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  • 人事向け健康管理の基本
健康管理システムを賢く選ぶ
2021年8月25日 更新 / 2021年7月29日 公開

健康管理システム導入にかかる4つの費用とは?削減できる費用も紹介

\バラバラな健康情報をスッキリ整理する/

企業には安全配慮義務があり、従業員の健康管理が義務付けられています。しかし、健康診断のフォローや産業医面談の準備ばかりに時間がかかってしまい、本来の業務に割ける時間が少なく、業務効率化を進めたいと考えている人事・産業保健スタッフの方も多いのではないでしょうか。

健康管理業務の効率化に有効なのが、健康管理システムの導入です。しかし、健康管理システムを社内に導入するには、「費用対効果」の説明が求められます。

そこで今回は、「健康管理システムの導入にかかる4つの費用」と「導入後に削減できる費用」を解説します。

■健康管理業務の効率化に有効な「ペーパレス化」とは?

健康管理業務の効率化を進めるうえで重要なのは、ペーパレス化の実現です。とはいえ、ペーパレス化と聞くだけでは、具体的な効率化がイメージしづらい方も多いでしょう。

そこで、社内でペーパレス化について共有しやすいダウンロード資料を用意しました。

以下からダウンロードの上、社内の共有資料としてご活用ください。

【前提】健康管理システムの費用は、システムの形態と支払方法で大きく変わる

健康管理システムの導入にかかる費用は、「システムの形態」や「支払い方法」によって必要な金額が上下します。

健康管理システムの形態で言うと、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類にわかれます。

■オンプレミス型の特徴

  • 社内で、システムを動かす「サーバー」や「ネットワーク」などを用意し、システムを導入する方法
  • サーバーや配線などのハード面の費用と、構築するエンジニアなどの人件費がかかる
  • 自社で環境を用意する分、カスタマイズ性は高い
  • サーバーの運用保守が必要となり、エンジニアの人件費がかかる

■クラウド型の特徴

  • クラウドに用意されたサーバーを利用し、システムを導入する方法
  • システムを動かす環境は、健康管理システムの運営会社が構築する
  • 運用保守も健康管理システムの運営会社が行うため、準備は不要
  • 既に開発済みのシステムを導入するため、自社に合わせたカスタマイズはしにくい

オンプレミス型はカスタマイズ性が強い分、初期費用や月額費用が高くなる傾向にあります。一方クラウド型は既に開発済みのシステムを利用する形になるため、費用を抑えて導入が可能です。

本記事では、システム導入がしやすい「クラウド型の健康管理システム」の導入にかかる費用について、話を進めていきます。

■補足:費用以外のシステム比較を知りたい方へ
健康管理システムを選ぶとき、費用の他にも抑えておきたいポイントがあります。以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひあわせてご一読ください。

健康管理システムの導入にかかる4つの費用とは?

次に、クラウド型健康管理システムの導入に必要な4つの費用について解説します。

  1. システム検討費用
  2. 初期費用
  3. 月額費用
  4. 追加オプション費用

とくに4つ目の「追加オプション費用」は、業務の効率化に深く関わってきます。それでは1つずつ見ていきましょう。

1.システム検討費用

社内に健康管理システム導入したいと思っても、いち担当者の権限でシステム導入はできません。上層部に承認を頂く「稟議」を通す必要があります。

稟議を通すには、

  • 導入する健康管理システムのリサーチ
  • 社内で稟議を上げるための資料作り
  • 社内や業者との会議
  • 実際にシステムをトライアルで利用する

といった業務が必要となり、システム検討費用(人件費)がかかる点に注意が必要です。

とはいえ、「社内の稟議用の資料って、何を作ればいいんだろう……」と悩む方がほとんどでしょう。

このような場合は、システム導入の専門家に相談するのが確実です。たとえば『Carely』では、社内の稟議を通す時に使えるサンプル資料(パワーポイント・ワード)を用意しています。

