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  • 社内提案のコツ
健康経営の実務
2021年8月25日 更新 / 2021年7月29日 公開

健康管理サービスの導入前に知っておきたいメリット・デメリットまとめ

「自社の規模でも、健康管理サービスを導入した方がいいのかな……」
「健康管理サービスを導入するメリットや、デメリットについて詳しく知りたい!」
と思うことはありませんか。

健康診断や産業医面談といった健康管理は、労務管理として重要な業務である一方でアナログ作業ばかりなので、担当者の負担は想像以上ですよね。健康管理サービスは、こうした健康管理業務を効率化する有効な打ち手です。とはいえ、導入には費用がかかるため、自社で導入して本当に効果があるのか悩んでいる人は多いでしょう。

そこで今回は、健康管理サービスを利用する6つのメリットと、3つのデメリットをご紹介します。健康管理サービスの選び方もご紹介しているので、最後までご一読ください。

■健康診断の業務効率化に繋がる「ダウンロード資料」のお知らせ
健康診断の業務負荷が高い原因の1つに、「紙やExcelなど、データ管理が煩雑になっている点」があります。

健康診断の結果がデータ化できるだけで、健康診断後の事後措置にかかる業務負荷を大幅に低減できる可能性も。

ペーパレス化については、社内で共有しやすいダウンロード資料をご用意しています。以下からダウンロードの上、ご活用ください。

\紙やExcelなどによる、煩雑なデータ管理を解決/

健康管理サービスを利用する6つのメリットとは?業務効率化や経費削減に有効!

健康管理サービスを利用するメリットは、次の6つ。

  1. 健康診断の予約にかかる業務負荷を抑える
  2. 健康診断の事後措置にかかる作業時間を大幅に削減する
  3. 産業医面談用の書類準備をゼロに。人事・保健師の残業時間を削減する
  4. 健康管理に関して実務の相談や法改正に対処しやすい
  5. 健康経営を進めて、健康経営優良法人認定などを取得できる
  6. 人事労務のキャリアにつながりにくい業務を、外注化できる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

【メリット1】健康診断の予約にかかる業務負荷を抑える

1つ目のメリットは、健康管理の中でもっともアナログ業務が残っている「健康診断の予約」の業務効率化です。

健康診断の予約は、健診クリニックに電話をかけるだけではありません。

  1. 健診クリニックへの予約枠の確保
  2. 従業員への受診希望調査
  3. 健診クリニックへの予約(電話・FAX)
  4. 従業員への受診勧奨(リマインドメールの送信)
  5. 従業員ごとの予約状況の管理

などの業務が必要となり、1人あたり30分以上かかることも。さらに、従業員が増えるごとに日程調整やコース選定が複雑になり業務負荷が上がってしまうため、対策が必要です。

このような問題も、

  • 健康診断代行サービス
  • 健診WEB予約システム

のどちらかを導入することで、業務負荷を軽減できます。

たとえばCarelyの健診WEB予約システムでは、従業員自身が希望健診クリニック・希望の受診日時を直接予約を行います。そのため、健診担当者が取りまとめていた業務負荷を抑えやすくなるでしょう。

Carelyの健診予約システムについては、以下からお問い合わせください。

\従業員自身が健康診断を予約する時代に/

【メリット2】健康診断の事後措置にかかる作業時間を大幅に削減する

2つ目のメリットは、紙で保管されている健診結果のままではムダな時間がかかる「健康診断の事後措置」のデジタル化です。

健康診断に関する法定義務は、受診して終わりではありません。健康診断を実施した後に行われる、事後措置として人事・総務が実施しなければならない義務のほうが多いのです。

■健康診断後の事後措置の業務の例

  1. 健診担当者が健康診断の結果を個人票として整理し保管する
  2. 産業医による就業判定を実施する
  3. 健診担当者は、就業判定や再検査指示に基づいて対応する
  4. 労働基準監督署への報告書の作成と提出

たとえば産業医の就業判定は、労働安全衛生法により健康診断の受診後から3ヵ月と期日が定められています。しかし、紙の健診結果のままで処理していると、なかなかこの期日に間に合いません。

