フォロー体制の構築や情報共有を瞬時に行えるのはCarelyがあってこそです。

業務改善プラットフォーム「kintone」をはじめ、社員のチームワーク向上を促進するシステムなどを開発するサイボウズ株式会社。安定的な事業成長を行いながら働き方改革をリードする同社は、今回の緊急事態宣言を受け”ほぼ100%テレワーク”を実施するなど、柔軟な働き方にも注目が集まっています。そんなサイボウズがCarelyを導入した背景や、今後さらなる働き方の多様性を推進するための健康管理について伺いました。

従業員数
760名
業種業態
インターネット・アプリ
導入理由
  • 業務効率化
  • 紙やエクセルでのデータ管理から脱したい
  • 健康診断を効率化したい
サイボウズ株式会社
人事労務部 すこやかチーム 佐藤 友莉果 
新卒でサイボウズに入社。
研修を経て人事部に配属後、総務・労務業務の全般を経験。
現在の主な担当領域は健康関連業務とワークプレイスのファシリティマネジメント業務。多様なメンバーがチームワーク良く働ける環境づくりをミッションとしている。
人事労務部 すこやかチーム 野間 美賀子

新卒でサイボウズに入社。
研修を経て人事部に配属後、総務・労務分野を広く担当。
現在は主に、健康関連業務や入社や休職・退職等の手続き、人員数の管理・分析等に携わっている。多様な個性をもつサイボウズのメンバーが働きやすいと思える環境や制度を整えられるよう、日々精進中。

健康改善の意識をもつことができた

従業員数が増加傾向とのことですが、人事労務はどのような体制でやられていますか?

佐藤さん:

弊社の人事労務部には15名が所属しており、健康管理については「すこやかチーム」という名前で、4名体制で行っています。健康情報の管理など労務面は野間が中心に行い、私は総務部も兼務しながら健康に関する施策を考えたりとか、例えば予防接種をオフィスで行う際などの企画・運営を行ったりしています。

薄葉:

Carely導入前まではどのような健康管理をされていましたか。

野間さん:

紙管理などで業務が煩雑だったこともあり、法定の範囲内を淡々とこなすだけでした。健康管理業務においてさらになにができるだろう、という考えにすら至っていませんでした。

セルフケアのサポートや産業医の有効活用を

なるほど。そんな中、Carely導入を検討した理由を教えてください。

佐藤さん:

理由としては大きく3つあります。
1つ目としてサイボウズが大事にしているカルチャーのひとつに「自立」というキーワードがあり、人事として「社員の自立をサポートしたい」という方針がありました。
職場のメンタルヘルスケアに「セルフケア」という言葉がありますが、セルフケアのサポートが社員の「自立」に繋がると考えており、すこやかチームとしてどんなサポートができるだろう、という課題がありました。

2つ目は、健康診断手配の煩雑さです。こんなに大変なものかと毎年思っていましたが、従業員数が750名を超え今後も人員増が想定されるなかでとうとう限界がきたなと感じました。

そして3つ目に、産業医の活用をもっと有意義なものにしたい、という思いがありました。

野間さん:

1つ目のセルフケアにも繋がりますが、これらに加えてストレスチェックをいろんなシステムで試していました。Carelyはストレスチェックも一元管理できる点や、回答後の事後措置をCarelyの専門スタッフが行ってくれたり、社員から専門家に直接健康相談ができる点で、セルフケアもサポートできるし、産業医の先生の手が空いた分、有効活用ができるのもいいなと思いました。

薄葉:

ちなみにストレスチェックをいろいろ試したのは理由があるんですか?

佐藤さん:

最初は深く考えずに比較的低コストのシステムを使っていました。しかし淡々とこなすだけになってしまって、せっかく社員のみんなに時間をとって回答してもらっているのにその結果を生かし切れていませんでした。次に試したのは法定57項目+約50項目のエンゲージメントも同時に図れるものを利用したのですが、社員から「気軽に受けられない」、「時間がかかってしまう」という声があり受診率が下がってしまったことが課題でした。

薄葉:

利便性という観点もありますもんね。

導入理由の2つ目にあげていた「健康診断の煩雑さ」ですが、これまではどのような管理体制だったんでしょうか。

野間さん:

予約から全て行っていたので、その時期は健康診断業務しかできない状況でした。
また紙管理だったので、紙で返ってきた結果を、まず産業医にお渡しして、付箋やラベルでメモをしてもらい、付箋の色やラベルを見てフォローする人を自社システムに入力し、そして再検査の促進を一人一人に行って、その状況を産業医に口頭でシェアする、という管理体制でした。

薄葉:

なかなか大変ですね!

