過去の経験から、産業医と一丸となって健康管理データの一元化を実現。

大手宅配ピザチェーン「ピザーラ」、ハンバーガーレストランチェーン「クアアイナ」をはじめ、全59ブランドを全国展開する大手飲食チェーンの株式会社フォーシーズ。過去の経験を教訓に、Carely導入後、健康管理室と産業医の先生とでしっかり連携し、健康管理の体制を築き始めています。活用にあたってのコツや、現在の目標などを伺いました。
(取材時期:2021年3月)

従業員数
8425名
業種業態
飲食・食品
導入理由
  • 業務効率化
  • 紙やエクセルでのデータ管理から脱したい
  • 会社の健康状態を可視化したい
株式会社フォーシーズ
人事本部 健康管理室室長 多田 唆夜歌
都内大学病院 小児科・産婦人科などの経験を経て2008年入社
健康管理室の立ち上げに従事し、室長として健康管理業務全般を担当
人事本部 健康管理室 重田洋子、男庭美咲

重田 洋子 
都内大学病院 内科・外科などの経験を経て2013年入社
健康教育・指導をメインに、社員の健康管理サポートを担当

男庭 美咲
都内総合病院 循環器内科などの経験を経て2018年入社
新入社員の健康管理をメインに、社員の健康管理サポートを担当

2020年、飲食業全体が前例のない状況に。社員の精神面や肥満傾向に懸念。

Carelyを導入されて、従業員の変化はありましたか?コロナの影響なども教えてください。

多田さん:

弊社は店舗で働く社員が多いのですが、新型コロナウィルス感染拡大に伴う休業・時短要請やそれに伴う他店舗でのヘルプ勤務などでストレスを抱える社員が増えています。また、飲食業自体に対する将来的な不安みたいなものを感じている人もいます。
本部の社員ではリモートワークでコミュニケーションの機会が減って、精神的に不安があると訴えている人がいたり、肥満傾向が見られる人もいたりするので、そこは今会社がケアしなければいけない点だと考えています。

駒居:

健康管理担当として、在宅勤務による仕事への影響はありましたか?

多田さん:

以前から、業務分担がある程度できていたので、意外と在宅勤務もスムーズにできました。

重田さん:

当初は在宅勤務の時に社員からの電話が会社に入ったりして、自分が一貫して対応できず歯がゆさを感じたこともありましたが、今は、携帯電話が全員に貸与されたので、やりやすくなりました。

男庭さん:

入社してまだ日が浅い中で在宅勤務が始まり、上司に相談したいときにすぐに相談できない戸惑いがありました。徐々に在宅勤務の環境が整備され、在宅勤務に慣れてきたこともあり、今は安心して在宅勤務ができています。

以前のシステムでは不十分。それでも健康管理を改善したい。行き着いたのがCarelyでした。

御社では以前使われていたシステムを解約し、一度エクセル・紙管理へ戻されたと伺っています。

多田さん:

以前のシステムは、当初説明を受けていたように機能せず、痛い目に合いました。2~3年使用していましたが、健診結果が反映されるまでにタイムラグがあり、面談時に最新データを確認出来ない、面談記録の作成や閲覧、検索などの機能に不具合が多く作業が進まないなどの状況に陥り、エクセル管理に戻しました。このため、継続して他の健康管理システムを慎重に探していました。

重田さん:

他社の健康管理システムでは充実した多くの機能を備えていることをご説明いただきました。ただ、予算があったとしても、今自分たちが必要とする最低限の機能があればいいのではないかという結論になり、上司にCarely導入をプレゼンテーションしました。

駒居:

機能面で重視された点は健康診断結果の把握と面談管理でしょうか。

重田さん:

そうですね。他社の健康管理システムでは健診予約システムがセットになっていましたが、Carelyは必要な機能だけ選んで使えることが魅力的だったと記憶しています。

駒居:

資料ダウンロードから3ヶ月でCarely導入開始と、かなり早いご決定でした。なぜ短期間で導入できたのでしょうか。

男庭さん:

私が入社する前から多田さんと重田さんがシステムを探しており、複数の会社から話を聞いた上で上司にシステム導入について相談をしてくださっていました。そのため、システム導入については上司の理解を得ていたこともあり、早く導入することができました。

多田さん

導入後は紙作業が削減。創出された時間で価値ある業務も。

以前の管理方法と比較して良くなったこと、削減できた時間でできるようになったことはありますか?