まずは、以下からお問い合わせください。

\社内の稟議を通すときに使える資料も用意!/

2.初期費用

健康管理システムの導入には、次のような初期費用もかかります。

  • 健康管理システムのセットアップ
  • 健診結果や産業医面談の記録などのデータ移行
  • 勤怠や人事などの、他システムとの連携

これらは導入する健康管理システムによって、「固定で〇万円」「従業員数×〇〇円」など、支払う費用が変動します。

いくつかのシステムが選定で来たタイミングで、複数のシステムで見積り相談をしてみることをおすすめします。

3.月額費用

健康管理システムの月額費用は、以下2つのパターンで決定します。

■健康管理システムの月額費用が変わる要因

  1. 従業員数
  2. 利用する機能の数

従業員数に月額費用が決まる場合は、従業員ごとのマイページが作成されます。従業員自身が健康状態を把握しやすくなるため、従業員個人の健康に対する意識の向上が期待できます。

一方で「利用する機能の数」で月額費用が決まる場合、費用を抑えるために使う機能を絞ってしまうと業務効率化しづらくなる可能性も。

たとえば、勤怠システムとの連携機能がなかった場合を考えてみましょう。一般的に、健康情報を管理する部署と勤怠情報を管理する部署は違います。しかし、勤怠情報は産業医面談の際には重要な情報であるため情報共有が必要不可欠です。

もし勤怠システムとの連携機能があれば、産業医面談ごとに勤怠情報をエクセルにまとめる必要はありません。月に1回データをインポートするだけで、従業員ごとの個人カルテに紐付けることが可能です。

一部の産業保健スタッフだけが管理システムとして利用するのか(機能数による費用)、従業員を含めた全社的な健康管理サービスとして利用するのか(従業員数による費用)で月額費用の妥当性を判断することをおすすめします。

4.追加オプション費用

健康管理システムによっては、業務効率化につながるオプション機能があるケースも。追加オプションは別費用となるので、その点も確認しておくことがおすすめです。

たとえば『Carely』では、以下のオプションを付けることが可能です。

  • 健診予約や健診費用の支払い代行
    • 健康診断の予約~事後措置まで、まるっと代行可能!
  • 健診結果(紙)からのデータ化
    • Carelyを導入する際、過去の健診結果をデータ化して登録します
  • 産業医・保健師の派遣
    • 優秀な産業医・保健師選定・派遣できるオプションです
  • 外部システムとの連携
    • 人事情報・勤怠管理システムと連携し、アカウント管理を効率化
    • 他システムと連携しやすい仕組み(API)もあり
    • IP制限やシングルサインオンなどセキュリティを高めるオプション機能

ここまで、健康管理システムの導入にかかる4つの費用について解説しました。しかし、健康管理システムの費用対効果までイメージしにくい方もいると思います。

そこで次に、健康管理システムで導入後に削減できる費用の例をご紹介します。

健康管理システムで削減できる費用の例は?削減効果の高い業務も2つ紹介!

ここからは、

  • 健康管理業務にかかっている費用の例
  • 【削減できる費用1】健康診断の予約
  • 【削減できる費用2】健康診断後の事後措置

の流れで、健康管理システムで削減できる費用の例について解説します。

【前提】健康管理業務には、どのくらいの費用がかかるのか

健康管理業務は、6つのカテゴリにわけられます。たとえば1000人規模の企業の場合、健康管理業務にかかる人件費・外部委託費用とその内訳は次のとおりです。

■補足:従業員規模別の例における計算について

  • 1000人規模かつ、8事業所を想定
  • 産業医・保健師などの人件費は、それぞれ以下を想定
  • ・産業医の委託費:3〜5万円
    ・保健師および人事の人件費:時給3,000円

