会社で健康診断を予約する5つの流れとは?必要な準備などもセットで解説!

2021年5月27日 更新 / 2021年5月24日 公開
健康診断の効率化

「会社で実施する健康診断の流れを、改めて知りたい!」
「健康診断の予約業務を効率化させて、稼働を軽減するにはどうしたら良いの?」
と思っていませんか?

従業員が多くなるにつれて健康診断の予約に時間がかかり、お困りの担当者もいるのではないでしょうか。健康診断の予約は電話、FAX、メールなどから手が離せない期間が1~2ヵ月続くこともあり、ほかの業務に支障が出てしまうことも。

このとき重要となるのが、「健康診断の予約業務を効率化すること」です。ただ、いきなり効率化を考えるよりも、健康診断の予約の流れを一度おさらいしておくことをおすすめします。

そこで今回は、従業員の健康診断を予約する5つの流れや必要な準備を解説します。

なお、「健康診断の予約をスムーズに進めるコツを早く知りたい!」と思った方は、「【保存版】健康診断の従業員予約をスムーズに進める6つのコツ」をご一読ください。

会社で健康診断を予約する5つの流れとは?必要な準備も解説!

まずは、会社で健康診断を予約する際の流れと必要な準備について解説します。会社で健康診断を予約する流れは以下の通りです。

  1. 健康診断を実施する時期を決める
  2. 健康保険組合の補助申請の条件確認
  3. 健診クリニック・コースの一覧化
  4. 従業員への希望調査
  5. 健康診断の予約

それぞれ順番に見ていきましょう。

【ステップ1】健康診断を、いつからいつまでに受けるか決める

通常、年1回の健康診断は例年通りの時期に実施されます。しかし、感染対策により一部受診できない期間があったり、テレワークなどの影響で例年のクリニックが利用できなかったりといったこともあり、実施時期の変更が余儀なくされることも。

こういった点を考慮し、いつからいつまでに健康診断を受けるのか決めると良いでしょう。

なお、健診クリニックの再選定が必要となった方向けに、選び方のコツをまとめています。詳細については、以下をご一読ください。

【ステップ2】健康保険組合の補助申請の条件を確認する

次に、健康保険組合の補助申請の条件について確認を行いましょう。

健康診断を受診する際は、加入している健康保険組合から受診料金の補助が出るため、対象者と補助金額を確認しておくと申請時もスムーズです。

たとえば中小企業を中心に国内でもっとも加入者の多い協会けんぽの場合は、年度内に1人1回まで、健診費用の一部が補助されます。協会けんぽが定める自己負担額の上限は、以下の通りです。

健診の種類自己負担額
一般健診最高7,169円
眼底検査
(医師の判断により実施した場合)
最高79円
子宮頸がん検診単独最高1,039円
出典:全国健康保険協会

また一般健診にオプション検査を追加する場合も、以下のように自己負担額が決まっています。

健診の種類 自己負担額
(消費税率10%)
付加健診最高4,802円
乳がん検診(40~48歳の方)最高1,686円
乳がん検診(50歳以上の方)最高1,086円
子宮頸がん検診最高1,039円
肝炎ウイルス検査最高624円
出典:全国健康保険協会

これらの補助の対象などをまとめたページも用意されてるため、負担する費用などを考慮しつつ健診クリニックを選定することをおすすめします。

参考:全国健康保険協会

また、会社によっては、健康診断を受ける際に一定の補助を出す制度を用意することも。これらを考慮し、健康保険組合の補助金と、会社で出す補助金などを整理しておくと良いでしょう。

【ステップ3】健診クリニック・コースを一覧化する

次に、補助申請の条件を元に、健診クリニックやコースを一覧化します。法定項目を満たす健康診断ができるクリニックをピックアップしていきましょう。

その中でも、健康保険組合が指定している健診クリニックのチェックは必須です。なぜなら、健診クリニックが健康保険組合と直接やりとりしてくれるケースがあり、補助申請の業務負荷を軽減できるためです。

