健康診断結果をペーパレス化する、メリットと外部委託業者の選び方

2021年2月5日 更新 / 2021年2月5日 公開
健康診断の効率化

2020年はバックオフィスの働き方が強制的に変革した年でした。感染症対策のためにはじまったテレワークにより「紙とハンコ」を使った仕事をペーパレス化する必要があったからです。

とはいえ、いくつかの業務はすんなりとデジタル化できました。たとえば経理・経費精算についてはスマホの会計アプリを利用して申請できるようになり、入退社の管理については電子申請の義務化に伴い無料から使えるシステムがあります。

一方で、健康診断についてはまったくと言っていいほどペーパレス化が進んでいません。これにはいくつかの理由があります。法律上のハードル、医療機関との関係、個人情報の取扱いなど。

本記事では、企業が実施する健康診断(結果)をペーパレス化を後押しするための最新情報の提供と、ペーパレス化を実現する方法のメリット・デメリットを解説します。

人事・総務の健診担当者にとっては業務効率化となり、企業としてコストカットにもつながるのが健康診断のペーパレス化です。本記事を参考にチャレンジしてみてください。

今年度からペーパレス化を委託・外注したい健診担当の方へ

健康管理システムCarelyを導入した企業のうち、4社に3社は健診結果のデータ化オプションを利用しています。最短1ヶ月でシステムに取り込まれるので、今年の健康診断から対応可能です。ご興味がある方は以下のページから資料請求ください。

https://www.carely.jp/hr/annual-health-checkup/

ペーパレス化によって、残業を削減し健康づくりに集中できる

紙とハンコをつかった健康診断業務をペーパレス化することがどれだけ担当者の業務工数を減らすことができるのか。担当者自身は肌身で感じているので、重要性を理解していると思いますが、実務を担当していない部門長や経営者への説明は困難なものです。

そこでいくつかのデータを使って、健診結果のデータ化が企業にとってもメリットのある取り組みであることをご紹介します。

メリット1. 残業時間の削減

2019年の働き方改革関連法にはじまり、2020年はテレワーク、2021年はDX(デジタルトランスフォーメーション)が人事・総務にとっての課題になっています。では、人事・総務の担当者はどれくらい残業しているのでしょうか?

人事・総務は担当業務が掛け持ち・兼務であることが多く残業の上限に近い40時間以上が3割を超える事態になっています。

次に健康診断の実施後に行う事務処理と法定義務(事後措置)について、どれくらいの時間を費やしているかを調べてみました。

事後措置では主に4つの義務が発生します。上記の図は、1,000人規模の企業において事後措置にかかる時間を業務別に表したものです。

実際にはこのほかにもムダな時間がかかります。産業医面談の準備として健診結果を準備する際に、紙でファイリングしていたりPDFでスキャンしているだけの状態では、準備して片付けるたびに時間がかかります。 10分の産業医面談のために、人事が15分かけて書類を準備するケースはよくあることです。

もし健診結果をペーパレス化できれば、事後措置にかかる時間(データの整理や集計)を大幅に短縮することができます。

メリット2. 健康づくりのPDCAが回せる

「時間がかかったとしても、今まで法令遵守はできているからペーパレス化は必要ない」と、経営陣から提案を却下された経験をお持ちの方もいるかと思います。

健診結果のペーパレス化は人事や総務の健診担当者にメリットがあるだけでなく、従業員にもメリットがあります。本来、人事や総務にとってデータ整理や集計といった作業は本来業務ではありませんよね。

  • 健康に不安をかかえる従業員がいれば、いち早く声をかけ病気を未然に防ぐ。
  • 感染症対策のために会議室や玄関などの整備が必要ならば、工夫して人と人との接触を減らす策を講じる。
  • テレワーク導入によって成果主義での人事評価に切り替えるならば、評価制度や面接の仕組みを整える。

このような生産性の高い仕事に集中するためにも、健診結果をペーパレス化することでムダな作業時間を減らすことが重要になるのです。

健康診断のペーパレス化が進まない2つの理由

これだけメリットの大きな健診結果のぺーパレス化を、なぜ多くの企業が推し進めないのでしょうか。健康診断に関連する紙を使った業務を振り返っておきましょう。

健康診断の結果だけでなく、いくつかの場面でまだまだ紙・ハンコを使った作業は残っています。

健康診断の紙業務詳細
健診クリニックへの予約受診者や日程調整のためのFAX(電話)
健康保険組合への補助申請健康診断の料金を所属健保が補助してくれる制度を利用するための申請書や請求書
健康診断の結果紙のままで保管、またはスキャンしたPDFや画像データも含む
労基署への報告書従業員50名以上の事業所では、所轄の労基署へ健康診断を実施した報告書の提出が必要

このうち、「健康診断の結果」以外の業務では徐々にペーパレス化できる環境が整ってきています。

一部の健診機関・クリニックでは予約システムを導入しはじめていますし、多くの中小企業が所属する健保である協会けんぽでは補助申請の申込みが不要になりました。また、労基署への報告書は電子申請が可能になっています。