従業員から回収した結果をファイリングして産業医に郵送したり、産業医自身も一枚一枚紙をめくりながら判断して別紙に記録を残したり。

しかし健康診断の管理に対応した健康管理サービスであれば、事後措置の煩雑さを解決できます。たとえば健康管理システムCarelyなら、紙の健康診断結果をデータ化して管理するだけでなく、あらかじめ定めた基準値で自動判定が行われるので、紙で行うよりも5分の1の時間で就業判定が完了します。

健診結果がデータ化されることは、就業判定が効率化されるだけではありません。労基署への報告書のための集計や、産業医面談のための書類準備も不要になるので、事後措置の業務負荷を大幅に低減できます。健康管理システムCarelyの詳細については、以下をご確認ください!

\健康情報をペーパレス化し、業務効率化が可能!/

【メリット3】産業医面談用の書類準備をゼロに。人事・保健師の残業時間を削減する。

3つ目のメリットは、塵(チリ)も積もればどんどん本来業務を圧迫する「産業医面談用の書類準備」が不要になることです。

産業医面談に関する業務では、主に3つの業務に改善の余地があります。

■産業医面談の準備と記録

  • 産業医面談の候補者を、健康情報から選定する
  • 面談対象者(従業員)の健康情報をまとめて、産業医に引き渡す
  • 面談の記録をつけ、必要な担当者(人事・保健師等)に共有する

※産業医面談には保健師が実施する面談も含みます。

これらの業務は、産業医自身が行うよりは健康管理を担当する人事や保健師が担っています。

もし紙やエクセルを使ったアナログ管理の場合、代表的な健康情報である健康診断・ストレスチェックの結果・産業医面談記録・診断書などはバラバラに保管されています。そうすると、産業医面談の実施自体は10分程度でおわるのに、その準備や記録に20分ぐらい時間をかけてしまうことも珍しくありません。

たとえば健康管理システムCarelyを導入している企業であれば、

  • 健康診断の結果(総合判定)から、有所見者・面談候補者を自動判定
  • ストレスチェックの受検後、高ストレス者と面談希望者を自動収集
  • 勤怠システムと連携することで、長時間労働者に疲労蓄積度チェックリストを実施

といった流れで、各種健康情報を取り込むだけで産業医面談の候補者選定を自動化できます。

また、従業員カルテとして以下の健康情報がひとつの画面に集約されているので、面談実施前に書類準備は不要です。産業医は、公開範囲ごとに分かれている記録エリアに共有事項を記入するだけで、必要な担当者への情報共有が完了します。

  • 健康診断の結果(有所見項目)
  • ストレスチェックの結果
  • 残業時間
  • 過去の面談記録
  • 病院からの診断書など
▲産業医面談の管理画面で、健康診断の結果などを確認できる

このように、産業医面談の準備や記録にかかる業務負荷を大幅に低減できます。健康管理システムCarelyの詳細については、以下をご確認ください!

\健康情報をペーパレス化し、業務効率化が可能!/

【メリット4】健康管理に関して実務の相談や法改正に対処しやすい

4つ目のメリットは、毎年のように法改正・通達のある健康管理について「人事として実務上どんな処理をすれば大丈夫なのか」を相談できる点です。

たとえば2019年に働き方改革関連法改正により残業時間の罰則付き上限規制が設けられた際は、同時に産業医権限の強化もあり実務として対応しなければならない義務が増えました。

しかし、厚生労働省が発行するガイドラインでは実務としての対応方法が記載されていなかったり、書店で買える書籍は法改正前の情報しか載っていないために、多くの健康管理担当者が実務ノウハウをわからず現場が混乱していました。

このような場合も、Carelyを導入した企業ではシステム側が法改正後の記録方法に即時対応したため、スムーズに運用方法をアップデートできました。

(出典:https://www.carely.jp/hr/manage-entire-work/

もちろん健康管理の実務は各社の状況によってどこまで徹底すべき変わってきます。そこで400社を超える導入企業の運用ノウハウや、定期的に産業医・保健師を含めて開催しているユーザー会の内容をもとに、実務に即したサポートが可能です。

