健康診断の効率化
2022年7月25日 更新 / 2021年5月24日 公開

【保存版】健康診断の従業員予約をスムーズに進める6つのコツとは?

【保存版】健康診断の従業員予約をスムーズに進める6つのコツとは?

「健康診断の予約で、従業員とのやり取りにかかる時間を効率化したい……」
「負荷の高い健康診断の予約業務を、なんとかラクに終わらせたい……」
と悩んではいませんか?

従業員の健康診断を予約するには、膨大な時間がかかります。できるだけ予約をスムーズに進めて、予約業務にかかる時間を削減したいと考える会社も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、健康診断の従業員予約を円滑に進める6つのコツをご紹介します。

健康診断を従業員ごとにスムーズに予約する6つのコツとは?

健康診断の従業員予約をスムーズにするコツは、以下の6つです。

  1. マニュアルを用意して、従業員予約の作業確認にかかる時間を減らす
  2. Googleフォームなど、従業員の希望を整理しやすいツールを使う
  3. 従業員の健康診断の予約状況を管理できる資料を用意する
  4. 従業員数が多い(500人以上)の場合は、事前に健診クリニックで予約の枠を取る
  5. 健康診断の管理者と従業員が直接連絡を取り、希望確認までの時間を削減する
  6. 日程調整がなるべく発生しづらいように、受診日をリマインド通知する

特に4つ目の「事前に健診クリニックで予約の枠を取る」は、従業員数が多いほど効果が上がります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.マニュアルを用意して、従業員予約の作業確認にかかる時間を減らす

健康診断の従業員予約は、

  • 健康保険組合
  • 健診クリニック
  • 従業員

の3者でやり取りが進むため、予約完了までの流れが複雑かつ時間がかかります。スムーズに予約を進めるためにも、まずはマニュアルを用意しましょう。

健康診断を予約・受診する手順は、以下のとおりです。マニュアル化する際の注意点も記載しているので、ぜひ参考にしてください。

  1. 従業員の希望日程の調査
    • 送付するメッセージやアンケートの内容をテンプレート化しておくと、効率化に繋がりやすい
    • 以下のルールを決めておくと、さらに業務が進めやすくなる
      • 健康診断の○ヶ月前に通知する
      • アンケートの回答期間は1週間程度にする
      • 期間内に回答がない従業員は、空いている枠に自動で予約する
  2. 健診クリニックへの予約
    • 予約に必要なメールや、FAXのテンプレートを用意しておく
    • 名前や日付などの値を変えるだけで利用できる形にできれば、クリニックへの予約を効率化できる
  3. 従業員への日程の通知
    • 診断日程を連絡するメッセージも、テンプレート化がおすすめ
    • また、受診日の○日前にリマインドメールを送るなどのルールも決めておくと、受診忘れにより再予約しなくて住む
  4. 予約のキャンセル・日程変更
    • 予約のキャンセル・日程変更は、期日を定めておくのがおすすめ
    • たとえば、「予約日○日前の○時までに連絡すること」など
    • 「○回以上日程変更する場合は、従業員自身でキャンセル・再予約をする」などを取り決めると、負荷を軽減しやすくなる
  5. 健康保険組合への補助申請
    • 補助申請に必要な書類や申請方法なども、一覧化がおすすめ
    • 特に「健康保険組合へ送付する申請書」は、テンプレート化しておくと効率化に繋がる

上記のように、やるべきことや注意点をまとめたマニュアルを作成すれば、漏れなく効率的に健康診断を予約できます。 

2.Googleフォームなど、従業員の希望を整理しやすいツールを使う

健康診断の予約を円滑に進めたいなら、Googleフォームなど、従業員の希望を整理しやすいツールを活用しましょう。

Googleフォームとは、アンケートなどを簡単に作成できる無料ツールです。Googleフォームで回答されたアンケート結果は、スプレッドシート(ExcelのGoogle版)内に自動で一覧化されます。

従業員にメールで健康診断の希望を確認し、Excelにまとめて管理することも可能です。しかし「メールを見てExcelに入力する」という作業が発生し、効率的ではありません。

またデータを人が入力すると、打ち間違いが発生するリスクもあります。

この点Googleフォームを使えば、従業員が回答した内容が自動で一覧化されるので、ミスなく日程を確認しやすくなります。

3.従業員の健康診断の予約状況を管理できる資料を用意する

健康診断の従業員予約をスムーズに進めるには、「健康診断の予約状況を、従業員ごとに管理できる資料」を用意することをおすすめします。

さきほど紹介したGoogleフォームを利用すれば、従業員のアンケートの回答結果をGoogleスプレッドシートやExcelなどで簡単に一覧化できます。

しかし一覧化するだけでは、誰の予約や受診が完了したかわかりません。そのため従業員のデータをExcelなどで一覧化したあと、健康診断の予約・実施状況を確認できる項目を追加することをおすすめします。

