テレワークでも違和感なく健康管理ができています。
紙管理がなくなり出社も必要なくなりました。

メディアプラットフォーム「note」などを運営するnote株式会社。2020年7月よりフレキシブル出社制度が導入され、在宅勤務をベースとして社員自身が勤務スタイルを選択できる働き方となる中、人事労務担当者はCarelyの導入によりどのような働き方が実施できているのか。また導入時から従業員数が2倍以上までに成長された同社の、計画的かつ社風に合ったオープンなヘルスケア体制を伺いました。

従業員数
100名
業種業態
インターネット・アプリ
導入理由
  • 健康診断を効率化したい
  • 優秀な産業医を選びたい
  • 健康管理体制を一元化したい
note株式会社
Organization Successグループ/労務チーム 浦田 彩未
人材系企業を経験したのち、クラウド名刺管理サービスのSansanへ1人目の労務担当として入社。まだ数十名規模のフェーズから、グローバル展開して従業員数800名規模になるまでコーポレート部門の中心人物として関わる。2019年にnote株式会社へ。現在は労務体制の構築に従事。

2020年7月からフレキシブル出社制度が導入され、在宅勤務がベースに

7月から在宅勤務をベースに、勤務スタイルを選択できる働き方になったのですね!

浦田さん:

はい、3月下旬から在宅勤務を取り入れながら、7月から正式にフレキシブル出社制度が取り入れられました。私もまさにCarelyを使って家で業務をしています。

赤坂:

そうなんですね!本日はテレワークについてもまじえながら、Carely導入によってどういう変化があったかなどお伺いできればと思います。

まず、2019年11月にCarelyを導入された当時、人事労務はお一人で担当されていたかと思いますが、バックオフィスの体制について教えていただけますか。

浦田さん:

導入時の11月は経理、法務、採用、労務など、各ポジションでようやく1人ずつ人員が配置されたという状態でした。
そこから半年以上経った今はそれぞれ2名ずつの体制となり、労務は7月に2人目が入社となりました。

赤坂:

従業員数も導入時は50名だったところから今は100名ほどと、倍になられましたよね。事業成長がすばらしいですね。

浦田さん:

2019年の3月に「note pro」という法人向けサービスが始まりました。かなりスピード感のあるリリースだったこともあり特にエンジニアの採用が走っていたので、労務としては急いで入社体制を整えないといけない時期でした。

カスタマーサクセスチームのサポートが手厚く、1人でやってる気がしないくらい伴走してもらえました

昨年11月のタイミングで産業保健でいう「50人の壁」を超えましたよね。

浦田さん:

はい。ちょうど法令遵守について考えないといけない時期でしたし、増員計画もあったので、盤石な産業保健体制を整えなくてはと感じていました。また、社員が何かあった時に頼れるような、働きやすい環境を用意しておきたいという思いがありました。

今思い返すと、産業保健体制の立ち上げでやることが多くスケジュールもタイトな中、iCAREさんがロードマップ作りから一緒に取り組んでくださって、弊社の一員かのようなサポートでとても助かりました。

樽見:

規程を一緒に考えたこと覚えています!なつかしいですね。
体制の立ち上げはどうでしたか?

浦田さん:

ちょうどCarely導入と産業医選任をした時期でした。なので従業員の健康相談にも対応できましたし、体制の立ち上げに関してはiCAREのカスタマーサクセスチームが運用をゴリっと後押ししてくれたので1人でやってる気がしないくらい、企業成長に寄り添いながら伴走してもらえた印象です。

赤坂:

嬉しいです!50名のタイミングでやることが一気に増えますもんね。

浦田さん:

そうですね。50人になってから立ち上げようとすると、あらゆる業務が一気に降りかかってくるので、まだ50人になっていない企業の人事労務の方には、少しずつ計画的に進めることを強くお勧めします(笑)

樽見:

やることがたくさんある中、どういった優先順位付けをされていましたか?

浦田さん:

弊社の場合は、産業医選任の優先度をあげていました。
というのもサービス開発がかなりスピーディな会社なので、みんなが元気に働いていたとしても、負荷やストレスは結構強いんじゃないかな、と感じていました。

不調に気付いたときに労務の私に相談してくれるのももちろんいいのですが、私自身が専門家ではないことへの不安や、単純にリソース不足ということで限界を感じていました。また社員にとっても、第三者の専門機関にアドバイスをもらった方が納得感もあるだろうなと感じていました。

樽見:

産業医導入は社員に定着しましたか?