他社の事例や法改正について実務視点で相談できることも健康管理サービスを導入する魅力の1つでしょう。

【メリット5】健康経営を進めて、健康経営優良法人認定を取得できる

5つ目のメリットは、近年注目を集める「健康経営」を効果的に、かつ健康管理担当者の負担を少なく推進できる点です。

健康経営に取り組む企業を「見える化」するための施策として、経済産業省が「健康経営優良法人」を認定する制度(健康経営優良法人認定制度)を用意しています。

健康経営優良法人認定制度を取得すると、

  • 働きやすさの向上による、労働生産性の向上
  • 「健康経営格付」を融資に取り入れている金融機関から、融資を受けやすくなる
  • 企業ブランドイメージの向上による、採用率・定着率の向上
  • 両立支援・高齢者雇用・女性活躍など制度が整備され、人材不足が解消する

といったメリットがあり、経営者が従業員の健康と安全を守ることに目を向けるきっかけとなっています。

しかし、健康経営優良法人の申請書類の準備や施策ごとのデータ計測をするためには、健康管理を担当する人事・産業保健スタッフに追加の業務負担がかかります。健康管理システムCarelyの導入企業からは、認定取得に必要なデータ収集・分析業務がカンタンになったと声があがっています。

【メリット6】人事労務のキャリアにつながりにくい業務を外注化できる

6つ目のメリットは、専門的で複雑な知識が求められるにも関わらず、人事労務としてのキャリアアップにつながりづらい「ルーチンワーク」の外注化できる点です。

健康管理は従業員の健康と安全を守るという重要な仕事です。しかし、まだまだアナログ業務が残っているために、人事労務にとっては作業のムダやミスモレが発生しやすい状況です。

たとえば、健康診断の予約では以下のような作業を従業員の人数分繰り返す必要があります。

  • 健康診断の予約(電話、メール、FAX)を実施
  • 健康診断の受診のリマインドメールを実施
  • 健康診断結果の整理

しかし、この予約作業がいかに早く正確にできるようになっても、人事労務としてのキャリアアップにはつながらないのが現状です。

このようなルーチンワークはシステムで自動化したり外注化して、空いた時間を人事評価制度の設計や採用計画の策定に使う方が、担当者自身のキャリアアップにつながりますよね。

■健康管理サービス導入による効果の例

  • 健康診断代行サービスの活用
    • 健康診断の予約業務や、従業員へのリマインドを外部に依頼可能!
  • 健康管理システムの導入
    • 健康診断の結果をデータ化できるだけでなく、データ整理を自動化できる
  • 健康相談窓口の設置
    • 従業員からの心身に関する相談のほか、ハラスメントの外部相談窓口としても

以上が、健康管理サービスを導入するメリットでした。続いて、デメリットについても見ていきましょう。

健康管理サービスを利用する3つデメリットとは?サービスを選ぶときに注意が必要!

健康管理サービスを利用するデメリットは、次の3つ。

  1. 一部の業務だけ効率化しようとすると、効果が薄くなってしまう
  2. 健康管理サービスで業務効率化する方法が分からず、活用しきれないことも
  3. 自社に最適な健康管理システムを選定するのが難しい

1つずつ詳しく見ていきましょう。

【デメリット1】一部の業務だけ効率化しようとすると、効果が薄くなってしまう

1つ目のデメリットは、「一部の業務だけ効率化しようとすると、効果が薄くなってしまう」といった点です。

一口に健康管理サービスといっても対応できる範囲がサービスによって異なります。大きく分けると3つの目的で分かれますが、実際には従業員規模や利用する機能の数によっても変わります。

■目的別健康管理サービスの種類と例

  • 1.従業員に対してアプローチするサービス
    • 相談窓口・EAP
    • 産業医・保健師の紹介
  • 2.人事の業務効率化のためのシステム
    • 健康診断結果のペーパレス化
    • ストレスチェック
    • 人事システム・勤怠システムとの連携
  • 3.健康診断の予約など業務の外部委託(BPO)
    • 健康診断の予約手配
    • 健康管理室の設置・運営

