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たった一人の総務担当。膨大な健康診断業務。わらにもすがる思いでたどり着いたのがCarelyでした。

東京を拠点に全国でソフトバンク・Yモバイルの携帯販売代理店を運営するアスカ株式会社。当初は例年の健康診断のやり方もわからない中、Carelyの活用で健診予約率100%を達成。総務の実務担当者がたった一人の状況でどのように達成したのか、また今後のグループ規模拡大、ホワイト500取得に向けた健康管理体制づくりの取組みについて伺いました。

従業員数
390名
業種業態
サービス
導入理由
  • 健康診断を効率化したい
  • 健康経営を推進したい
アスカ株式会社
アスカ株式会社 総務課 椎名みどり
2018年に唯一の総務担当として入社。
運営店舗増・企業規模拡大に伴う管理体制構築やデジタル化、システム導入に携わりフロー構築のサポートを行う。
現在は労務業務のほかに店舗管理業務のサポートや情報管理、社内サイト・システム運用等の幅広い業務に従事。

たった1人の総務課として、はじめての健康診断業務は途方に暮れていました。

健康診断の業務を一任されたきっかけを教えて下さい。

椎名さん:

現在は人事部と総務課がわかれているのですが、以前までは人事・総務部としてひとつの部署でした。その名残で現在でも総務課である私が、いわゆる労務管理にあたる業務の一部を担当しています。

毎月の入退社の管理、保険証の発行、年末調整など。それに加えて、健康診断の予約手配も任されるようになりました。

林:

総務課の実務担当はお一人ですよね(2020年7月時点)。昨年の12月はお忙しかったのか、全然連絡がとれませんでした。

椎名さん:

まさに年末調整のまっただなかでした。加えて、健康診断の実施もまだ完了していなかったので、どうにか今年の健康診断は年内に完了できるようにしたいと考えています。ご協力よろしくお願いします。

Carely導入当初は、例年の健康診断のやり方が分からない状態からスタートでした。

林:

Carelyでの健康診断の代行は、基本的に例年のやり方をベースに効率的な予約や効果的な事後措置をご提案しています。ただ、御社ではゼロから健康診断のルール作りをお手伝いいたしました。

椎名さん:

実は事情がありまして。弊社はソフトバンクの代理店をしていますので、各地方に展開しているショップと東京本社、大阪オフィス、広島オフィスがあります。

このうち東京本社については健康診断業務を委託していたのですが、当時の情報がまったく残っていなかったんですね。健康診断について何をしなければならないのか、資料を探してまとめていたのですが「これを全部やるのか・・・、一体何ヶ月かかる仕事なんだろう」と途方に暮れていました。

林:

結果としてCarelyを利用した健康診断で受診率100%を達成できました。これは店舗を運営されている企業では素晴らしい結果だと思います。

椎名さん:

ありがとうございます。以前までショップと、大阪オフィス、広島オフィスの健康診断予約を1人が担当していたときは、病院1件1件にFAXを送って、予定が合わない社員から電話があったらまたFAXを送ってと、日程調整の連絡だけで振り回されていたようです。

それがCarelyを導入して窓口を一本化したことで、私が知らないところで日程調整が進んで、気付いたら受診が終わっていて受診率100%が達成できていました。

林:

それでも導入当初は新しい病院を開拓するために、私と椎名さんで毎日のようにやりとりしていましたよね。

椎名さん:

あのときは助かりました。ちょうど新規の店舗オープンがあり、新しい病院を探さないといけなかったんですね。その点もしっかりサポートしていただいて安心しました。

他にも、地方では距離の離れた複数店舗をかけもちしている社員もいるので、一概に職場の近くの病院を探せばいいというわけでもなく、隣の市まで含めて病院の手配をしてくだり感謝しています。

グループ目標である、規模拡大とES向上につながるのでCarelyを選びました。

ズバリ、健康診断の委託でCarelyを選んだ理由を教えて下さい。

椎名さん:

私一人では健康診断の業務を回すことができないので、いくつかの委託サービスを探しました。他にも3社ほど検討したのですが、Carley以外は健康診断に特化しているサービスでしたね。

一方でCarelyは月額費用がかかりつづけるので費用としては高かったのですが、ストレスチェックや相談窓口がついている点から私が上長にお願いしました。

林:

健康診断以外の点も評価していただいた理由は何でしょうか?

