健康診断の効率化
2022年11月28日 更新 / 2021年5月24日 公開

会社の健康診断を担当者が予約する際に押さえるべきポイントを解説

会社の健康診断を担当者が予約する際に押さえるべきポイントを解説

健康診断業務は担当者にとって医療機関・労働基準監督署・産業医をはじめ関わる人も多く、非常に煩雑な業務の1つです。そこで今回は、会社で健康診断を予約する際に担当者が押さえておくべきポイントを分かりやすく5つのポイントにわけて解説します。

健康診断業務の全体像

健康診断について、法律で以下の6つの流れで業務を実施することが決められています。

  1. 法律で決められた検査項目の健康診断の実施
  2. 健康診断の結果の従業員への通知
  3. 健康診断の結果についての医師等からの意見聴取
  4. 健康診断結果の保管(通常5年間)
  5. 労働基準監督署への報告(50名以上の事業場のみ義務)
  6. 有所見者への保健指導(努力義務)

①のプロセスでは、全ての従業員は健康診断を予約して受診する必要があります。
この記事では健康診断の予約について詳しく解説していきます。

健康診断を予約する3つの方法

健康診断の予約方法には、大きく3種類の方法があります。
まずはそれぞれの予約方法について、概要とメリット・デメリットを解説します。

【希望日型】希望日一覧を健診クリニックに提出する

1つ目は、従業員から健康診断の受診希望日時をいくつか回収し、健診クリニック側に予約日時を調整してもらう方法です。1つの健診クリニックで受診予定者が数名〜数十名程度の場合に適した予約方法です。

希望日回収の方法としては、GoogleフォームなどのWEBフォームを使用したり、ExcelやGoogleスプレッドシートを用意して従業員に記入してもらうのが一般的です。

健診クリニックにもよりますが、希望日一覧のリストはFAXやメールで提出します。提出日から1〜2ヶ月先の日程でないと予約が一杯で予約できないことが多いです。

    希望日型のメリット

  • 担当者が日時を調整する工数がかからない
    希望日型のデメリット

  • 希望日を申請してくれない従業員がいる
  • 必ずしも希望の日程の中から受診できるとは限らない
  • 予約日の確定まで時間がかかることがある

【予約枠型】事前に確保した予約枠に当て込む

2つ目は、健診クリニックに事前に自社従業員のための予約枠を確保してもらい、担当者がその枠に従業員を当て込むという方法です。例えば、1つの事業所に数百名の従業員がいて、最寄りの1箇所の健診クリニックで受診予定の場合に適した予約方法です。

予約枠に当て込む方法の中でも、従業員には希望日を聞かず年齢や性別などの条件によって従業員のカレンダーやシフトを参考に担当者が振り分けてしまうケースと、従業員から回収した希望日の中から担当者が当て込んでいくケースがあります。

注意点として、予約枠の提供の仕方には健診クリニック毎に様々なルールがあります。
予約枠の返却期日(提供された枠に対して、当て込んだ受診者の情報を健診クリニックに共有する)が受診開始月の数ヶ月前に設定されていたり、コースとオプション検査がセットでないと予約ができない枠があったりと、確認を怠ると、いざ予約という段階になって使えない枠が大量に発生してしまうといったことにもなりかねません。

別の予約方式から予約枠型への変更を検討する場合は、候補となる健診クリニックに早めに相談し入念な確認を行うことをおすすめします。

    予約枠型のメリット

  • 基本的に当て込んだ日で受診日が決まるので、従業員が予約確定まで待つ日数が短くて済む
  • 大人数の予約を一定期間内で収められる可能性が高い
    予約枠型のデメリット