  • 各業務にかかる必要時間は、以下2点を考慮して算出
  • 1.健康経営度調査結果
    2.iCAREの業務委託実績

業務のカテゴリ費用の例(年)作業の例
1.産業医566万円・衛生委員会の参加
・事業場の巡視
・長時間労働者の面談
・高ストレス者の面談
・休職・復職者の面談
・ストレスチェックの実施
・その他の健康相談
・面談の準備と記録の保管
2. 健康相談窓口180万円・体調・身体愁訴
・人間関係
・ハラスメント
・仕事の質と量
・オフィス環境
3. 定期健康診断1,405万円(検査費用を含まない)・制度・会社補助の構築
・予約・受診勧奨
・健保への補助申請
・医療機関への支払い
・健康診断の就業判定
・有所見者への保健指導
・再検査の受診勧奨
・労基署への結果報告
・個人票の記録と保管
4. ストレスチェック123万円・実施規定と周知
・検査の実施
・集団分析
・高ストレス者の面談勧奨
・労基署への結果報告
・個人結果の保管
5. 長時間労働対応140万円・長時間労働者の管理
・疲労蓄積度チェックリスト
6. 衛生委員会・巡視58万円・衛生委員会の開催
・衛生管理者による巡視
・議事録の保管と掲示

上記の表の費用を合計すると、2,472万です。なかでも、以下のコストが多いことが分かります。

  • 定期健康診断の業務の費用:1,405万円
  • 産業医に関する業務の費用:566万円

なかでも健康診断に関する2つの業務、

  1. 健康診断の予約(人事・総務部の人的コスト削減)
  2. 健康診断後の事後措置(産業保健スタッフの人的コスト削減)

は人事・産業保健スタッフの工数が多くかかっており、効率化できれば費用削減につながります。

続いて、上記2つの業務に分けて、どの程度の費用を削減できるか見ていきましょう。

【削減効果の高い業務1】健康診断の予約(人事・総務部の人的コスト削減)

健康診断の予約はとにかく煩雑です。従業員数の多い企業だと、クリニックとのやりとりや、受診日のリマインドメールを送るのも膨大な量です。そのコストは、1000人程度の規模の企業だと「1200万」ほどにもなります。

その点健康管理システムを導入すれば、健康診断の予約を効率化可能です。利用するシステムによって削減できる具体的な費用は変わりますが『Carely』なら、

  • 複数人で対応していた予約業務が、1人でも対応可能になる
  • 健康診断の予約時期に雇っていた派遣社員の労力が不要になる
  • 空いた時間を健康教育や面談フォローの時間に使える

といった人的コストの削減が可能です。

たとえばCarelyの健診WEB予約システムでは、人事・総務担当者ではなく従業員自身がクリニックを予約します。時間で言うと、健康診断の予約に1人当たり2週間以上かかっていた時間が、「3日程度」で終わります。

Carelyの健診WEB予約システムの詳細については、以下からお問い合わせください。

\従業員自身が健康診断を予約する時代に!/

【削減効果の高い業務2】健康診断後の事後措置(産業保健スタッフの人的コスト削減)

健康診断後の事後措置では、健診結果を紙のままで作業していると膨大な時間がかかってきます。特に全国に支社や支店があるような大企業では、本社で健診結果をとりまとめるための郵送やファイリングが代表的なムダ作業です。

事後措置にかかる費用は、従業員数1,000名規模の会社で830万ほどです。業務に費やしている時間で言うと、最低でも120時間以上かかります。

事後措置ガイドブック

しかしCarelyのような健康管理システムを導入すれば、健康診断結果のデータ化だけでなく、保健指導・産業医面談のために必要な書類作業が大きく省かれます。

■Carelyでできる事後措置を効率化できる機能

  • 従業員ごとに、以下の情報がひとつの画面で確認できる
    • 健康診断の結果
    • ストレスチェックの結果
    • 毎月の残業時間
    • 面談記録
  • ハイリスク者の選定は、システムで設定した基準値を元に自動抽出される
  • 産業医面談に必要なデータも、産業医面談を記録する画面に表示される

その結果、従業員数1,000名規模の会社で事後措置にかかっていた費用は、以下のように削減できます。

  • 健康管理システム導入前…830万程度・120時間以上
  • 健康管理システム導入後…200万程度・30時間以下

事後措置の業務効率化を進めたい方は、以下の資料をご一読ください。

ここまで、健康管理システムの導入にかかる費用と導入後に削減できる費用の例をご紹介しました。最後に、健康管理システムの導入を検討する際によくある2つの質問について、回答とセットてお答えします。

健康管理システムの導入を考えるによくある2つの質問と回答

健康管理システムの導入を考えるとき、

  1. 健康管理システムを導入すべきタイミングはあるの?
  2. 健康管理システムの導入を社内提案するにはどうすればいいの?