健康管理サービス導入の失敗事例としてよく挙がるのが、健康診断の管理とストレスチェックがバラバラになってしまう問題です。つまり、健康診断代行サービスとストレスチェックの受検システムは業務としてバラバラなので、異なるサービス業者に外注しているケースです。

確かに業務自体は独立しています。しかし事後フォローとして産業医面談をセッティングしたり、総合的に健康リスクの高い人を判定する際には、それぞれが別のサービス業者に外注していると連携がとれないため、結局は人事労務や保健師といった社内の担当者にしわ寄せがきます。

このデメリットの解消法としては、サービス業者としては健康管理業務を網羅しているところを選んだうえで、導入当初は費用を抑えられるオプションが用意されているかをチェックすることです。

【デメリット2】健康管理サービスで業務効率化する方法が分からず、活用しきれない

2つ目のデメリットは、「健康管理サービスで業務効率化する方法が分からず、活用しきれない」といった点です。

健康管理サービスには、業務効率化に繋がる機能がたくさんあります。しかし、実際に使いこなせなければ効率化は見込めません。

対策としては、

  • 健康管理サービスに丁寧な説明があるか
  • 利用者目線で使いやすいようにアップデートされているか

といった点を見るのがおすすめです。

たとえば健康管理システム『Carely』なら、利用企業向けのユーザー会を定期的に実施し、使い方が分からない方へのフォローをしています。

(出典:https://www.carely.jp/hr/health-management-system/

また、ユーザー会の声を参考に、年間100回以上のシステムアップデートも実施しているため、「使いこなせず、業務効率化できないことはないか心配……」と悩んでいる方におすすめです。

\定期的なユーザー会があり、使い方で悩まない/

【デメリット3】自社に最適な健康管理システムを選定するのが難しい

3つ目のデメリットは、「自社に最適な健康管理システムを選定するのが難しい」といった点です。

健康管理システムによって、解決できる点や費用が異なります。さらに、社内でシステム提案を行うときは稟議を通す必要があり、稟議では「複数のシステムを比較検討したこと」が厳しくチェックされます。

そのため複数のシステムを比較検討した上で社内提案資料を作成し、上層部を納得させなければなりません。このとき、始めて社内でシステム導入を提案する場合、どうやって選定すれば良いのか悩む方が多いのではないでしょうか。

解決策としては、健康管理システムを選ぶポイントを押さえておくことが重要です。健康管理システムを選ぶときのポイントは、次の5つ。

■健康管理システムを選ぶときの5つのポイント

  1. 健康管理業務の改善効果(工数削減など)は高そうか
  2. 個人情報の取り扱いやセキュリティ対策は問題ないか
  3. 法改正などが起こっても、即座に対応できるか
  4. 導入に時間がかかりすぎないか
  5. オンプレミス/クラウドなど、システムの形態は用途に合っているか

健康管理システムの選び方については、以下で詳しくまとめているので、ご一読ください。

健康管理サービスの選び方とは?3つのタイプに分けて紹介!

健康管理サービスは、以下の3つのタイプによって解決できることが分かれます。

■目的別健康管理サービスの種類と例

  • 1.従業員に対してアプローチするサービス
    • 相談窓口・EAP
    • 産業医・保健師の紹介
  • 2.人事の業務効率化のためのシステム
    • 健康診断結果のペーパレス化
    • ストレスチェック
    • 人事システム・勤怠システムとの連携
  • 3.健康診断の予約など業務の外部委託(BPO)
    • 健康診断の予約手配
    • 健康管理室の設置・運営

それぞれ選び方の参考となる情報を、以下にまとめました。効率化したい業務に合わせて、必要なサービス・システムの参考記事をご一読ください。

▼従業員に対してアプローチするサービス

▼ 人事の業務効率化のためのシステム

▼健康診断の予約など業務の外部委託(BPO)

なお、健康管理システムCarelyは3つのサービス・システムを網羅しています。少しご紹介させてください。

健康管理業務を網羅的に解決できるサービス『Carely』とは?