椎名さん:

グループ目標として、規模拡大を掲げています。そのためには採用力の強化・ES(従業員満足度)の向上が鍵になると考えています。

現状、会社として50人を超える事業所がないのでストレスチェックの実施や産業医を選任する義務は発生していません。しかし、これから規模を拡大していくうえでは、従業員の健康管理を法令以上に徹底することを考えています。

規模拡大とES向上を考慮するとマッチしたのがCarelyでした。

林:

そこまで評価いただいて嬉しいです。Carelyはどのように探されたのですか?

椎名さん:

当時の上司から紹介いただきました。すでにCarelyを導入している企業で健康診断の委託をしていると。(ご紹介いただいた企業様の事例:モバイルファクトリー様

それと同時期に、私自身もインターネットで検索して資料請求しました。同時に二人の営業さんからご連絡いただいてビックリしましたね。

1年目は受診率100%を達成、2年目は受診期間の短縮を達成したいですね。

林:

少し話は戻るのですが、昨年度はじめてCarelyで健康診断を実施して受診率100%が達成できました。今年度はさらに椎名さんの業務負担が軽くなるように調整を進めています。

椎名さん:

ありがとうございます、林さんにはきめ細かくサポートいただいて助かっています。今年度こそは受診期間の短縮を達成したいですね。

本来は2ヶ月で設定しているのですが、どうしても日程調整ができずに4ヶ月ほどかかってしまいます。

今年からは社員用のイントラサイトで健康診断の周知をはじめました。個別のリマインドはメールで送っていますが、どうしてもメールは埋もれてしまうという声もあって課題です。

林:

実はひとつ日程調整の改善案があります。御社ではシフトの提出が15日ですよね、そこで15日より前にCarelyから「来月は健康診断の受診があるからシフトには気を付けてね」という案内を送るのはどうでしょうか。特に健康診断の時期がiPhoneの発売時期とも重なっている方はより注意したほうがいいと思います。

今年は新型コロナウイルス感染症が理由が、健診期間の予約がとりづらくなっています。再調整すると確実に年明けになってしまうので必ず受診してもらわなければいけません。

椎名さん:

それは良いアイディアですね。ぜひお願いします。

社内体制を充実するため、人事部と協力してCarelyを利用していきたい。

椎名さん:

今年度は健康診断に加えて、ストレスチェックもCarelyで実施したい、と人事部から要望があがっています。

先程もお話しましたが、弊社には50人を超える事業所がないので義務は発生していないのですが、これまで自社独自のサーベイを実施していました。ただそれも集計をとって分析するようなことはなかったので、Carelyのストレスチェックと集団分析を活用できるといいな、と考えています。

林:

絶対にご活用された方がいいですね。Carelyでは月額費用内でストレスチェックを複数回実施できるので、繁忙期と閑散期での違いを見るとES向上にも役立てると思います。

椎名さん:

実はつい先ほど上司から「健康経営でホワイト500の取得を目指したい」という話がありました。このあたりも、規模拡大とES向上のために必要だと思うのですが何かサポートいただける点はありますか。

林:

Carelyを導入してホワイト500を取得している企業もありますので、実務的なサポートはできます。

たとえば、現在は50人未満の事業所でのストレスチェックの実施や、健康診断の再検査の実施などは今すぐにでも取り組んでいただける施策です。

他にも東京本社で産業医を選任いただいて、地方のオフィスや店舗はオンライン面談で対応する方法がどうでしょうか。地域の産業保健センターが使えるといっても、仕事内容や会社の文化を知っている産業医でなければ適切なアドバイスはできません。

椎名さん:

そうですね、まだまだCarelyで使いたい機能・サービスはあるのですが、ストレスチェックや残業時間の管理は人事部の仕事になっています。

社員の健康管理のためには人事と総務の協力が必要不可欠です。そのためにCarelyの共有会も実施しようと考えているので、その時もご協力ください。

林:

かしこまりました。引き続き、健康診断だけでなく、規模拡大・ES向上に貢献できるような健康管理施策をご提案・サポートいたします。本日はお時間いただきありがとうございました。

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