  1. 従業員への希望調査中
  2. 健診クリニックに確認中
  3. 健康診断予約済み
  4. 健康診断受診済み
  5. 健康診断の費用支払い済み
  6. 健康保険組合へ補助申請済み
  7. 社内の経理処理完了済み

4.事前に健診クリニックで予約の枠を取り、従業員との調整にかかる時間を抑える

健康診断の予約をスムーズに進めるには、事前に健診クリニックで予約の枠を取ることもおすすめです。

なぜなら従業員の希望日程を調査した後に健診クリニックへ予約の連絡をしても、「その人数では受け入れできない」「日程が空いていない」と断られるケースがあるからです。

従業員に再び希望調査する必要があるため、予約調整に時間がかかってしまいます。

そのため従業員数が多い企業ほど、

  • 健康診断の実施予定日
  • 健康診断を受診する人数

などを事前に伝えて、予約枠を確保しておくことをおすすめします。

ただし健診の予約枠の確保は、どのクリニックでも容認しているものではありません。まずは例年受診している健診クリニックに連絡し、相談してみましょう。

5.健康診断の管理者と従業員が直接連絡を取り、希望確認までの時間を削減する

本社が支社まで健康管理をまとめて行うようなケースもあるでしょう。このような場合は、本社の管理者が、支社の従業員に直接連絡を取って受診希望を確認することをおすすめします。

なぜなら「本社の管理者→支社の管理者→支社の従業員」の流れで予約の希望を確認していては、結果が返ってくるまでに時間がかかってしまうからです。

従業員と直接連絡を取るときは、会社が管理する電話番号を使ったSMSやメール、Googleフォームなどを利用するとよいでしょう。ただ、会社から直接従業員に連絡が来ると、個人情報について不安に思う方もいるかもしれません。

そのため従業員に直接連絡するなら、次の点を伝えておくことをおすすめします。

  • 個人の連絡先は、人事や総務だけが知っている情報であること
  • 社内全体に公開している個人情報ではないこと

6.日程調整がなるべく発生しづらいように、受診日をリマインド通知する

健康診断の予約が完了しても、従業員の都合で受診できなかった場合、再び予約する必要が出てきます。病気や怪我などで受診できない場合もありますが、受診忘れで再予約になるのは避けたいところです。

この時重要となるのが、「受診日が近づいた従業員へのリマインド通知」です。

健康診断の管理者が直接従業員へリマインドメールを送る場合、CCに部長や店長など、従業員の上司を入れることをおすすめします。従業員と上司との間で「健康診断を受診する日」を共有出来るため、シフトに休みを入れやすくなります。

このように、健康診断前にリマインド通知を送れば受診忘れを防ぎやすく、再予約にかかる業務を減らせます。

しかし、全ての従業員にリマインドするのは時間がかかりますよね。そんな多忙な人事・総務担当者の方におすすめなのが、健康診断代行サービスの利用です。

たとえば『Carely(ケアリィ)』には、健診日のリマインド機能があります。そのため従業員の健康診断日が近づくと、自動でリマインドメールを送信してくれます。

\健康診断の業務負荷を大幅に軽減できる!/

ここまで、健康診断を従業員ごとにスムーズに予約する6つのコツをご紹介しました。

■健康診断の従業員予約をスムーズにする6つのコツ

  1. マニュアルを用意して、従業員予約の作業確認にかかる時間を減らす
  2. Googleフォームなど、従業員の希望を整理しやすいツールを使う
  3. 従業員の健康診断の予約状況を管理できる資料を用意する
  4. 従業員数が多い(500人以上)の場合は、事前に健診クリニックで予約の枠を取る
  5. 健康診断の管理者と従業員が直接連絡を取り、希望確認までの時間を削減する
  6. 日程調整がなるべく発生しづらいように、受診日をリマインド通知する

これらのコツを実行すれば、健康診断の予約にかかる工数を減らすことが可能です。

しかし予約をスムーズにできたとしても、予約業務自体を簡略化できるわけではありません。そこで次に、健康診断の予約業務を根本から効率化する2つの方法をお伝えします。

健康診断の予約業務そのものを効率化する2つの方法とは?

