広い工場敷地内、もう保健師が紙カルテを持ち歩かなくてもいい!
それがクラウド型健康管理システムのメリットです。

世界有数の鉄鋼メーカーであるJFEスチール株式会社の機能分担会社として、生産設備のエンジニアリングおよびメンテナンスを中心に扱う機械と電気の総合エンジニアリング企業であるJFEプラントエンジ株式会社。

西日本の拠点である福山と倉敷そして本社とそれぞれ段階的に配置され産業保健師は、主に健康管理業務に従事されており、これまでの紙やエクセルでは煩雑だった健康情報の取扱が、クラウド型健康管理システムの導入でどのように業務が変わったのかについて伺いました。

従業員数
4174名
業種業態
製造・メーカー
導入理由
  • 業務効率化
  • 紙やエクセルでのデータ管理から脱したい
  • 健康経営を推進したい
  • 休職・離職を予防したい
JFEプラントエンジ株式会社
人事部 古賀 隆太
2016年4月入社。健康管理の推進者として、健康管理システムの導入から社員情報整備に携わる他にストレスチェック制度の実務担当者。
安全衛生部 兼 人事部 保健師 角井 由子

2020年3月入社。本社を中心に、千葉や京浜事業所の健康管理を担当。藤原保健師(福山事業所)や保田保健師(倉敷事業所)と共に、健康管理体制の構築、各健康管理施策を推進。

前職では、22年間、内製化にて健康管理システム開発を担当。健康管理システムを産業保健活動に活用するだけでなく、従業員へ見える化を実施。

社員から電話による相談を受けたとき、健康情報の確認に手間取っていた!

年間の産業保健業務を教えて下さい。

古賀さん:

会社としては安全衛生活動方針に沿って活動していきますが、産業保健業務については各拠点で実務的に異なります。今日は保健師である本社の角井に加えて、西日本の拠点である福山の藤原と倉敷の保田をオンラインで結んでいますので、それぞれに話を聞いていただければと思います。

藤原さん:

まず、私は福山事業所とグループ会社2社も含めて担当しています。

業務としては、やはり年間を通じて健康診断がメインとなります。対象者の選定に始まり、健診機関との調整、有所見者への事後指導や基準値を超えた方への精密検査の実施まで完全パーフェクトを目指しています。

メンタルヘルス不調者への対応については、即時フォローが必要と思われるときには保健師である私と初めに面談を行い、必要に応じて、産業医や専門機関への連携や復職支援等の継続フォローも重要な業務となっています。

他には産業医とのパトロール(巡視)が月に1回予定されていますので、色々な工場内で安全保護具を装着された作業者の方々と身近に接する機会もありますので、どのような働き方をされているのか環境等も目視また肌で感じながら勉強の場にもなっています。

保田さん:

私は倉敷事業所を担当しています。

業務としては、福山と同様に健康診断となります。健診機関から健診結果データが送付され次第、事後措置を進めます。高リスク者には面接指導、有所見者についてはフォロー者数も多くなるので紙面を活用した保健指導を行っています。

他にはメンタルヘルス不調による休職者の復職支援、衛生管理者のサポートや産業医との窓口も行っています。

林:

産業医との連携や情報共有はどのようにしていますか?

保田さん:

産業医の来所時には主に長時間労働者の面談も実施していただいていますが、まだまだ紙面でのやり取りとりが散見されています。また、残業時間や面談記録については紙カルテとして私が取り纏めた資料を面談時に持参して、記入するようにしていただいています。

一方で、メンタルヘルス情報や健康診断結果についてはCarelyに情報を集約できるようになりましたので、個人情報となる紙カルテを持ち歩く必要がなくなると思っています。

紙カルテから健康管理システムに移行した理由

これまでの紙やエクセルによる運用から、健康管理システムに移行するきっかけにした理由を教えて下さい。

藤原さん:

紙カルテで健康情報を管理していると、社員から相談を受けるときに困ることが多くあります。

特に電話による相談があった時に相談者は私をよく知っていることから、名乗らないで本題に入ることも多くあり「この人はどこの所属で、以前にどんな相談を受けていたのか?」を瞬時に思い出すことが社員数も多いですし、難しいのです。良く紙カルテで過去の健康情報を探している時間は待たせてしまうことがあり課題でした。

林:

Carely導入前まではすべて紙で管理されていたのですか?

保田さん:

ほとんど紙面ですが、倉敷については健診結果について健診機関からデータ(エクセル)で受領できています。以前は健康診断管理部署を通して健診結果を受領していたものの、すべての検査項目を確認することはできませんでしたが、今は保健師である私が直接データを受領していますので、すべての検査項目を確認することが、可能となりました。

今は、この健診データや過去の面談記録などの紙カルテは順次Carelyにデータ移行あるいは入力を進めています。

古賀さん:

倉敷は元々、健診結果をデータ保有していたのでCarelyへの移行がスムーズにできたと思います。なお、福山を含む4事業場(約2000名分)については、今現在も紙面による管理となっているのですが、現在、健診機関とデータ授受の調整を進めていますので、Carelyに順次データ移行していく予定です。

林:

かしこまりました。Carelyでは紙の健診結果をデータ化するオプションも提供しています。

OCR(手書きや印刷された文字を読み取る技術)を用いているので、様式が異なる健診結果でも対応可能です。2000名分でしたら約1ヶ月でCarelyに取り込みが完了しますので、ぜひご活用ください。

たくさんの機能があるシステムよりも、シンプルで使いこなせるシステムを選びました

導入開始から1ヶ月、スムーズに業務で使えている秘訣は何ですか?