といった点が気になるもの。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

【質問1】健康管理システムを導入すべきタイミングはあるの?

健康管理システム導入のタイミングは、企業規模や効率化したい業務を考えて判断するとよいでしょう。

たとえば300人前後の企業なら、健診予約の業務を負担に感じやすいタイミングです。そのため健診予約代行システムを導入すれば、業務効率化に繋がります。

以下の記事では、健康管理システムを導入すべきタイミングについて詳しく解説しています。システムを導入して成功した企業の事例も紹介しているので、ぜひこちらもご一読ください。

【質問2】健康管理システムの導入を社内提案するにはどうすればいいの?

健康管理システムを導入するには、会社の上層部を説得することが重要です。

そのためには、社内提案に活用できる資料を作成する必要があります。提案に使える資料を作るステップは、以下のとおりです。

  1. 産業医と協力し、業務課題を明確化する
  2. 業務課題の具体的な原因が分かるように、情報を整理する
  3. システムの導入で、課題が解決できる点を整理する
  4. 導入予定のシステムを選定した理由を明確化する
  5. 投資対効果を数字でわかるように整理する
  6. ステップ1~ステップ5をまとめた資料を作成する

上記の流れを参考に情報を整理して提案すれば、社内稟議に通りやすくなります。

健康管理システムの導入を社内提案する具体的な方法は、以下で詳しく解説しています。健康管理システムを導入して業務効率化を図りたい方は、ぜひご一読ください。

まとめ:健康管理システムを導入すれば、費用が大幅に削減できる

本記事では、健康管理システムの導入にかかる費用と、削減できる費用について解説しました。

Carelyの健康管理システムを導入すれば、健康管理業務にかかっている人的コストを大幅に削減することが可能です。

  • 健康診断の予約にかかる費用(人事・総務部の人的コスト削減)
    • 複数人で対応していた予約業務が1人でできるようになる
    • 健康診断の予約に1人当たり2週間以上かかっていた時間を「3日程度」で完了できる
  • 健康診断後の事後措置にかかる費用(産業医の人的コスト削減)
    • 830万程度だった事後措置の費用が200万程度になる
    • 120時間以上かかっていた事後措置が30時間以下で完了する

コストを抑えて業務を効率化したいなら、健康管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。まずは、以下からお問い合わせください。

\バラバラな健康情報をスッキリ整理する/

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  • 人事向け健康管理の基本

執筆・監修

  • Carely編集部
    この記事を書いた人
    Carely編集部
    「働くひとの健康を世界中に創る」を存在意義(パーパス)に掲げ、日々企業の現場で従業員の健康を守る担当者向けに、実務ノウハウを伝える。Carely編集部の中の人はマーケティング部所属。

