終了時点)にまず実施して、2回目を通常の社員と同様に11月ごろに実施してみると、入社直後からのストレス状況を計測することができます。

上司・先輩として日頃からの対応に一工夫

週5日すべて在宅勤務のフルリモートワーク制度を導入している企業はごく一部です。テレワークを実施している企業の多くが、オフィスワークとリモートワークのハイブリッド型ですよね。

実は新入社員にとってもっともコミュニケーションがとりづらい環境が、このハイブリッド型です。オフィスに出社したときに分からないことをまとめて聞こうと思ってても、いざ出社してみるとみんな忙しくて聞きそびれてしまった・・・。あるいは、出社組と在宅組が混ざって会議をすると、在宅組は話に参加しづらく聞くだけになってしまう・・・。

こうした状況を回避するために、上司・先輩としては2つの解決策を徹底してほしいと思います。

解決策3:勤務状況を確認して、仕事と生活のメリハリをつける

「勤怠管理システムを導入しているから、長時間労働はないよ」という考え方は要注意です。新入社員の場合は、学生時代と生活リズムがまったく違うために適切な休憩をとれていない可能性があります。

  • 昼休憩の1時間はパソコンをOFFにして休めているのか?
  • トイレ休憩は適切にとっているか?
  • 勤務時間外でチャットやメールをチェックしすぎてないか?
  • 仕事のはじまり、おわりは勤怠通りになっているか?

特にテレワークにおいて健康を害してしまう要因としては、「パソコンのつけっぱなし」があります。オフィス勤務であれば、朝来てONにし、帰る時にOFFにすることで仕事とプライベートの切り替えができます。

ところがテレワークの場合では、ダラダラと動画を見てしまったり、逆に退勤したのにメールチェックをしたりしてしまうことがあります。

朝礼・夕礼を実施し、会議ツールのカメラをオンして顔が見える状況で、仕事と生活の切り替えを促すように注意しておきましょう。

解決策4:密なコミュニケーションの頻度を確保する

このご時世ですから、密になることは避けられがちです。一方で、コミュニケーションがおろそかになることでメンタル面での健康リスクがあがることも事実です。

ですので、大勢があつまってワイワイするコミュニケーションではなく、先輩社員や上司と1対1になれる環境をつくっておきます。

最近流行りの人材育成手法としては、「1on1」と「メンター制度」がありますね。これらの手法に共通する考え方は、

大勢で長い時間をたまに共有するよりも、
個別に短い時間を高頻度で共有するほうが上司への満足度、ひいては会社へのエンゲージメントを高めることにつながるという点です。

ここで紹介した2つの解決策以外にも、上司や先輩からのメンタルヘルスケア(ラインケア)は従業員の健康管理として重要な考え方です。他にもいくつか解決手段があるので、以下の記事を参考にしてみてください。

ところで、飲みニケーションは効果あるのか?

「お酒を飲む若手が減ってきた。だから心を開いて会話する機会がない・・・」
「感染症対策のご時世、飲み会ができない。だから・・・」

こういった声をよく聞くようになりました。飲み会・飲みニケーションと呼ばれるものは、一概にダメ!といわれるものではありません。

実際、2020年新卒社員の本音調査の中には、もっと話したい・食事に誘ってもらいたいという意見もあったほどです。

では、健康管理という面では飲みニケーションがどうなのかというと・・・やはりアルコール自体はストレス耐性を下げるため、仕事がせっぱつまっていたり、入社したばかりの新入社員のメンタル面にとってプラスにはなりづらいものです。

また、オンライン飲み会では時間制限をつけづらいために長時間話してついつい深酒になりがちです。

ですので、コミュニケーションの機会をとるオススメとしては「ランチ」を有効活用してみてはいかがでしょうか。お酒は飲みづらいかもしれませんが、時間が決められており、仕事の話もプライベートの話もしやすいかと思います。

たとえば、会社の福利厚生として「新入社員をランチに誘った場合はランチ代を一定額補助」を出している企業もありますので検討してはいかがでしょうか。

業界をリードする企業なら実践してほしい2つの解決策

ここまでの4つの解決策は基本です。すでに取り組んでいる企業もあるでしょうし、逆に取り組んでいなければ不十分な健康管理として労務リスクを抱えていることになってしまいます。

さて、ここからはプラスアルファの健康管理として、特に大手企業であったり、業界をリードするような先進企業ではぜひとも実践して欲しい解決策を2つご紹介します。

どちらの取り組みも人事・総務だけでなく、産業医やカウンセラーといった専門家の協力が必要な方法ですが、最後に取り組みやすい方法もご紹介しますね。

毎年10人以上、新入社員が入社する規模なら・・・

大企業になってくると毎年の新入社員の数が増えるだけでなく、中途入社の社員も増えてきますよね。これらの採用活動には、時間もお金もそして会社の期待も大きくかかっています。しかし、残念ながらどうしても休職・離職にいたってしまう社員が発生してしまいます。