健康診断の予約業務そのものを効率化する方法は、以下の2つ。

  1. 健診クリニックを再選定し、連絡にかかる時間を抑える
  2. 健康診断の予約サービスを利用して、業務そのものを外部に委託する

健康診断の業務を減らして人事が他の仕事に注力するためにも、これらの方法を実行することをおすすめします。

【方法1】健診クリニックを再選定し、連絡にかかる時間を抑える

健康診断の予約業務の効率化には、健診クリニックとのやり取りを効率化することが重要です。

健康診断の予約をする際、最も大変なのがFAXを使った予約ではないでしょうか。FAXで予約する場合、以下のように膨大な時間がかかります。

■FAXでの健診クリニック予約に時間がかかる例

  • FAXを健診クリニックへ送った後に、「送りました」と電話で連絡する
  • FAXを送ってから2日後に連絡が返ってきて、日程調整に時間がかかる

逆に言うと、FAXより手間のかからない方法で予約できるクリニックを選べば、予約業務自体を短縮することが可能です。

他にも、以下のように健診クリニックを選定するコツはいろいろあります。

■健診クリニックを選ぶ4つのコツ

  1. 健康保険組合が指定している健診クリニックか
  2. 健診クリニックの予約方法はやりとりしやすいか
  3. 健診クリニックからのレスポンスは早いか
  4. 健診結果は紙またはデータのどちらで送ってもらえるか

【方法2】健康診断の予約サービスを利用して、業務そのものを外部に委託する

健康診断の予約業務そのものを効率化したいなら、健康診断の予約を外部委託するのもおすすめです。そうすれば、人事が行っている予約業務のほとんどを削減できます。

健康診断予約サービスには、以下3つの種類があります。

  1. 電話で予約のみやってくれるサービス(テレアポなど)
    • 安価で外注しやすい分、電話で予約するところしか依頼できない
  2. 健康診断予約サービス(予約のみ)
    • 予約に特化しているが、健康診断受診後の業務効率化はできない
  3. 健康診断予約サービス(受診後の事後措置も含む)
    • 予約から受診後の事後措置まで、業務効率化を実現しやすい

とはいえ、「どのサービスが自分の会社に合っているかわからない……」と考える方もいるのではないでしょうか。その場合は、以下3つのポイントを抑えて健康診断代行サービスを選ぶことをおすすめします。

  1. 健康診断の予約に関して、効率化に繋がる仕組みがあるか?
  2. 健康診断の予約だけでなく、事後措置なども網羅しているか
  3. クラウド型など、導入がしやすいサービスか

 まとめ:健康診断の予約業務の効率化方法は、専門家に相談するのも1つの手

今回は、健康診断の予約業務をスムーズにする6つのコツをご紹介しました。

■健康診断の予約業務をスムーズにする6つのコツ

  1. マニュアルを用意して、従業員予約の作業確認にかかる時間を減らす
  2. Googleフォームなど、従業員の希望を整理しやすいツールを使う
  3. 従業員の健康診断の予約状況を管理できる資料を用意する
  4. 従業員数が多い(500人以上)の場合は、事前に健診クリニックで予約の枠を取る
  5. 健康診断の管理者と従業員が直接連絡を取り、希望確認までの時間を削減する
  6. 日程調整がなるべく発生しづらいように、受診日をリマインド通知する

上記を参考にすれば、健康診断の予約業務を効率化しやすくなるのでおすすめです。

執筆・監修

  • Carely編集部
    この記事を書いた人
    Carely編集部
    「働くひとの健康を世界中に創る」を存在意義(パーパス)に掲げ、日々企業の現場で従業員の健康を守る担当者向けに、実務ノウハウを伝える。Carely編集部の中の人はマーケティング部所属。

