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在宅勤務を機に健康データをCarelyに一元化。産業医・従業員の意識も変化。

デジタル社会に潜むリスクから企業を守るソリューションを提供するデジタルリスク事業に加え、AIやIoTを組み合わせた警備を推進するAIセキュリティ事業、行政・企業などあらゆる組織の DX化を促進する DX推進事業などを展開する株式会社エルテス。コロナ禍のリモートワークが後押しとなり、Carelyによる健康データの一元管理が進んでいます。その経緯や成果について伺いました。
(取材時期:2022年3月)

従業員数
235名
業種業態
IT・アプリ
導入理由
  • 業務効率化
  • 紙やエクセルでのデータ管理から脱したい
  • 健康診断を効率化したい
  • 会社の健康状態を可視化したい
  • 健康管理体制を一元化したい
株式会社エルテス
中右玉緒/コーポレートデザイン部 人事グループ
食品小売業で販売部門、人事総務部門を経て、2019年入社。現在人事グループにて、労務全般、安全衛生などを担当。

在宅勤務が後押しに。Carelyの活用で工数負担を大幅削減。

Excel作業はミスも多く工数負担が大きい。もっと早くCarelyを活用しておけばよかった。

林:

本日はよろしくお願いします。はじめに、現在の労務管理体制について教えてください。

中右さん:

人事グループには私を含む4名が所属していますが、労務管理については主に私ともう1名の2名で対応しています。

林:

中右さんはこれまで健康管理の実務経験はあったのでしょうか。

中右さん:

いえ、一部分しか経験がありませんでした。前職からやっていたのは健康診断と、一部労災が起きた際の対応ですので、入社後しばらくはCarelyを十分に活用しきれていませんでした。

林:

そうでしたか。弊社では中右さんのご入社後1年ほどでCarelyの活用が進んでいった印象を持っています。

中右さん:

入社当初、健康診断とストレスチェックはCarelyで実施するよう引き継ぎました。少しずつ使いながらようやく他の活用方法を知っていったのが1年ほど経ってからです。例えば勤怠情報と紐付けて長時間労働の管理をするなど、もっと早く使い勝手の良さに気づけばよかったなと。

林:

以前はどんな方法で労働時間の管理をされていましたか。

中右さん:

以前は勤怠システム上の残業時間をExcelにエクスポートして、別途作成した労働時間管理用のExcelに貼り付け、超過回数を手入力で毎月変更していました。手作業なので書き間違いも多く確認作業が必須のため、担当者目線では工数含めて負担に思っていました。

今はCarelyに勤怠システムのエクスポート値を毎月取り込むようにしていて、自動で長時間労働のリスクを可視化できるようになりました。手入力時のミスもなく、1時間かかっていた作業が10分以内に完了しています。取り込み後には残業時間が一定時間を超過した人に対して「疲労蓄積度チェックリスト」メールを送付して主観的な疲労度を確認するとともに、産業医面談を希望した場合にもCarely上でスムーズに連携するなど、シームレスなフォロー体制を構築することができています。

林:

Excelで非常に工数のかかる作業をされていたのですね。Carelyを活用いただけるようになって嬉しいです。

コロナ禍の働き方の変化が後押しに。産業医との連携の工夫で脱・紙管理。

林:

そもそも、もっとCarelyの活用を進めようと思われた理由やきっかけはなんでしょうか。

中右さん:

コロナ禍で在宅勤務が増えたことで、今までは紙管理をしていたものもそのままの運用では対応が難しくなったという背景があります。クラウドの勤怠管理や労務管理のシステムなど人事労務領域で日常的に使っているシステムについても隅々まで機能を調べて効率化していく中で、Carelyにも使っていない機能がたくさんあるということに気付きました。産業医との連携をCarelyにまとめる形に舵を切ったのもこの時期でした。

林:

コロナ禍の働き方の変化に加え、人事の作業スタイルの変化の影響もあるのでしょうか。

中右さん:

そうですね。コロナ以前はExcelで表を作成し、紙を印刷して議事録と一緒に専用ファイルにためておく運用などもありました。また、コロナが流行する前は産業医面談はオフラインのみで実施、健康診断の確認も産業医に来社いただいた際に紙でお渡ししてご対応いただいていました。

一元化された健康データを追えば健康状態の変化を捉えやすい。従業員の意識も変化。

時系列で確認できる従業員データの活用メリットは大きい。

林:

人事目線で面談機能を使われていると思いますが、使い心地はいかがですか。

中右さん:

従業員に紐づいたデータを時系列で確認できる点が便利ですね。例えば、何かしらの体調不良を繰り返してしまうようなケースはその間に健康状態や勤怠が改善したり悪化したりするため、どのタイミングでどんな相談を受けたかを合わせて管理する状態が理想です

林:

他にも、Carely内に蓄積された時系列での情報を活用する機会はあるでしょうか。

中右さん:

長時間労働の実態把握やリスクを見極める観点で後から各種データを振り返ることがあります。残業時間の推移はどうだったか、本人から面談の希望はあったか、もし面談をしていた場合は頻度や内容はどのようなものだったかという確認です。コロナ以前の運用ではデータソースがバラバラに管理されていて、それをまとめるだけでも大変だったと思います。今はCarelyに一元化されている安心感がありますね。

衛生委員会の議事録もCarelyに蓄積。情報のオープン化が進む。

林:

そのほかに毎月利用しているCarelyの機能はありますか。

中右さん:

衛生委員会の議事録を毎月残しています。

林:

衛生委員会はどんなメンバーで構成されていますか。

中右さん:

従業員は、各部門から男女1名ずつ、上長が議長、衛生管理者の私と産業医の5名体制です。これまでも衛生委員会の議事録は誰でも見ることができましたが、会社の従業員向けポータルサイトに他のお知らせと混ざったような状態で掲示していました。Carelyで公開するようになってからは従業員が見つけやすくなったと思っています。また、議事録担当としては、Excelで作成・保存しポータルサイトへ掲載するというひと手間を、Carelyに直接書き込み保存するだけでよくなったことで省くことができ助かっています。

ちなみに、従業員からはCarelyに健康情報がまとまっているのはすごく有難い、特に毎年の健康診断結果の比較ができるのが良いという声を聞きました。健康診断の結果のアップロードを心待ちにしている従業員さえいます。

林:

従業員の皆さんに健康情報をみる意識が醸成されているという事ですね。法令遵守だけでなく従業員向けのサーベイや管理職との連携などCarelyを使いこなしていただく余地はまだまだ残っていると思いますので、よりご活用いただけるようこれからも併走させていただきたいと思います。
本日はありがとうございました。

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