健康診断だけがペーパレス化に取り残されていたので、Carelyの評判を聞いてピッタリだと選びました。

人事が先走った、残業削減の失敗

ベストプラクティス企業、おめでとうございます。

小出さん：

実は先日、東京労働局主催の「働き方改革推進支援セミナー」で講演してきました。よかったら資料をご覧ください、補足資料ですが、健康支援としてCarely（ケアリィ）も紹介しています。

赤坂：

嬉しいです！このような人事の取り組みを社外に広めるにあたって、何か工夫していることはありますか？

小出さん：

以前は違ったんですが、今は人事労務（以下、人事）と広報が同じ部署になったので動きやすくなりました。トップダウンで進めた働き方改革は採用力強化が目的のひとつだったので、ホワイトな働き方であることをチームとしてアピールできています。

働き方改革のベストプラクティス、ぜひ教えて下さい。

赤坂：

Carelyでは従業員の健康状態を把握できるのですが、みなさんホワイトな働き方をされていますよね。残業削減にはいつから取り組まれていたのですか？

小出さん：

2009年がひとつの転機ですね。
ソーシャルアプリサービスの提供を開始したのですが、大手のゲーム会社から中小企業まで競合が乱立しエンジニアの争奪戦がはじまりました。

競争が激しくサービスのリリースは死守しなければならないので、80時間を超える長時間労働が当たり前になっていました。それに伴い、社員の離職も相次いでいたので危機感を覚えました。
そこで採用力の強化と社員の定着率向上のために、トップダウンでの働き方改革がはじまりました。

赤坂：

具体的にはどんな対策をとったのか、ぜひ教えて下さい。

小出さん：

まずは失敗したお話しますね。いきなり労働時間を削減しようとして、うまく根付かなかった対策がいくつかあります。

たとえば「ノー残業デー」を作っても、社員が抱えてる業務自体は減ってないから帰らないんです。そこで「深夜残業の禁止」をして時間になったら強制的に消灯するようにしました。

消灯するとオフィスから社員はいなくなるんですが、実は近くのカフェにこもっていて人事が帰った頃にまたオフィスで仕事をはじめる。といったようなこともありました。

あとは「早朝インセンティブ」も、エンジニアは夜のほうがはかどるということで定着しませんでした。

労働時間の削減よりも”前に”やるべきことがあった？

小出さん：

まずは全社の業務を分析して、工数の洗い出しをしました。

洗い出してみて、もっともムダな時間が会議であることが分かりました。会議のうち30%が1時間を超えてしまっており、必要ない社員も出席していたんです。

会議のコストを計算してみると、たとえば時給2000円の社員が10人参加する定例ミーティングがあったとすると、年間で100万円のコストがかかっていることになります。

他には、メール返信タイムを設けている部署があったり、紙によるムダも大きかったです。社内資料を印刷して製本し、関係者に配るという業務に時間をかけていました。

今では全社でペーパレス化を徹底しています。

赤坂：

会議がムダな業務だった、ということは盲点ですよね。つい必要な時間だと思いこんでしまいます。どのようにして会議の時間を適正化したんですか？

小出さん：

スタンディング会議の導入がもっとも成果が大きかったです。

立っていると疲れるので必然的に会議の時間が30分以内におさまります。他にもルールを徹底しています。ファシリテーターは議題・論点を事前に共有して、会議では報告なしで相談・協議のみ、各部署内での調整が必要であれば事前にとりまとめることで即断・即決できるようになりました。

いきなり労働時間の削減に手を入れるのではなく、まずは業務を分析してムダなオペレーションを削減することで残業時間の削減ができました。

健康診断の業務は、Carelyを導入してペーパレス化を実現

健康診断を外部委託するきっかけは何でしたか？

小出さん：

社員の健康管理としては、主に健康診断です。所属する健康保険組合では、30歳以上社員がうける人間ドックには補助がでます。また婦人科検診とインフルエンザ予防は会社負担です。（2019年度実績）