そうしたもったいないケースをなるべく起こさないように対応するために、「衛生計画」をたてることをおすすめしています。以下の図は、衛生計画のサンプルになります。

どのような取り組みを、いつ(何月)、誰が実施して、結果どういう状況だったのか、記録はどこに保管しているのかといった情報をエクセルでまとめます。

解決策5:年間の衛生計画を作成する3つのメリット

ひとつめは、業務のヌケモレをなくせること。ふたつめは年度ごとにPDCAを回せること。そしてみっつめがもっとも大事なメリットで、予算を取りやすくなることです。

企業の安全衛生・従業員の健康管理の業務については、なかなか予算がつきづらいことが現状です。なぜなら、何に取り組んでいるのか目に見えづらいから。

そこで衛生計画表を用いることで、健康管理にどれくらいの時間とお金が必要であり、どれほどの影響力があるかを示すことができるようになります。

衛生計画に組み込むおすすめ施策

衛生計画には法定義務に関する事項が中心にリストアップされますが、本記事を読んでいる方にはぜひプラスアルファの取り組みもとりいれてほしいと思います。オススメの施策を紹介しておきますね。

  • 衛生委員会にて、新入社員に関するテーマを設ける
  • オフィス環境・在宅勤務環境を定期的にチェック
  • 産業医・保健師による新入社員向け研修
  • 上司・先輩向けのラインケア研修
  • ストレスチェックの複数回実施
  • ハラスメント対策
  • 禁煙対策

IPOを目指しているor上場企業なら・・・

スタートアップ・ベンチャーで早期のIPOを目指していたり、すでに上場企業として社会的評価を受けている企業では、従業員の健康管理について最低限の取り組みだけでなくプラスアルファの体制づくりが求められます。

なかでもおすすめは、外部相談窓口を設置することです。

解決策6:外部相談窓口による専門家のフォローアップ

2020年6月、ハラスメント防止法(改正労働施策総合推進法)が施行され企業にはパワーハラスメントを未然予防・再発防止する措置をとる義務が課されました。

この義務の中には、ハラスメントに関する外部相談窓口を設置することが含まれています。

せっかく外部の専門家(保健師やカウンセラー)と相談できる体制が整えるので、ハラスメントに関する相談だけに使うのはもったいないですよね。

多くの企業ではEAP(従業員支援プログラム)の一環として、相談窓口を設置してメンタルヘルスに関する相談も受け付けています。

外部相談窓口を有効活用するときの注意点

ハラスメントやメンタルヘルス以外でも外部相談窓口は活用できます。

たとえば、病欠・遅刻の対策として。2021年現在では感染症流行のため病院にもかかりづらい状況が続いています。そこでまずは外部相談窓口を通して症状を見てもらい、病院にかかる緊急性があるのかや少しでも早く病気の芽を摘み取ることに使えます。

しかし、従来のEAPでは対処が難しいケースもあります。

それはメンタル不調や病気の原因が職場にあるケースです。

職場に不調の原因がある場合には、従業員との話し合いだけでは根本解決にできません。どうしても外部の専門家が人事と連携をとりながら、従業員の問題を解決する体制を気づく必要があります。

私たちが提供するCarelyでは、外部相談窓口を担当する専門家(看護師・保健師)が企業ごとに担当制でついているため、個人情報には配慮しながら人事とのホットラインをもっています。もし従業員の健康管理とともに外部相談窓口も設置したいとお考えであれば、一度ご検討してみてください。

6つの解決策のおさらい、そして来年に向けて。

お疲れさまです、本日は「テレワークにおける新入社員の健康管理」について最後まで読んでいただきありがとうございました。

最後に今日の話をまとめておきます。記事内ではより詳細な解説や、参考サイトへのリンクも貼っていますので、あらためて振り返ってもらえると嬉しいです。

  • テレワークの不備は、新入社員の3年以内離職意向を高めてしまう。
  • しかしテレワークによって新たな健康リスクも発生している。
  • まずは健康状態を把握する4つの解決策
    • 1:雇入れ時健康診断
    • 2:ストレスチェック
    • 3:勤務状況の確認
    • 4:密なコミュニケーション
    • 5:年間の衛生計画をたてる
    • 6:外部相談窓口を設置する

また冒頭でもお伝えしたとおり、本記事の内容はセミナー動画でもご覧いただけます。動画は社内共有としてもお使いいただけますので、以下のリンクからお申し込みください。

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