お役立ち資料

  1. 人事・労務向け メンタルヘルス対策ガイド
    企業や従業員のメンタルヘルスに課題を持つ人事・労務担当者向けの資料になります。
    メンタル / 過重労働
    資料をダウンロードする
  2. 健康経営優良法人2023 完全ガイドブック
    「健康経営優良法人2023 完全ガイドブック」の冊子をダウンロードいただけます。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  3. 従業員の離職予防のカギは健康データにあり!データを活用した組織改善のノウハウを解説
    本資料では、離職予防につながる健康データの活用方法と担当者が抱える悩みに対する解決方法を知ることが出来ます。
    メンタル / 過重労働
    資料をダウンロードする
  4. IT企業に適した健康管理体制基本ガイド
    IT企業が健康管理体制を構築する上でおさえておきたい、基本となるポイントをお伝えします。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  5. ストレスチェックを効果的に行うための集団分析の基本を解説
    さまざまなストレス要因が増加する中、担当者にとって組織のメンタルヘルス不調対策は欠かせないものとなりました。 実際にストレスチェックを効果的に活用し、不調を予防する方法を紹介しています。
    メンタル / 過重労働
    資料をダウンロードする
  6. 健康経営優良法人の攻略ガイド〜調査票の健康管理編〜
    健康経営優良法人取得に向けて、調査票作成という観点で押さえておくことが望ましいポイントをお伝えします。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  7. Carelyの活用で健康経営優良法人を攻略する
    認定企業数が増え続けている健康経営優良法人。 変化の激しい現代では、コロナウイルスへの対応項目やSDGsへの取り組み項目など、新しい項目が続々と追加されています。 そんな中、毎年取得し続けなければいけない健康経営優良法人にプレッシャーを感じていませんか? 今回は、健康管理システム「Carely」を使って、健康経営優良法人を効率的に取得する方法をお伝えします。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  8. Carelyサービス資料
    健康管理システムCarelyの大企業向けサービス資料です。 Carelyは産業保健スタッフや人事労務の実務担当者の方が抱える、健康診断、ストレスチェック、過重労働等の健康データを一元管理し、効率的に実施する仕組みづくりをサポートします。
    健康管理システム
    資料をダウンロードする
  9. 定期健康診断の事後措置ガイドブック 冊子版(PDF)
    健康診断の義務は、実施よりも"事後措置"の方が重要です。業務効率化を図りながら、ミス・モレのない実務ノウハウを解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  10. 製造業人事担当者向け/お役立ち資料一括ダウンロード
    製造業の人事労務担当者向けに、調査データや健康管理の基本が詰まったお役立ち資料がまとめてダウンロードできます。
    健康管理システム
    資料をダウンロードする
  11. 外資系企業人事担当者向け/お役立ち資料一括ダウンロード
    外資系企業の人事労務担当者向けに、調査データや健康管理の基本が詰まったお役立ち資料がまとめてダウンロードできます。
    健康管理システム
    資料をダウンロードする
  12. 特殊健診は怖くない!有機溶剤編
    初めて特殊健診を管理する保健師・衛生管理者向けに、「有機溶剤予防規則に基づく健康診断」について解説しました。(監修:産業医・労働衛生コンサルタント 山田洋太)
    健康診断
    資料をダウンロードする
  13. 健康診断をペーパレス化。メリットと外部業者の選び方
    まだ紙で管理しますか?延べ200社の健康診断の管理をペーパレス化してきたから分かった、人事労務・保健師の業務を効率化するコツと運用法を解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  14. 働き方改革の新しい義務『健康情報管理規程』の策定マニュアル
    厚労省から公表されているサンプルでは分かりづらい、という人事の方へ。ハンザツな規程作成が5ステップで完了します。
    法律 / ガイドライン
    資料をダウンロードする
  15. 集団分析の社内報告マニュアル
    ストレスチェック担当者が、上司・経営者から評価を得るために。厚労省の判定図の正しい読み方から社内報告の方法を産業医視点で解説します。
    メンタル / 過重労働
    資料をダウンロードする
  16. ベテラン人事こそ失敗する、休復職者対応5つの落とし穴
    「スムーズに復職は、休職前の準備は大事」 人事の工数を最小限におさえる休復職対応を、保健師が解説します。
    産業医
    資料をダウンロードする
  17. 先回りメンタルヘルス対策
    -IT企業編-
    クリエイティブ職が多いIT企業だからこそ注意が必要なメンタルヘルスの予防と対策。心の問題以外にも焦点をあてて解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  18. 見逃し配信 / プレ健康経営サミット
    「従業員の健康を第一にする」というのは、実は健康経営ではありません。企業の事業戦略に基づいた、「本質的な健康経営」を紐解きます。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  19. 健康管理のデジタル化に、失敗する理由と成功した事例
    2020年春、新型コロナウイルスの流行によりテレワークが余儀なくされました。これまでのアナログな健康管理では、従業員の健康を守ることが難しくなりました。健康労務をペーパレス化して法令遵守を徹底するための企業事例を解説しました。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  20. 従業員50人からはじめる健康管理の法令遵守
    どこまで健康管理業務を徹底すれば、法令遵守になるんでしょうか?労務管理の義務が増える従業員50人を超える”前”から読んでおきたい入門ガイドを産業医が書き下ろしました。
    法律 / ガイドライン
    資料をダウンロードする