Carelyでは、以下のようなサービス・システムを用意しています。

(上記のリンクをクリックすると、それぞれのサービス詳細ページに移動します)

これまでお伝えした6つのメリットはもちろん、以下のようにデメリットへの対策も万全です。

【デメリット1】一部の業務だけ効率化しようとすると、効果が薄くなってしまう
→健康管理業務全般に対応できるのはもちろん、法改正への対応も万全。特に法改正は形式的な確認だけでなく、産業医や保健師に実務レベルでの対応を確認し、システムのアップデートなどを繰り返しています!

【デメリット2】健康管理サービスで業務効率化する方法が分からず、活用しきれないことも
→定期的に使い方を説明するユーザー会を実施しており、新規機能追加があっても安心。他にも相談窓口を用意しているため、健康管理業務そのもので悩んだ場合も解決しやすい!

【デメリット3】自社に最適な健康管理システムを選定するのが難しい
→健康管理システムの選定で重要となる考え方や、社内提案資料が作成しやすいテンプレートもご用意しています。導入にお困りの場合も、ご安心ください!

健康管理サービスを導入して健康管理業務を改善していきたい方は、以下からお問い合わせください。

\健康管理業務をトータルサポート!/

まとめ:健康管理サービスはメリットも多い。デメリットもサービスによって回避できる!

今回は、健康管理サービスのメリット・デメリットについて解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。

  • 健康管理サービスを利用するメリットは、次の6つ
    • 1.健康診断の予約にかかる業務負荷を抑える
    • 2.健康診断の事後措置にかかる作業時間を大幅に削減する
    • 3.産業医面談用の書類準備をゼロに。人事・保健師の残業時間を削減する
    • 4.健康管理に関して実務の相談や法改正に対処しやすい
    • 5.健康経営を進めて、健康経営優良法人認定などを取得できる
    • 6.人事労務のキャリアにつながりにくい業務を、外注化できる
  • 健康管理サービスを利用するデメリットは、次の3つ
    • 1.一部の業務だけ効率化しようとすると、効果が薄くなってしまう
    • 2.健康管理サービスで業務効率化する方法が分からず、活用しきれない
    • 3.自社に最適な健康管理システムを選定するのが難しい

健康管理サービスはメリットがとても多いですが、デメリットがないわけではありません。特に業務効率化の効果が落ちてしまう点は、気をつけたいところです。

  • 健康管理業務全体をサポートできるか
  • システムが使いやすく、操作の質問などをする機会があるか
  • 健康管理システムの社内提案を進めるサポートなどはあるか

といった3点を考慮すれば安心です。健康管理サービスの導入を考えている方は、以下からお問い合わせください。

\健康管理業務をトータルサポート!/

注目ワード
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  • 社内提案のコツ

執筆・監修

  • Carely編集部
    この記事を書いた人
    Carely編集部
    「働くひとの健康を世界中に創る」を存在意義(パーパス)に掲げ、日々企業の現場で従業員の健康を守る担当者向けに、実務ノウハウを伝える。Carely編集部の中の人はマーケティング部所属。