健康診断の受診項目は各クリニックやコースによって異なるため、事前に確認しておくことをおすすめします。

とはいえ健診クリニックの数はとても多いため、「なるべくスムーズに健康診断の予約ができるクリニックにお願いしたい……」と思う方もいるでしょう。

自社に最適な健診クリニックの選び方を知りたい方は、以下の記事をご一読ください。

【ステップ4】従業員への希望調査を行う

次に、従業員への希望調査を行います。主な調査項目は、以下の3つ。

  1. 健診クリニック
  2. コース
  3. 受診日

従業員数や選択できる健診クリニックが多い会社の場合は、全員の受診希望日やコースをそれぞれ確認するまでに大きな負担が発生します。そのため、受診日を指定したり、クリニックの選択肢にある程度の制限を設けたりすることも多いです。

また、希望調査が実施できたとしても、その後の集計・運用方法が問題になることも。メールで従業員に希望調査を行い、回答された内容をExcelなどに転記・コピーペーストするといった運用では、時間と手間が発生します。

「希望調査にかかる手間や時間を短縮したい」といった場合は、システム導入がおすすめです。たとえば健康管理システム『Carely』では、従業員の希望調査や健康診断の予約を効率化する仕組みがあります。

  • アンケートフォームで、従業員の受診希望を入力してもらう
    ⇒個別にメールを送る負担を削減につながる
  • 希望日時は直接健診クリニックを共有
    ⇒電話・FAXを介さないので連絡ミスが発生しない
  • 受診勧奨メールを予約・一斉送信できる
    ⇒従業員の受診忘れによる、再予約の工数削減につながる

健康診断の予約業務を効率化したい方は、以下からお問い合わせください。

\健康診断の予約業務も効率化できる!/

【ステップ5】健康診断を予約する

希望調査を行なった後は、健康診断の予約を行います。予約方法はいろいろありますが、予約が楽な順番で予約の流れをまとめました。

■【前提】予約方法に限らず、共通で必要となる情報まとめ

  • 企業名
  • 実施予定日
  • 人数
  • コース
  • 従業員情報
    • 名前
    • 社員番号
    • 所属部署
    • 住所
    • 生年月日
    • 保険証記号番号 など
予約の種類予約の流れ
メール・予約に必要な情報をExcelなどでまとめて、メールで予約する
電話・人数が少ない場合は、電話で従業員の情報を伝えて予約する
・多い場合は、メールなどで予約情報を送って予約する
FAX・健診クリニックごとに予約の送付状を準備し、FAXで予約する
・FAXは従業員の数分必要なので、準備や予約に時間がかかる
Webフォーム・健診クリニックの予約フォームを利用し、予約する
・FAXと同じく、「従業員1人」に対して「1回」の申請が必要となる
・個人で予約を行う場合を除き、準備や予約に時間がかかる

メールの予約以外は、基本的に従業員の人数分予約の対応が必要となってしまいます。そのため、可能であればメールで予約できるクリニックを選ぶと良いでしょう。

ここまで、従業員の健康診断を予約する5つの流れを解説しました。
これまでお伝えした通り、

  • 従業員の希望調査
  • 健康保険組合の補助対象となる従業員の確認
  • 健診クリニックへの予約

などの業務は、全て従業員の数が増えるほど業務負荷が増えてしまいます。

では、健康診断の予約業務を効率化するにはどうすればよいのでしょうか。ここでは、健康診断の予約に関するよくある質問から、業務効率化のヒントをご紹介します。

健康診断の予約に関するよくある3つの質問

健康診断の予約に関するよくある質問は、以下の3つです。

  1. 健康診断の予約をスムーズに進める方法は?
  2. 健康診断は個人情報だけど、外部に委託できるの?
  3. 健康診断の予約を効率化する方法はある?