  • 担当者の当て込み作業に工数がかかる
  • 予約枠の使用条件が厳しいことがある

【個人手配型】従業員が自分で予約する

3つ目は、従業員が自分で予約する方法です。

コロナ禍の影響でオフィスに出社しない従業員が増えたことにより「自宅の近くで受診したい」というニーズが高まったため、この予約方法を採用する企業も増加しています。

ただし、健保の契約健診クリニックかどうかで健診費用の支払い方法が変わってきたり、健診結果のコピーを自分で提出してもらう必要があったりと、煩雑さが増してしまう点もあります。

    個人手配型のメリット

  • 従業員に自宅近くの好きな健診クリニックで受診してもらうことができる
  • 担当者の予約工数がかからない
    個人手配型のデメリット

  • 健保と契約のある健診クリニックかどうかの確認が必要
  • 健診費用の支払い管理(経費精算)が大変
  • 健診結果を従業員から個別に回収しなければならない
  • 予約・受診の状況を把握しにくい

3つの予約方法のメリット・デメリットがわかったところで、次に健康診断を予約するまでの準備と流れについて見ていきましょう。

今回は、会社で健康診断を予約する「希望日型」「予約枠型」の2つのパターンをベースに解説します。

会社で健康診断を予約する5つの流れ

会社で健康診断を予約する流れは以下の通りです。

  1. 健康診断を実施する時期を決める
  2. 健康保険組合の補助申請の条件確認
  3. 健診クリニック・コースの一覧化
  4. 従業員への希望調査
  5. 健康診断の予約

それぞれ順番に見ていきましょう。

【ステップ1】健康診断を、いつからいつまでに受けるか決める

通常、年1回の健康診断は例年通りの時期に実施されます。何月から何月までを健康診断の受診期間とするかをまずは決めましょう。

もちろん、テレワークの影響や健診クリニックの予約の空き状況などによって、健康診断の実施時期が変わることもあります。年度末になって「実は健康診断が未受診だった」という従業員の対応に追われないように、少し余裕を持った受診期間を設定しておくことがおすすめです。

なお、健診クリニックの再選定が必要となった方向けに、選び方のコツをまとめています。詳細については、以下をご一読ください。

【ステップ2】健康保険組合の補助申請の条件を確認する

次に、健康保険の補助申請の条件について確認をします。

健康診断を受診する際は、加入している健康保険(協会けんぽ、または、健康保険組合)から受診料金の補助が出るため、対象者と補助金額を確認しておくと申請時もスムーズです。

参考として、協会けんぽと、関東ITソフトウェア健康保険組合の健康診断の料金についてのページは下記になります。健保によりさまざまなルールが決められているので、自社の加入健保に問い合わせましょう。

たとえば中小企業を中心に国内でもっとも加入者の多い協会けんぽの場合は、年度内に1人1回まで、健診費用の一部が補助されます。協会けんぽが定める自己負担額の上限は、以下の通りです。

健診の種類自己負担額備考欄
一般健診
(協会けんぽの生活習慣病予防健診)
最大 ¥7,169年度末年齢が35〜74歳
眼底検査
(医師の判断により実施した場合)
最大 ¥79医師の判断により実施した場合
子宮頸がん検診単独最大 ¥1,039年度末年齢が20〜38歳
(偶数年齢の女性)
出典:全国健康保険協会

また一般健診にオプション検査を追加する場合も、以下のように自己負担額が決まっています。

健診の種類自己負担額備考欄
付加健診最大 ¥4,802年度末年齢が40歳、50歳
乳がん検診
(40~48歳の方)
最大 ¥1,686年度末年齢が40〜74歳
(偶数年齢の女性)
乳がん検診
(50歳以上の方)
最大 ¥1,086年度末年齢が40〜74歳
(偶数年齢の女性)
子宮頸がん検診最大 ¥1,039年度末年齢が36〜74歳
(偶数年齢の女性)
肝炎ウイルス検査最大 ¥624一般健診を受診される方
出典:全国健康保険協会

これらの補助の対象などをまとめたページも用意されてるため、負担する費用などを考慮しつつ健診クリニックを選定することをおすすめします。
参考:全国健康保険協会|生活習慣パンフレット(都道府県統一)