お役立ち資料

  1. 定期健康診断の事後措置ガイドブック 冊子版(PDF)
    健康診断の義務は、実施よりも"事後措置"の方が重要です。業務効率化を図りながら、ミス・モレのない実務ノウハウを解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  2. 健康経営2021 ステップアップ講座
    2020年は健康経営推進担当者にとって波乱の年になりました。今年そして来年以降の健康経営計画の見直しをふまえた、最短で認定取得を目指すステップアップ講座です。
    健康経営
    資料をダウンロードする
  3. 特殊健診は怖くない!有機溶剤編
    初めて特殊健診を管理する保健師・衛生管理者向けに、「有機溶剤予防規則に基づく健康診断」について解説しました。(監修:産業医・労働衛生コンサルタント 山田洋太)
    健康診断
    資料をダウンロードする
  4. ー改訂版ー
    オフィスの感染予防 対策ガイドラインの解説
    経団連が発表した感染症対策ガイドラインをさらに深堀って解説します。抽象的な指針だけでは分からない、実務レベルの対策を解説しています。
    テレワーク / コロナ
    資料をダウンロードする
  5. 健康診断をペーパレス化。メリットと外部業者の選び方
    まだ紙で管理しますか?延べ200社の健康診断の管理をペーパレス化してきたから分かった、人事労務・保健師の業務を効率化するコツと運用法を解説します。
    健康診断
    資料をダウンロードする
  6. 「健康投資管理会計ガイドライン」を会計士が人事総務向けに解説
    公式では分かりづらい管理会計のガイドラインを、労働安全衛生法に精通した会計士が分かりやすく解説します。
    健康経営
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  7. 人事が主導する、健康経営スタートガイド
    社員食堂の整備やウォーキングの目標設定よりも、前に実践すべきことがあります。人事の仕事がラクになる健康経営のコツを紹介します。
    健康経営
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  8. 健康管理費のコストカット表
    会社から経費削減を命じられているものの「健康管理費はどこまで削減していいものか」分からない方へ。従業員の健康を守りながらコストを削減する事例を紹介します。
    健康経営
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  9. 働き方改革の新しい義務『健康情報管理規程』の策定マニュアル
    厚労省から公表されているサンプルでは分かりづらい、という人事の方へ。ハンザツな規程作成が5ステップで完了します。
    法律 / ガイドライン
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  10. 集団分析の社内報告マニュアル
    ストレスチェック担当者が、上司・経営者から評価を得るために。厚労省の判定図の正しい読み方から社内報告の方法を産業医視点で解説します。
    メンタル / 過重労働
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  11. 急増するテレワーク中のメンタルヘルス対策と、失敗する予防策
    テレワークとオフィス勤務が混在する働き方の企業向けに メンタル不調者への法的に正しい実務対応を30分で解説します。
    テレワーク / コロナ
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  12. 健康管理検定 中小企業の法令遵守編
    本セミナーは従業員数50人〜200名程度の企業が対象です。 あなたの会社では健康管理の法的義務に正しく対応できていますか?
    健康経営
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  13. ベテラン人事こそ失敗する、休復職者対応5つの落とし穴
    「スムーズに復職は、休職前の準備は大事」 人事の工数を最小限におさえる休復職対応を、保健師が解説します。
    産業医
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  14. 2021年度、コロナ禍での健康診断を再計画
    コロナ禍で重要度があがった従業員の健康管理。 2021の健康診断では、ルールの正確が必要です。最近情報は30分で紹介。
    健康診断
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  15. 先回りメンタルヘルス対策
    -IT企業編-
    クリエイティブ職が多いIT企業だからこそ注意が必要なメンタルヘルスの予防と対策。心の問題以外にも焦点をあてて解説します。
    健康診断
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  16. 上場企業の常識になった、衛生計画の上手な立て方
    人事や専門家(産業医や保健師)がチームとして健康管理に取り込むためのツール「衛生計画」の実務的な作業方法を解説します。
    健康診断
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  17. 健康管理検定〜初心者担当者レベルアップ編
    人気セミナーをシリーズ化。「健康管理はやっぱりなしでも全部はできない」で悩んでいる労務・総務担当へ実務のコツを紹介します。
    健康診断
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  18. メンタルヘルス対策と健康経営への活用
    これまで注目されてこなかったストレスチェックの集団分析を通して、 見えにくい従業員の健康課題をデータから客観的に表します。
    健康経営
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  19. 健康診断・健康情報をペーパレス化した失敗事例と成功のコツ
    バックオフィスのDXが進む中、健康情報の個人情報保護の関係で ペーパレスが遅れています。正しいペーパレス事例を紹介。
    健康診断
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  20. 脱,やりっぱなしのストレスチェック
    高ストレス者の対応だけで終わらせるのはもったいない 生産性をのばす科学的分析と実務のコツを30分で解説
    調査レポート
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