健康を維持することは生産性の向上につながります。
当時、オペレーションを見直したとき、人事の健康管理のオペレーションが生産性が非常に低いことがわかりました。具体的には、クリニックへの予約や事前資料を紙で配布したり、健診結果を回収してファイリングする業務などです。

赤坂：

さきほど、全社でペーパレス化を進めているとのことでしたが、健康診断についても紙の業務が煩雑だったのではないですか？

小出さん：

実は社員からも「健康診断の結果をWEB化してほしい」という要望があがっていたんです。

人事としても、結果を紙のままで保管することに不安を持っていましたし、WEB化できればオペレーション業務の削減ができるいい機会だと思って外部委託先を探していました。

Carelyのことは周囲で評判を聞いていて、健康診断のぺーパレス化ができるシステムなのがピッタリだったので問い合わせました。

今年は受診率100%を達成できました。来年に取り組みたいことはありますか？

小出さん：

定期健康診断の再検査を100%実施したいです。

これまで再検査の案内は社員宛にしかこなかったので、人事として関与できていませんでした。だから再検査を受診しているかどうかの把握もできていません。

特に若い社員は「行かなくて大丈夫だろう」と考える傾向にありますので、会社としても再検査は勤務扱いとしています。

赤坂：

えっ、ちょうどいいですね。つい先日、Carelyの健康診断業務サポートに「再検査の進捗管理・受診勧奨」機能が新しく追加されたところです！

小出さん：

それはとても助かります。ぜひ今年の健康診断もサポートをお願いします。

メンタル不調・休職を未然に防ぐ体制づくり

Carelyを使った健康管理のベストプラクティスはありますか。

赤坂：

従業員の方からのチャット相談も活発になってきていますね。

小出さん：

Carelyのような「オンライン保健室」で社員が保健師の方に健康相談できることは、働きやすい会社づくりに重要だと考えています。

Carelyを導入する前までは「社員がどんな相談をしているのか」を知りたかったことがありましたが、今では「人事が介入しない窓口がある」ことは良いことなんだと実感しています。

先日、体調不良が見られる社員に、
「Carelyっていう保健師に相談できるサービスがあるよ。人事は見ないから気軽に相談してみたら？」とすすめました。後日、その社員が「相談してみたら、すごく丁寧でよかったです」と元気な姿を見せてくれましたね。

メンタル不調への対策は、かなり注力されていますよね。

小出さん：

長時間労働の削減ができて、有給休暇・育児休業の取得もすすんでワークライフバランスの両立はできてきたと思います。

それでも、残念ながらメンタル不調による休職は発生してしまいます。休職者にとっても経済的負担が重なってしまうので早期に復帰できるように支援したいです。

休職にいたらなくとも、体調不良による生産性の低下は発生しますよね。休みがちになってしまったり、出社しても不調を抱えたまま仕事をしてしまっていたり。

赤坂：

メンタル不調を未然に防ぐ対策は何かされていますか？

小出さん：

3ヶ月に1回の頻度でサーベイ（社内アンケート）を実施しています。サーベイの結果から、健康面でアラートがでた社員とは個別面談を設けています。

個別面談自体は人材開発チームの若手が担当しているのですが、メンタル面の悩みがあったら「Carelyのチャットで相談してみたら」と勧めています。

メンタル不調は産業医面談が必要になる手前で防ぎたいと考えています。そこでCarelyのような人事が介入しない第三者の相談窓口があることが、社員にとっても人事にとっても助けになっています。

今後、Carelyをどのように活用したいですか？

小出さん：

まだまだ機能を使い切れていないな、と思います。

特に産業医との情報共有については未だに紙での管理が残っているので、ペーパレス化をすすめたいです。

安全衛生周りの管理業務はすべてCarelyに一元管理したいので、ぜひこれからもサポートのほどよろしくおねがいします。

赤坂：

Carelyを使った健康管理のベストプラクティスを教えていただき、ありがとうございました。今日の話はぜひ導入している他の企業様にも共有させていただきます。

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