お役立ち資料

  1. 定期健康診断の事後措置ガイドブック 冊子版(PDF)
    健康診断の義務は、実施よりも"事後措置"の方が重要です。業務効率化を図りながら、ミス・モレのない実務ノウハウを解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  2. 健康経営2021 ステップアップ講座
    2020年は健康経営推進担当者にとって波乱の年になりました。今年そして来年以降の健康経営計画の見直しをふまえた、最短で認定取得を目指すステップアップ講座です。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  3. 特殊健診は怖くない!有機溶剤編
    初めて特殊健診を管理する保健師・衛生管理者向けに、「有機溶剤予防規則に基づく健康診断」について解説しました。(監修:産業医・労働衛生コンサルタント 山田洋太)
    健康診断
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  4. ー改訂版ー
    オフィスの感染予防 対策ガイドラインの解説
    経団連が発表した感染症対策ガイドラインをさらに深堀って解説します。抽象的な指針だけでは分からない、実務レベルの対策を解説しています。
    テレワーク / コロナ
    資料をダウンロードする
  5. 健康診断をペーパレス化。メリットと外部業者の選び方
    まだ紙で管理しますか?延べ200社の健康診断の管理をペーパレス化してきたから分かった、人事労務・保健師の業務を効率化するコツと運用法を解説します。
    健康診断
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  6. 「健康投資管理会計ガイドライン」を会計士が人事総務向けに解説
    公式では分かりづらい管理会計のガイドラインを、労働安全衛生法に精通した会計士が分かりやすく解説します。
    健康経営
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  7. 人事が主導する、健康経営スタートガイド
    社員食堂の整備やウォーキングの目標設定よりも、前に実践すべきことがあります。人事の仕事がラクになる健康経営のコツを紹介します。
    健康経営
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  8. 健康管理費のコストカット表
    会社から経費削減を命じられているものの「健康管理費はどこまで削減していいものか」分からない方へ。従業員の健康を守りながらコストを削減する事例を紹介します。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  9. 働き方改革の新しい義務『健康情報管理規程』の策定マニュアル
    厚労省から公表されているサンプルでは分かりづらい、という人事の方へ。ハンザツな規程作成が5ステップで完了します。
    法律 / ガイドライン
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  10. 集団分析の社内報告マニュアル
    ストレスチェック担当者が、上司・経営者から評価を得るために。厚労省の判定図の正しい読み方から社内報告の方法を産業医視点で解説します。
    メンタル / 過重労働
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  11. 急増するテレワーク中のメンタルヘルス対策と、失敗する予防策
    テレワークとオフィス勤務が混在する働き方の企業向けに メンタル不調者への法的に正しい実務対応を30分で解説します。
    テレワーク / コロナ
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  12. 健康管理検定 中小企業の法令遵守編
    本セミナーは従業員数50人〜200名程度の企業が対象です。 あなたの会社では健康管理の法的義務に正しく対応できていますか?
    健康経営
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  13. ベテラン人事こそ失敗する、休復職者対応5つの落とし穴
    「スムーズに復職は、休職前の準備は大事」 人事の工数を最小限におさえる休復職対応を、保健師が解説します。
    産業医
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  14. 2021年度、コロナ禍での健康診断を再計画
    コロナ禍で重要度があがった従業員の健康管理。 2021の健康診断では、ルールの正確が必要です。最近情報は30分で紹介。
    健康診断
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  15. 先回りメンタルヘルス対策
    -IT企業編-
    クリエイティブ職が多いIT企業だからこそ注意が必要なメンタルヘルスの予防と対策。心の問題以外にも焦点をあてて解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  16. 上場企業の常識になった、衛生計画の上手な立て方
    人事や専門家(産業医や保健師)がチームとして健康管理に取り込むためのツール「衛生計画」の実務的な作業方法を解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  17. 健康管理検定〜初心者担当者レベルアップ編
    人気セミナーをシリーズ化。「健康管理はやっぱりなしでも全部はできない」で悩んでいる労務・総務担当へ実務のコツを紹介します。
    健康診断
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  18. メンタルヘルス対策と健康経営への活用
    これまで注目されてこなかったストレスチェックの集団分析を通して、 見えにくい従業員の健康課題をデータから客観的に表します。
    健康経営
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  19. 健康診断・健康情報をペーパレス化した失敗事例と成功のコツ
    バックオフィスのDXが進む中、健康情報の個人情報保護の関係で ペーパレスが遅れています。正しいペーパレス事例を紹介。
    健康診断
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  20. 脱,やりっぱなしのストレスチェック
    高ストレス者の対応だけで終わらせるのはもったいない 生産性をのばす科学的分析と実務のコツを30分で解説
    調査レポート
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