また、会社によっては、健康診断を受ける際に、がん検査などのオプション検査に会社として補助を出す制度を用意することもあります。

健康保険の補助金と、会社で出す補助金、従業員が負担する金額を整理しておきましょう。
協会けんぽ加入企業が最も安く抑えられるのは下記の表のような形になります。

対象者受診項目1人あたりの費用従業員負担
年度末年齢35歳未満法定項目を満たす各健診クリニックのコース¥ 8,000〜10,000
※健診クリニックによって異なります
¥ 0
年度末年齢35歳以上一般健診(協会けんぽの生活習慣病予防健診)¥ 7,169 ¥ 0

【ステップ3】健診クリニック・コースを一覧化する

次に、補助申請の条件を元に、健診クリニックやコースを一覧化します。

法定項目を満たす健康診断が実施可能で、「健保と契約のある健診クリニック」を探して選択することがおすすめです。健保と契約のない健診クリニックの場合、健保の検査コースが受診できないことや、補助金の申請事務が非常に煩雑になることが多いためです。

項目健保と健診クリニックに契約あり健保と健診クリニックと契約なし
メリット・健保独自のコースが安めの料金で受診できる・全国どこの健診クリニックでも利用することができる
デメリット・契約健診クリニックが少なく希望の場所にないことがある・そもそも、原則として健保のコースを用いての受診はできない
・受診できる場合も煩雑な補助金の申請手続きが必要になる

健康診断の受診項目は各健診クリニックやコースによって異なるため、事前に検査項目一覧を健診クリニックに確認しておくと良いでしょう。

【ステップ4】従業員への希望調査を行う

次に、従業員への希望調査を行います。主な調査項目は、以下の3つです。

  1. 健診クリニック
  2. コース
  3. 受診日

従業員数や選択できる健診クリニックが多い会社の場合は、全員の受診希望日やコースをそれぞれ確認するまでに大きな負担が発生します。そのため、受診日を指定したり、クリニックの選択肢にある程度の制限を設けたりすることも多いです。

また、希望調査が実施できたとしても、その後の集計・運用方法が問題になることも。メールで従業員に希望調査を行い、回答された内容をExcelなどに転記・コピーペーストするといった運用では、時間と手間が発生します。

「希望調査にかかる手間や時間を短縮したい」といった場合は、システム導入がおすすめです。

システムの機能導入のメリット
WEBフォームで従業員の受診希望を回収する個別にメールを送る負担を削減につながる
希望日時は直接健診クリニックに共有電話・FAXを介さないので連絡ミスが発生しない
受診勧奨メールを予約・一斉送信従業員の受診忘れによる、再予約の工数削減につながる

【ステップ5】健康診断を予約する

希望調査を行なった後は、健康診断の予約を行います。

■【前提】予約方法に限らず、共通で必要となる情報まとめ

  • 企業名
  • 実施予定日
  • 人数
  • コース
  • 従業員情報
    • 名前
    • 社員番号
    • 所属部署
    • 住所
    • 生年月日
    • 保険証記号番号 など

希望日型では以下全ての予約方法での予約となる可能性がありますが、予約枠型ではメールもしくはFAXでのやりとりがほとんどです。

予約の種類予約の流れ
メール・予約に必要な情報をExcelなどでまとめて、メールで予約する
電話・人数が少ない場合は、電話で従業員の情報を伝えて予約する
・多い場合は、メールなどで予約情報を送って予約する
FAX・健診クリニックごとに予約の送付状を準備し、FAXで予約する
・FAXは従業員の数分必要なので、準備や予約に時間がかかる
Webフォーム・健診クリニックの予約フォームを利用し、予約する
・FAXと同じく、「従業員1人」に対して「1回」の申請が必要となる
・個人で予約を行う場合を除き、準備や予約に時間がかかる

メールの予約以外は、基本的に従業員の人数分予約の対応が必要となってしまいます。
そのため、可能であればメールで予約できる健診クリニックを選ぶと良いでしょう。

健康診断の予約に関するよくある3つの質問

健康診断の予約に関するよくある質問は、以下の3つです。

  1. 健康診断の予約をスムーズに進める方法は?
  2. 健康診断の予約を効率化する方法はある?
  3. 健診クリニックを選ぶ際におさえておくべきポイントは?