1つずつ詳しく見ていきましょう。

【質問1】健康診断の予約をスムーズに進める方法は?

さきほど「従業員の希望調査→健診クリニックに予約」の流れで解説しましたが、従業員の数によっては事前に予約が可能か確認した方が良いことも。

たとえば、従業員の数が500人以上の場合を考えてみましょう。従業員に希望調査してから健診クリニックに連絡してしまうと、「その規模の人数は、受けることが難しいです……」と断られてしまう可能性も。

そのため、事前に健診クリニックに

  • 受診人数
  • 受診する時期

などを伝えて、そもそも予約ができるか相談できるとスムーズです。

とはいえ、クリニックによっては事前に予約の枠を押さえておくことが難しい場合もあるので、その点も含めて事前に確認しておくと良いでしょう。

ただ、仮にスムーズに予約の枠が確保できたとしても、1人あたりの予約に30分程度かかってしまうこともあり、担当者は電話やFAXからなかなか手が離せないことも。

この時おすすめなのが、健康診断代行サービスの活用です。詳しく見ていきましょう。

【質問2】健康診断は個人情報だけど、外部に業務委託できるの?

健康診断代行サービスを利用するにあたって不安なのが、「個人情報を外に出しても良いのか」といった点ではないでしょうか。いくら効率化に繋がるとはいえ、個人情報は外に出しづらいですよね。

この点、ご安心ください。「健康情報等の取扱規程」に詳しくまとめられていますが、「健診結果等の入力、編集分析等を委託して実施する場合」は例外として、個人情報の提供先が第三者とみなされないこととなっています。

つまり、外部に委託する場合は、個人情報の観点でも問題ありません。

ただ、「健康診断代行サービスを導入して業務の効率化を図れそう」と思っても、自社の規模でも利用できるのか、どこまでの作業を依頼できるのかなど悩むこともあるでしょう。

そんな方に向けて、健康診断代行サービスを検討するときによくある疑問をまとめています。詳細については、以下をご一読ください。

また、健康診断の予約業務を効率化するコツは、外部に委託するだけではありません。詳しく見ていきましょう。

【質問3】健康診断の予約を効率化する方法はある?

健康診断の予約業務を効率化するには、「どこまで何が終わっているのか、把握しやすい仕組みを作ること」が重要です。

具体的に効率化につながる方法の例は、次の3つ。

  1. マニュアルを用意して従業員予約の確認作業にかかる時間を減らす
  2. Googleフォームなど従業員の希望を整理しやすいツールを使う
  3. 従業員の健康診断の予約状況を管理できる資料を用意する

上記の詳細と、その他の効率化方法については以下記事をご一読ください。

まとめ:健康診断の予約時には多数の業務をこなす必要がある

今回は、会社で健康診断の予約をする際の流れや準備について解説しました。最後に、重要なポイントをまとめます。

  • 会社で健康診断を予約する際は、予約前に補助申請の条件確認やクリニックの一覧化などを行う必要がある
  • 人数が多い場合は事前に健診クリニックに受診人数と時期を伝えて、予約の枠を確保しておくとスムーズ
  • 希望調査にかかる時間を短縮するためには、健康診断代行サービスを活用するのがおすすめ

健康診断の予約業務は、「健康保険組合⇔企業担当者⇔健診クリニック」のやり取りが多く、1人予約するだけでも時間がかかります。(1人あたり30分以上)

また、健康診断の予約がうまくいっても、従業員が受診を忘れて再度予約が必要となってしまうことも。さらに、健康診断は受診すれば終わりではなく、受診後の事後措置を含めて法律で期日が定められています。

ただ、「期日までに間に合わせること」を重視した結果、適切な就業判定ができなくなっては意味がありません。大切な従業員を守れなくなってしまうため、可能な限り業務効率化を進めておくことが重要です。

特にペーパーレス化は、法律で定められた期日を守る上で効果の高い施策です。以下で詳しくご紹介しているので、ご一読ください。

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