しかし、健康診断の結果をペーパレス化できている企業は限られています。特に管理部門への予算配分が少ない中小規模の企業ではほぼ100%、紙のままで保管している状況です。

理由1. 健診クリニックから紙で送付されるから

健康診断結果のペーパレス化が進まない最大の理由は、健診機関・クリニックから健康診断の結果が紙で送付されるためです。

多くの企業では以下の流れのように健康診断の結果が封書の状態で送付されます。

健診クリニックが、メールやエクセルといった電子媒体を使わずに紙(封書)で健診結果を送付している理由は、個人情報保護の観点です。

企業が実施する健康診断の結果は、あくまでも従業員の個人情報です。そのため、企業(人事や健診担当者)が無条件ですべての健康診断結果を見ることはできません。企業ごとに健康情報管理規程を作成し、健康診断の情報を誰がどこまで利用できるのかについて従業員から了承をとる必要があります。

しかし健診クリニックからすると、企業側でどこまで個人情報保護に対応しているのか把握できません。そのため、紙で送付される状況が続いているのです。

ですので、企業側から健診クリニックに対して「健康情報の取扱規程を適切に定めているため、健康診断結果をデータ(CSV)でご送付ください。」とお願いすれば対応してくれるケースが増えてきました。

どうしても健診クリニックがデータでの送付に対応してくれない場合は、健診代行業者を利用して紙からデータ化する必要があります。この方法についてはのちほど詳しくご説明します。

理由2. 個人票に産業医の押印が必要だから

ほとんどの企業が健診結果のペーパレス化を実践してこなかった理由は、法律によるハードルも大きな理由です。

具体的には、法律で定められている個人票(従業員それぞれの過去5年分の履歴と医師の意見が書かれた書類)を作成する際に産業医の押印が必要だったからです。

事業者は、(中略)健康診断の結果に基づき、健康診断個人票(様式第5号)を作成して、これを5年間保存しなければならない。

労働安全衛生規則 第51条より抜粋

この法律(省令)を厳密に守ろうとすると、せっかくデータ化したのにハンコを捺すためにプリントアウトして、またスキャンしてデータ化するという逆にハンザツな作業になってしまいます。

ところが、2020年8月の法改正により、個人票への押印(または電子署名)が不要になりました。ですのでつい昨年までは、健診結果を紙で保管しておく理由があったのですが、2021年現在では紙で保管しておくこと理由はなくなりました。

健診結果のペーパレス化は法律的にも実務的にもOK

ここまで健診結果のペーパレス化が進んでこなかった理由を解説しました。いくつかの課題は残りますが、2021年現在においては健診結果を紙のままで保管しておくメリットはありません。

特に強制的にテレワークへ移行した企業では、「健康診断が紙のままで残っているので健診担当者は出社しなければ仕事にならない」という状況が起きています。

それでは、具体的に健診結果をペーパレス化する方法とあなたの会社で導入する際の注意点について解説します。

健診結果をペーパレス化する4つの方法

健康診断結果をペーパレス化するにあたり、もっとも多くいただく質問が「健康診断は紙で保管しなければいけないのでは?」という質問です。

たしかに以前までは、企業が実施した健康診断の結果(個人票)を書面、つまり紙で保存する必要がありました。現在では平成17年の法改正と省令により、健康診断の結果を電子媒体で保存することが可能になりました。

2020年の法改正により個人票に産業医の押印が不要にもなったため、健診結果をデータとして保存できれば紙の結果は破棄しても、法的に実務的にOKです。

スキャンしただけの、なんちゃってペーパレスは無意味

紙の結果をデータ化する場合に、複合機などでスキャンしてPDFや画像データとして保管することをイメージする方がいらっしゃるかもしれません。

すでに解説した通り、健診結果をペーパレス化するメリットとは単に紙を破棄できることではなく、エクセルのようにデータの整理や集計がしやすい形になることでムダな作業を減らせることです。

またデータの形式にも注意が必要です。国が定める仕様のXML形式では一部の検査項目が不足しており、健康診断の事後措置としては使えず、また特別なシステムを導入しなければデータの整理や集計はしづらい形式です。

表計算ソフト(エクセル等)で扱えるCSV形式のデータとして保管するか、CSV形式のデータを書き出せるシステムを導入することがペーパレス化の前提条件になります。

内製化 vs 外部委託。それぞれのメリットとデメリット。

健康診断の結果をペーパレス化するにあたり、内製化するか外部委託するか。さらに外部委託する場合でも3つの方法があります。それぞれのメリットとデメリットを以下の表にまとめました。

対応方法メリット・デメリット
自社で紙からデータ化◯ 特別なシステムの導入は不要
✕ 専門家(産業医・保健師)の協力が必要
健診クリニックと契約◯ 費用が安い
✕ 一部の病院しか対応していない
データ化のみ委託◯ 比較的安価に導入できる
✕ 健康診断の知見がないと誤入力が起こりやすい
健診業務全般を委託◯ 社内の工数が削減できる
✕ 費用が高い