1つずつ詳しく見ていきましょう。

【質問1】健康診断の予約をスムーズに進める方法は?

希望日型での予約を考えている場合、従業員の数によっては事前に健診クリニックへ予約が可能か確認した方が良いことも。

たとえば、従業員の数が500人以上の場合を考えてみましょう。従業員に希望調査してから健診クリニックに連絡してしまうと、「その規模の人数は、受けることが難しいです……」と断られてしまう可能性もありますよね。

そのため、事前に健診クリニックに

  • 受診希望人数
  • 受診する時期
  • 加入健保

などを伝えて、そもそも希望の時期に予定人数で予約ができそうか相談するとスムーズです。

予約の枠を押さえる事が可能な健診センターであれば、予約枠型での予約への切り替えを視野に入れて検討しても良いかもしれません。

【質問2】健康診断の予約を効率化する方法はある?

健康診断の予約業務を効率化するコツは、外部に委託するだけではありません。
「どこまで何が終わっているのか、把握しやすい仕組みを作ること」が重要です。

具体的に効率化につながる方法の例は、次の3つです。

  • マニュアルを用意して従業員予約の確認作業にかかる時間を減らす
  • Googleフォームなど従業員の希望を整理しやすいツールを使う
  • 従業員の健康診断の予約状況を管理できる資料を用意する

健康診断の従業員予約を効率的にする方法の詳細については以下の記事をご一読ください。

【質問3】健診クリニックを選ぶ際におさえておくべきポイントは?

健康クリニックを選ぶ際に気をつけるべきポイントは、以下の6点です。

  1. 健保との契約があるか?
  2. 事業所からのアクセスが良いか?
  3. 希望の時期に人数分の予約を取れそうか?
  4. 予約方法が煩雑ではないか?
  5. 請求書での支払いに対応できるか?
  6. 健康診断の結果を会社と本人にそれぞれ発行できるか?

メールやFAXなど記録が残る形でこちらの項目を確認し、健康診断の予約方法や受診後の費用精算、結果受け取りの方法を伝えることを推奨します。

まとめ:健康診断の予約時には多数の業務をこなす必要がある

会社で健康診断の予約をする際の流れや準備について解説しました。
従業員の希望調査、健保への補助申請、健診クリニックへの予約などなどの業務は、全て従業員の数が増えるほど業務負荷が増えてしまいます。

「健康保険組合⇔企業担当者⇔健診クリニック」のやり取りが多く、健康診断の予約がうまくいっても、従業員が受診を忘れて再度予約が必要となってしまうことも。

さらに、健康診断は受診すれば終わりではなく、受診後の事後措置を含めて法律で期日が定められています。

ただ、「期日までに間に合わせること」を重視した結果、適切な就業判定ができなくなっては意味がありません。大切な従業員を守れなくなってしまうため、可能な限り業務効率化を進めておくことが重要です。

特にペーパーレス化は、法律で定められた期日を守る上で効果の高い施策です。
以下で詳しくご紹介しているので、ご一読ください。

健康診断をペーパレス化。メリットと外部業者の選び方

執筆・監修

  • Carely編集部
    この記事を書いた人
    Carely編集部
    「働くひとの健康を世界中に創る」を存在意義(パーパス)に掲げ、日々企業の現場で従業員の健康を守る担当者向けに、実務ノウハウを伝える。Carely編集部の中の人はマーケティング部所属。

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