野間さん:

社内はペーパーレスが促進されていますが、健康管理業務は外部との紙のやり取りが多く、その従業員がどんな状態で、今私たちはどんなフォローをしていて、産業医からどんなアドバイスをもらったんだっけ、という情報がいろんな場所に散らばっていました。ぎりぎり人力でなんとかなっていましたが、事業成長に伴い800名が目前となっている今、来年以降対応しきれるのか、という課題が強くありました。

専門家への相談窓口により、人事も社員も盤石な健康管理体制に

データでの一元管理の面以外でも変化したことはありますか?

佐藤さん:

すこやかチームの意識が変わったことが大きいです。健康情報がCarelyにまとまっているので産業医やCarelyのメディカルスタッフさんと連携しやすくなり、今まで明文化できていなかった事後措置や休職復職フローの整備も進みました。健康管理の底上げになっていると感じています。

野間さん:

社員にとっても安心感につながっていると思います。例えば「体調に関して不安がある」という社員がいた場合に、これまでは相談先は人事という選択肢しかありませんでしたが、Carely上で社員からプロの専門家に直接相談ができるようになったことは、私たち人事にとっても心強いですし、社員にとっても安心感につながっていると思います。

佐藤さん:

最近では、社員間で「Carelyいいよ!」という会話も生まれているようです。社内掲示板で「最近寝つきが悪い」とつぶやいてる社員に対して、他の社員が「Carely使ってみたらどうですか」と反応しているのを見て、少しずつ自走してきているな、と感じられて嬉しくなりました。

野間さん:

また私たちすこやかチームのメンバーも、人事対応で疑問が出てきたときにCarelyの保健師さんに気軽に相談できるので、自分たちでは回し切れなかった業務を自走できるようになってきたことが大変ありがたいです。

薄葉:

それは嬉しいです!
サイボウズさんには、Carelyの新機能もいつもすぐに使っていただいていますね。

野間さん:

機能アップデートのスピード感がすごいので、毎月何かしらの更新がされるのを楽しみにしています。Carelyの「連絡帳機能」も産業医の先生とクラウド上で健康情報とセットで情報共有ができるのでとっても助かっています。

全社的なヘルスケア意識の高まり

また、今後注力される「セルフケアの促進」について教えていただけますか。

佐藤さん:

社員自身が自分の健康データを見てオンライン健康相談をしにいく、というように、行動に繋げることが第一歩かと思っています。これから社員自身の健康データが蓄積されて経年比較できるようになっていくので、セルフケアのきっかけにしていきたいです。

薄葉:

新型コロナウイルス感染症の流行を受けて全社的にテレワーク勤務を推奨されていますが、健康管理面で新たにアプローチしたことはありますか?

佐藤さん:

社員に対してアンケートを行ったり、産業医の先生から情報をいただいて、在宅勤務の環境整備や気を付けるべきことなどの発信を積極的に行いました。その発信に対する社員からの「いいね!」の反応が多くつくなど、健康管理への興味関心の高まりを感じています。

薄葉:

今後Carelyをどのように使っていきたいですか?

野間さん:

iCAREさんが月1でストレスチェックを実施しているというのを聞いて、それこそテレワーク時だからこそストレス状態の経過観測ができるのはいいなと思いました。しかし定着させるにはという課題もあるので、今後検討していきたいです。またサーベイツールとしても使える可能性もぜひご提案いただきたいです。(笑)

薄葉:

ぜひ提案させていただきます。Carelyを導入して数値的な改善はありましたか?

野間さん:

産業医がフォローする指示人数は減ったと思います。オンライン健康相談の方で保健指導をしていただいているので、その分産業医がアプローチすべき従業員に手厚いフォローができる体制になりました。

佐藤さん:

そうですね。健康リスクが高い従業員に対しての、すこやかチームからのアプローチも格段にスムーズになりました。紙管理ではできなかった、チーム内のフォロー体制の構築や、情報共有を画面上で瞬時に行えるのはCarelyがあってこそです。

働き方改革をリードされているサイボウズさんですが、今後どういった健康管理をしていきたいか教えていただけますか。

佐藤さん:

今回の新型コロナウイルス感染症の流行を受けて、働き方の多様性はどんどん広まっていくと感じています。多様化が進んだとしても心身が健康な状態であることは、働く上で必ずベースになるものです。また「健康」も多様です。だからこそ会社が全社員に手厚くフォローするというよりも、個人が注力したいヘルスケアを自走していける環境をバックアップできたらいいなと思っています。
「社員が在宅勤務を増やす」働き方を選択する時に、社員が健康管理として何をすべきなのかを知識として提供しサポートできる環境を整えていきたいです。

薄葉:

御社の事業拡大に合わせて健康管理をバックアップできたらと思います。

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