まず内製化する方法としては2つあります。ひとつが自社で紙からデータ化する方法、もうひとつが健診クリニックと契約しCSVデータをもらう方法です。どちらも特別なシステムやサービスを導入しないため、費用を抑えてペーパレス化を実現できます。

ただし、条件付きです。健康診断の結果を正しく読むには専門知識が必要ですし、一般の事務職では難易度が高いデータ入力作業になります。そのため専門家(保健師や看護師)を雇用する必要があり、結局は人件費がかかってしまうでしょう。

つぎに外部委託する方法としては、データ化のみ委託するか、健診に関連する事務作業全般を委託する2つの方法があります。どちらを選ぶかは、企業ごとの課題によります。

たとえば、健康診断の予約や日程調整にも困っている企業では健診業務全般を委託することで、社内の工数削減を最大化できます。逆に工場や倉庫などで巡回健診を実施している企業では、データ化のみを委託すれば十分でしょう。

まとめると、健診結果のペーパレス化を内製化できる企業は条件が厳しいため限られてきます。多くの企業では外部委託することをおすすめします。

そもそも健診結果のペーパレス化をすすめる目的は、人事の残業削減(業務効率化)と従業員の健康づくりですよね。健診結果を活用してハイリスク者をフォローしたり、人事として生産性の高い業務に集中するならば、内製化よりも外部委託でペーパレス化をすすめるほうが目的への近道になります。

外部委託業者を選定するときの注意点

本記事の最後に、健診結果のぺーパレス化を外部委託する際の注意点をご紹介しておきます。健康診断の結果は、事後措置を適切に実施して法令遵守を徹底するために必要な情報です。

残念ながらペーパレス化はできたものの、結局使い物にならず逆に手間がかかってしまったという事例もあります。そういった事態にならないためにも、外部委託業者を選定するときに必ずチェックすることをおすすめします。

注意点1. 健康情報管理規程を理解しているか

健康診断結果は従業員の個人情報です。ですので、たとえ企業が実施した定期健康診断であっても、その情報を好き勝手に利用できるわけではありません。

そのため2019年には全企業に対して「健康情報管理規程を策定する義務」が課されました。これは健康診断やストレスチェックといった従業員の健康情報を、企業が従業員の健康と安全を守る範囲で保管・利用できるようにするための社内規程です。

健診結果のぺーパレス化にあたり外部委託業者へ健康情報を渡すことになるので、企業としては健康情報管理規程を定めて衛生委員会で了承を得る、という業務が発生します。

もしこの点を理解していない外部委託業者の場合は、健康情報の取扱いにリスクが発生するため事前のチェックが必要です。

「健康診断のぺーパレス化を委託するにあたり、社内で準備しておくべきことはあるでしょうか?」

と外部業者を選ぶ際には尋ねてみてください。健康情報管理規程について言及されるかどうかが判断基準になります。

健康情報管理規程をまだ策定していない企業向け

2019年に全企業に対して新たな義務となった「健康情報管理規程」。厚生労働省によるガイドラインだけでは作りづらいという声をいただくため、ステップバイステップで解説した資料をご用意いたしました。ぜひご活用ください。

注意点2. PマークまたはISMSを取得しているか

健康情報の取扱について理解した上で、客観的なセキュリティ認証を取得しているかどうかもチェックポイントになります。

プライバシーマーク(Pマーク)またはISMS(ISO27001)を取得しているかどうかも判断基準になります。また大手企業では社内規程として、個人情報を委託する業者選定の際のチェックポイントがあるはずですので、その点の確認もお忘れなく。

注意点3. フォーマット・基準値の統一

健康診断の紙の結果をご覧になったことがある健診担当の方はご存知かと思いますが、健診結果のフォーマットや各検査項目の判定基準値は健診クリニックごとに異なります。

同じ検査項目でも数字とアルファベットでバラバラに書いてあったり、検査項目の名前自体も日本語表記・英字表記が入り混じっています。また有所見を判定する基準値もズレがあるため、同じ検査結果である従業員同士でもB判定の人とC判定の人が混在するのです。

これでは産業医による就業判定や有所見者への保健指導を適切に実施することは困難になります。

健診結果をペーパレス化する際には、フォーマトッや基準値を統一してデータに落とし込む必要があります。

注意点4. データ納品までのスピード

「ペーパレス化を委託したは良いものの、受診してから半年たってようやくデータが納品された。」

といった声をいただくことがあります。受診から半年も経過してしまうと産業医による就業判定や保健指導を実施するタイミングを逃してしまい、ペーパレス化したメリットがなくなってしまいますもちろん従業員の健康づくりを促進するメリットにもなりません。

注意点3で示したとおり、健康診断をデータに落とし込む際には表記や基準値の違いを加味しながらの作業が必要がです。そのためデータ納品までの時間がある程度かかってしまうものです。

とはいえ、ペーパレス化のメリットを活かすためには遅くとも3ヶ月以内、できれば1ヶ月程度でデータ納品されるスピードの外部委託業者を選ぶことを強くおすすめします。

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