重田さん:

以前はエクセルを使い、従業員からの相談の内容を日別に一覧で記載していく形でした。このため、一人の経過を経時的にパッと見て把握できる状況ではありませんでした。Carely導入後は、従業員ごとに健康情報が整理されているので、相談が入ったらその場ですぐにこれまでの状況確認と新規の入力ができるようになりました。記録作成の滞りが解消されたことが何より助かっています。
他には、これまでは産業医面談の記録を全部紙で準備していたため、人数が多いときは半日位かかっていました。今はその分の時間で電話対応や他の業務ができるようになったことも大きいと思っています。

駒居:

面談記録がリアルタイムに反映されるメリットはありますか?

男庭さん:

産業医が面談する会場と私たちが仕事をしているデスクは別の階にあります。今までは産業医が作成した紹介状などを面談会場に取りに行き、別の階で印刷作業をしていたため非効率でした。Carely導入後は、産業医がCarelyで作成した紹介状などを、すぐに自分のデスクで確認し印刷作業ができるため、社員を待たせることなく対応ができています。また面談のフィードバックもCarelyですぐに見られるようになったので、在宅勤務のスタッフがメール対応、出社しているスタッフは産業医の先生を対応、といった業務分担も可能になり、かなり効率化に繋がりました。

重田さん

最難関は産業医の先生へのレクチャー。利点を明確に、質問に100%対応できる状態を作った。

御社のCarely導入の最難関は産業医の先生への使い方レクチャーだったのではないかと思っています。どのように進められたのでしょうか。

多田さん:

先生には「病院と同じくらいサクサク使える電子カルテか紙かの0か100。その真ん中のものはいらない」という価値観があると感じたので、これはもう先生に対してのプレゼンテーション次第だと考えました。

駒居:

新たな健康管理システムの導入は、電子カルテを使用している医師には使いにくい印象を与えることがあります。産業医の先生にCarelyを使ってもらうまで、どの保健師の方もすごく苦戦しているポイントです。プレゼンテーション方法を具体的に教えてください。

多田さん:

実は私は産休中でしたので、まず先に男庭さんと重田さんにシステムを使い始めるようお願いし、スムーズに使えるようになってもらいました。2人には、後から使い始めた私が感じた疑問に答えてもらいながら、メリットとデメリットを明確に整理できたので、産業医から質問を受けたときに100%説明できる状態が作れました。このような事前準備に加え、医師のキャラクターを踏まえた説明方法を考えておくことも大切なポイントです。今では、産業医に「病院のカルテのシステムとは違うけれど、企業で使うことに関しては同じレベル感で使える」と言っていただいています。

駒居:

特に、産業医の先生が評価してくださっているCarelyのポイントはありますか?

男庭さん:

コピペできる点、と言われています(笑)全て手入力は大変なので、ある程度オートメーション(テンプレートのように)で入力できるという意味です。

駒居:

お三方のサポートがあって産業医の先生の活用が進んでいるのですね。ちなみに、今のお話にあったように、先日男庭さんに登壇いただいたユーザー会で、同じように悩まれている保健師の方の満足度が非常に高かったです。ありがとうございます。

男庭(おにわ)さん

受診率100%達成。今後は健康管理室と店舗スタッフがもっと身近に。

先日の改善要望会でいただいた健診結果の詳細分析の機能はただいま開発中です。後にこれらの機能をどのように活用される予定でしょか。

重田さん:

弊社は肥満者の増加や平均年齢の上昇が見られ、生活習慣病が大変気になっています。ハイリスク者を明確にして、その人にアプローチしていくことができればと思います。また、今はメモ機能を活用していますが、既往歴や現病歴について、まとめて一括で見られると管理しやすいと思っています。

駒居:

ありがとうございます。参考にさせてもらいますね。引き続きどんどんご意見いただければと思います。最後に、今後健康管理で目指していきたいことについて伺いたいです。

多田さん:

私がフォーシーズに入社した頃は、健康管理の体制が整っていない状況だったので、前の職場の先輩である重田さんに入社してもらって、そのおかげで受診率100%を達成することができました。健康診断を受けることや「健康は大事」という認知も従業員の中にできてきたので、もっと業務効率を図り、eラーニングや保健指導の他、健康の維持増進に繋がるコンテンツも作っていきたいと考えています。

男庭さん:

今取り組んでいるeラーニングは一方的な発信なので、Carely内で社員とチャットができる機能や、フォーシーズヘルスケアチャンネルといったような動画作成ができて、それを社員が視聴してコメント記入や再生回数を閲覧できる…ということができたら、健康管理室が社員(特に店舗勤務の社員)にもっと身近な存在になれるのではないかと考えます。

駒居:

まさに。ぜひ実現させられるよう開発に頑張ってもらいます。本日は有難うございました。

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