Carelyで社内初の業務IT化を推進し、ストレスチェックの工数7割減。産業医とオンライン完結の連携を実現。

バックオフィスで初めて導入したITシステムがCarely。従業員第一の共通認識が健康管理のIT化を後押し。

まず、今野さんの役割について教えてください。

今野さん：

はい。弊社は下水道関連施設の維持管理を主に事業として行っており、私は営業業務部に所属し、設備の保守管理や運転管理業務を行っています。兼務する形ではあるのですが、衛生管理者としての業務がメインです。加えて健康管理担当としてストレスチェックの実施事務従事者もさせてもらっています。

林：

衛生管理者を兼務されているのですね。衛生委員会やストレスチェックなどを行う上で、他に上司の方などいらっしゃいますか？

今野さん：

衛生委員会は総括安全衛生管理者を始め、いろいろな方のサポートで運営しています。ストレスチェックに関しては一人でやっているような感じです。だからこそCarelyのサポートが本当に助かっています。

林：

有難うございます。公共事業ってお堅いイメージが正直ありまして、そんな中で業務のIT化はすごく苦労があったのではないかと思いますが、導入時を振り返っていかがですか？

今野さん：

そうですね、何かを変えるという点に関しては、私もやはり堅いイメージが未だにあります。紙文化が根強く、判子もまだまだ活用しております。健康診断も事業所ごとに紙で管理しておりました。導入にあたっては社内で批判もありましたね。

林：

なるほど、紙文化が根強い中で批判もあったということで、社内の説得で何か工夫されましたか？

今野さん：

やはり現場作業が多い職場なので、従業員が健康で働けなくては事業が成り立たない、健康管理が非常に重要な課題だということを主張しました。それでも他の業務同様に、紙文化・紙管理のままでよいとの意見もあった中、私の上司周辺と一致団結して「従業員第一」の視点で強調したところ、その点は皆賛成だったので導入まで推し進められました。

従業員の気軽な相談環境が整うメリットに加え、一人で業務を進める上でのサポート面が決め手に。

デモ画面なども実際に利用いただいて、メリットをうまく強調いただけたということですね。他に勤怠、採用など、人事・労務の業務でシステムを導入されていましたか？

今野さん：

いえ、全く利用していません。私は衛生管理者として、従業員が健康で元気に最大限のパフォーマンスをするために何ができるか、というのをずっと模索してきて、その中でネットで「Carely」に出会いました。最終的には、人事・健康管理側の目線というより、私もいち従業員ということもあり、従業員目線でメリットを感じてもらえたのが大きかったと思っています。

林：

検索で知っていただいたのですね。バックオフィスの業務の中で健康管理業務は後回しにされることもある中で、IT化を健康管理の領域から着手されたというのは驚きです。やはり今野さんの提案にある、従業員側の目線が鍵になったのでしょうか。

今野さん：

そうですね、一番のキーポイントは健診結果の比較とチャット相談の利用ですね。人事や常勤ではない産業医へ相談というのは結構ハードルが高いので、気軽な相談環境があるのはメンタル不調の予防の観点からも非常に助かっています。

林：

そうでしたか。ほかに導入時にポイントとなった点はありましたか？

今野さん：

自分が実質一人で業務をしているので、サポート面が大きいですね。あと、Carelyの、青に白地という第一印象が良かったです。価格面も決め手になりました。

林：

有難うございます。デザイン面も後押しになっていたとは。初めてのシステム導入ということで、まずは最低限の価格で利用ができる、というのは大きいのかもしれません。

Carelyは産業医との情報共有の媒体。アナログな方法から今では全てオンライン上で完結。

今年の3月にCarelyを導入されて、健康管理の基本的な業務は順調に進められている印象です。

今野さん：

正直、自分一人で業務を行うため、カスタマーサクセスの林さんからのサポートやマニュアルが本当に助かりました。すごくわかりやすいので、もうそれ通りにやっているだけです。

林：

本当ですか、良かったです。導入の前後で一番変化を感じていることはなんですか？

今野さん：

はい、二つありまして、一つ目は産業医との情報共有です。弊社は昔からお付き合いいただいている病院から産業医の先生に来ていただいており、Carelyについても事前に相談し、好反応をいただきました。先生との連携にあたっては、事前にiCAREのメディカルスタッフの方に相談し、今とてもうまく進んでいます。

林：

産業医の先生のCarelyの利用は4月からですが、以前はどのようにやりとりされていましたか？

今野さん：

以前は訪問いただいた際に紙媒体をみながら確認したり、電話で相談したりしていました。共有という意味ではセキュリティの懸念もあり、悩ましい状況でした。人の視線がないところでパッとデータをみたり話したりですね。今それが全てCarelyを使ってオンライン上で完結しています。

実際に産業医の先生と他にやりとりしている保健師さんにCarelyについて感想をいただいているので紹介します。
・従業員ごとの健康情報がすぐに確認できるのでとても使いやすい
・産業医と会社の共有・連携がより円滑にできるようになった
・従業員との面談前情報を聴取する際、Carelyで共有できる分、電話・メールをしていた時間が短縮された

林：

Carely内でしっかり連携がとれている成果ですね。評価いただけて嬉しいです。

今野さん：

はい、二つ目が私も含めて従業員目線で好評なことです。例えば、健診結果がどこに行ったかわからないという問い合わせが結構あったので、Carelyにデータが蓄積されて自分で確認できるのは良いですね。他に、チャット相談では言わなくてもいいことを言ってしまうほどに聞き上手・話しやすいという感想が届いています。

2ヶ月かかっていたストレスチェックが2日で完了。効率が良すぎて上司に返って心配される程の成果を実感。

従業員様の利用も割と多いようですが、平均年齢はどれくらいでしょうか？

今野さん：

平均年齢は40代前半かと思います。年齢的に最初はシステムについていけない様子の方もいました。ストレスチェックのやり方を実際に見せると「こんなに簡単にできるの？もう終わり？」と反響の方が大きくて私が驚いたほどです。

林：

そうでしたか、5分もかからない程度で回答が完了しますよね。

今野さん：

紙で実施していた時は記入ミスもあり、測定不能でまたかという感じでした。紙を配布する、回収する、病院や提携のところに渡すなどで２ヶ月はかかっていましたね。その時のストレス状態がもはやわからないわけです。

林：

Carelyで実施する際は、今野さんにはCarely上の設定と、従業員情報の設定くらいですかね。

今野さん：

そうですね、マニュアル通り、林さんにアドバイスもらった通り1日2日で全て実施できました。

林：

２ヶ月程度要していたストレスチェックがわずか2日で。これは劇的な変化ですね。

今野さん：

すぐに結果が出るので従業員にも高評価ですし、上司や導入時に批判的だった方にも「逆に問題なくていいんだよね」と効率の良さに心配されるほどです。先日提供いただいた集団分析の詳細も、データ化されることで色々な状況・問題が可視化され、会社としても新たな発見が有難いです。

林：

有難うございます。批判的だった方も含めて、今では今野さん、従業員、人事、会社それぞれ成果が見られているということですね。今後もどんどんCarelyの活用が進んでいきそうですね。

今野さん：

そうですね、共有フォルダなど、新しい機能もすごく便利です。（Carelyの）進化が早いので、ついていけるかわかりませんが。メディカルチームと産業医と保健師さんとすごく良いタッグが組めているのは幸いです。

林：

何よりです。私もサポートに入りながら、引き続き支援して参ります。今後ともよろしくお願いします。

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