浦田さん:

オープンな社風というのもあり、できるだけラフに活用できるように心がけました。例えば、Slackチャンネルで「オープンドア」というネーミングであえてフランクに予約できるようにしています。不調がなくても気軽に相談できるような雰囲気作りにつながっていると思います。

「気付いた時には休職しなきゃいけない状態」ではなく、その時に悩み事がなくても「産業医の先生がいる」という認識をもってもらうだけで心強かったり、いざというときに話しやすいんじゃないかなと思っています。

オープンにするのは賛否両論あるかと思いますが、弊社の場合は思い切ってオープンにしてみてよかったかなと思っています。

去年までのスプレッドシート管理とは違い、見たい情報をすぐ確認できるように

すばらしいですね。社風を理解している浦田さんだからこそできたのではないでしょうか。
そんな中、同時にCarelyを導入いただきましたが、業務の変化はありましたか?

浦田さん:

まず私の業務についてですが、情報が一元化されているので見たい時に見たい情報をすぐに見られるのがとても助かります。

例えばストレスチェックの実施状況も、リアルタイムな受診率がボタンひとつで見られるので、業務効率化につながっています。

健康診断も去年はスプレッドシートで管理していて、一年中アテンションをはらなきゃいけない状態だったので、働き方がかなり変わったなと感じています。

赤坂:

今後は健康診断のシステム化も進んでいるので、さらに効率よく使えると思います。

浦田さん:

受診率がしっかり数字で見られるのが助かります。データ管理はCarelyに任せておけば大丈夫!という安心感があります。

今後健康データがどんどん溜まっていくので、分析や比較などしっかり運用してきたいです。

紙管理がなくなったので会社にいかなきゃいけないと思うこともなくなりました

樽見:

在宅勤務がメインになっていると伺いましたが、働き方の変化はありましたか?

浦田さん:

まさに家で作業していますがCarelyのおかげでなんの違和感もなく業務ができています。紙管理がなくなったので会社にいかなきゃいけないと思うこともなくなりました。

社員のみんなも、健康診断結果がデータで見られるのをすごく喜んでくれました。紙で配っても捨てちゃう人も多いですし、「去年はどうだったっけ?」ってほぼ見ないと思うんです。その点Carelyでは、社員自身もデータを比較できるようになりますし、健康意識も向上するんじゃないかなと思っています。

赤坂:

従業員さんにも見ていただけているんですね!

浦田さん:

業種柄、新しいシステムが好きなメンバーが多いので、積極的に触ってくれているようです。オンライン健康相談も使われはじめています。

初めの頃は、「どういうときに相談すればいいのか」という質問もあがっていたんですが、利用のハードルが下がるように周知をしたことで、最近はラフに相談している社員もチラホラいるようです。相談件数が少しずつだけど増えているのは嬉しいです。

赤坂:

Carelyの相談窓口も従業員さんにとって心強い機能になっていけたら嬉しいです。

それでは、今後Carelyをどのように使っていきたいか、教えていただけますか。

浦田さん:

最終的には、よりたくさんの社員を人事労務施策の立案に巻き込んでいきたいです。

より働きやすい環境にするアイデアを社員からもたくさん出してもらって、それを実行していくことで、この会社で働くことがもっと楽しくなるんじゃないかなと思います。

その状態に近づけるようにアイデア出しができる雰囲気づくりや体制を積極的に整えていきたいです。

赤坂:

素敵ですね。ぜひ実行していただきたいです。
Carelyを導入して数値の変化などはありますか?

浦田さん:

これから変化が見れるようになるかなと思っています。

これまでは業務がとにかく複雑で、細かい数値や分析を出す気力がなかったのですが、今はCarelyにログインするだけで確認できるようになったので、今までやりたかったけどできていなかった業務に手を付けられるようになるのが嬉しいです。

赤坂:

数値での見える化はCarelyが力を入れている部分でもあるので、ぜひ活用いただきたいです。

浦田さん:

これからチームメンバーも増えることで、私が主担当じゃなくなる業務もありますが、新しい担当者がデータをいちいち探す必要もありませんし、過去データとの比較や照合が簡単にできることにも期待しています。

赤坂:

今後事業成長もされる中で、こういう健康管理がしたい!などはありますか?

浦田さん:

社員のみんながセルフケアに積極的になれるようなサポートをしたいです。まずはCarelyにログインする習慣を増やすこともそうですし、衛生委員会をオープンにしてみたりとか、いろいろできることはあるなと思っています。

またリモートがベースになっていくので、社員同士の健康状態など今まで気付けたことが気付きづらくなっていくと感じています。そんな中、少しでも社員自身がメンタルや体調面の関心をもってセルフケアの意識を高められるような環境整備がしたいです。

赤坂:

今後も引き続きサポートさせていただきます!

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