林:

実は今回取材させていただいた理由が、3月の導入から約1ヶ月で自発的にCarelyを使いこなしていただいていることです。大手企業ではどうしても導入が難航するケースが多い中で、スムーズにCarelyを業務で使えている秘訣をぜひ聞かせてください。

保田さん:

ノートパソコンを持ち運び広い工場内を移動しながらでもカンタンに社員の健康情報へアクセスできることが業務と親和性が高くて使いやすい理由です。

ひとりの社員の健康情報が、ひとつの画面ですべて紐付いて見えることが便利です。たとえば保健指導で社員との面談や電話で相談を受けたときにも瞬時に確認して対応できます。だから、社員一人一人の情報をCarelyに登録して関連付けさせておくことで方が使い勝手が良いのでデータ移行を進めていました。

藤原さん:

福山ではまだまだ紙管理の健康情報が残っているのですが、やはり一人の社員の情報は名前さえ確認できれば一回の検索だけですべての情報がひとつの画面で確認できる、このようなところは利用価値が高いと感じています。

将来的に健診機関のシステム化も進んでいくと思われるので、今のうちからCarelyにデータを集約していきたいと考えています。

林:

本社も最近Carelyに健診と過重労働のデータが登録されていただいていると思いますが、実際に使い勝手はどうですか?

角井さん:

健診と過重労働のデータ以外に、健診後や健康相談などの面談結果の入力に活用しています。特に面談の記録が入力しやすい。文字数制限も特にないですし、画面を開いて文字も見やすい点が良いです私たち保健師の業務効率化には非常につながっていると思います。

クラウドシステムを導入することに不安はありませんでしたか?

林:

健康管理システムの多くがオンプレミスである中で、Carelyは機能改善スピードが早いクラウド型のシステムです。導入を決定されるにあたってセキュリティ面などの不安などはありませんでしたか?

古賀さん:

弊社はJFEグループネットワーク環境を使用させていただいているのですが、既にJFEグループ内企業で御社のCarelyを導入されていたこともあり、社内システム部門に確認したところセキュリティ上で問題になることはありませんでした。

実は導入にあたり、御社の他にもう1社検討していた健康管理システムがありました。そちらもJFEグループ内企業での導入実績がありましたので、弊社としてどちらを採用するかは実際に使用される保健師の意見を尊重することにしました。

林:

2つの健康管理システムのうち、最終的にCarelyを選んでいただいた決め手は何であったのでしょうか?

藤原さん:

見やすさ、操作がカンタンなところです。やはり機能を使いこなすための操作が複雜であれば、ひとつひとつの業務で蓄積されて大変になると思っていましたので、とにかく「カンタンで使いこなせるか」という点でCarelyを選びました。

保田さん:

私もシンプルだから選びました。他の健康管理システムも機能的には充実していましたが、それを実際に使いこなせるかどうかに不安がありましたので。

本当に使いたい機能、健診管理や社員情報を見るといった画面がわかりやすく「シンプルで使いこなせる」点でCarelyを選びました。

古賀さん:

やはり導入の判断材料としては費用面もあります。実のところCarelyは初期導入時費用が安価、でもランニング費用では少々高値となっていたこともあり判断に迷いましたが、それでも、これまでお話がありましたとおり、現場で実際に使用される保健師の方々から「使い勝手が良い」という評価に押し切られてCarelyを選択しました。

これからは社員の健康意識を高めるシステムとして活用していきたい。

さらにCarelyを活用していく方向性や要望があれば教えて下さい。

保田さん:

個人情報の配慮についてCarelyが有効活用できるのではないかと考えています。法律も変わってきて健康情報の取扱いが厳しくなっていますよね。
健康情報を取り扱うのは必要最低限の保健師だけに絞った運用とするために、Carelyは有効に働いてくれると期待しています。

角井さん:

Carelyは、保健師だけでなく社員も利用できるシステムと認識しています。健康管理システムには、私達の日々の活動評価(例えば、禁煙対策を推進した結果、喫煙率が何%低下)ができる役割と社員の健康管理の一助となる役割(見える化)2つの目的があると考えています。

私達の日々の活動評価においては検索機能の充実、社員への見える化においては、体重や血圧、脂質や糖代謝などのデータ推移がグラフ化して見える化など、個々の社員の健康管理の一助となるようなシステム化に期待しています。

林:

実務の現場からのフィードバックありがとうございます。

Carelyでは毎月ユーザー会を実施して機能改善に役立てています。産業医や保健師による声でスピーディに改善しつづけるのがクラウド型健康管理システムの強みです、ご招待しますのでぜひご参加ください。

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